Petit livre de caisse: signification, système d’avances temporaires et avantages

Signification de livre de petite caisse:

Petit veut dire petit. Dans les grandes entreprises, tous les paiements sont effectués par chèque et tous les reçus sont mis en banque. Il existe de nombreux petits paiements au titre de dépenses telles que la papeterie, le camionnage, la location de coolies, les rafraîchissements pour les invités, etc. qui ne peuvent pas être payés par chèque.

De plus, le caissier principal sera surchargé s’il effectuera ces paiements, aussi bien petits que fréquents. Pour éviter ce désagrément, ces dépenses courantes sont transférées dans un livre séparé, appelé Petty Cash Book, qui est tenu par un petit caissier. Le petit caissier est une personne qui tient le livre de petite caisse. Le petit livre de caisse est conservé sous forme de colonne.

Dans ce livre, des colonnes séparées sont fournies pour les dépenses habituelles. Un petit caissier effectue une analyse détaillée des petits paiements et enregistre sous des en-têtes appropriés, c'est-à-dire une colonne. Le petit livre de caisse est semblable au livre de caisse.

Les montants reçus par le petit caissier du caissier principal sont débités du livre de petite caisse et tous les petits paiements sont crédités. Le total périodique de chaque colonne est enregistré sur le compte nominal respectif dans le grand livre.

Le livre peut être considéré comme le livre d’entrée ou le carnet de notes original. S'il est traité comme une partie d'une double entrée, aucun compte de petite caisse distinct n'est nécessaire. Lorsque le petit caissier a besoin de liquidités supplémentaires, il constitue le petit livre de caisse et le présente au caissier en chef, qui vérifie les comptes et donne le montant supplémentaire.

Système d'encaissement de petite caisse:

En vertu de ce système, une somme d’argent estimée aux besoins éventuels de l’entreprise pour faire face aux petites dépenses de la semaine ou de la quinzaine est remise au petit caissier. À la fin de la période fixée ou plus tôt, lorsque le petit caissier a besoin de liquidités supplémentaires, il soumet le livre de petite caisse, accompagné des pièces justificatives.

Le caissier en chef examine le livre de caisse avec les bons. Ensuite, le caissier en chef donne de l'argent / chèque pour le montant exact, qu'il a réellement dépensé pendant la période. Ainsi, il commence pour la période suivante avec la même somme que précédemment. C'est-à-dire que le petit caissier aura à nouveau la somme fixe au début de la prochaine période.

Ce système est connu sous le nom de système d'imprestation du petit livre de caisse. Par exemple, une entreprise estime qu’une somme de 500 roupies est nécessaire pour couvrir les petites dépenses de l’entreprise pendant une semaine. Ce montant est donné au petit caissier. Le week-end ou plus tôt, le petit caissier a dépensé 480 roupies et a besoin de plus d’argent.

Par conséquent, Petty Cashier complète les registres et remet le livre de petite caisse, ainsi que les pièces justificatives, au caissier en chef, qui examine les entrées. Ensuite, le caissier en chef remet un chèque d'un montant exact, soit 480 roupies. Cette somme, soit 480 roupies plus le solde non dépensé, soit 20 roupies, lui restituera la somme initiale avec laquelle il a commencé au début du dernier période, c’est-à-dire 500 roupies.

Avantages du système d'imprestation du petit livre de caisse:

1. Cela libère le livre de caisse et le caissier en chef de la tâche consistant à enregistrer des paiements minuscules et fréquents.

2. La commission de fraude est réduite à mesure que le caissier en chef vérifie le livre de caisse avec les pièces justificatives et que le caissier est plus responsable.

3. Cette méthode est très scientifique et économise beaucoup de travail. Les dépenses totales sous chaque colonne peuvent facilement être déterminées et seuls les totaux périodiques de chaque colonne doivent être imputés au grand livre.

Illustration:

M. Mohan tient un cahier de petites colonnes sur le système d’avances. Le montant de la régie d’avance est de 700 Rs. L’information suivante montre comment son petit livre de caisse apparaîtrait pour la semaine terminée le 18 décembre.