Top 9 des fonctionnalités d'un système de contrôle

Chaque système de contrôle présente certaines caractéristiques essentielles:

Certains d'entre eux sont discutés comme suit:

1. devrait être facilement compréhensible:

Les contrôles doivent être tels qu'ils soient facilement compris par les gestionnaires et par les subordonnés. Si les gestionnaires ne sont pas clairs au sujet des contrôles, ils ne seront pas effectivement exercés. D'autre part, les subordonnés doivent connaître le type de contrôles auquel ils seront soumis. Ce ne sont pas seulement les cadres supérieurs qui doivent comprendre les contrôles, mais les cadres subalternes sont censés exercer des contrôles car ils entrent directement en contact avec les travailleurs.

Le gestionnaire peut concevoir certaines formules mathématiques de diagrammes statistiques pour détecter les écarts de performance. Ces dispositifs compliqués peuvent ne pas être correctement suivis par les jeunes cadres. Si les contrôles sont difficiles, les cadres débutants développent leurs propres contrôles, qui peuvent ne pas correspondre à ceux souhaités par la direction. Ainsi, la première exigence d'un bon système de contrôle est sa facilité de compréhension.

2. Refléter les besoins organisationnels:

Les outils de contrôle doivent être ceux qui conviennent aux besoins de l’organisation. Il existe un certain nombre de techniques de contrôle telles que les budgets. Cartes statistiques. PERT, CPM, etc., mais ils ne peuvent pas être utilisés dans tous les types d’entreprise. Le meilleur contrôle est celui qui est correctement utilisé dans une organisation et qui est capable de donner des résultats. Les contrôles doivent donc refléter les besoins de l’organisation.

3. Signaler rapidement les écarts:

Les contrôles doivent être tels que les écarts de performances soient signalés rapidement. Un responsable ne peut contrôler le passé, mais les écarts sont déterminés uniquement lorsque les chiffres réels lui sont communiqués. L’effort devrait consister à déterminer le plus tôt possible les écarts, faute de quoi les mesures correctives seraient retardées.

Cela n'est possible que lorsque le responsable n'attend pas la communication des résultats réels pour connaître le niveau de performance. Il faut savoir au plus tôt si la performance est satisfaisante ou non. Si ce n'est pas à la hauteur, des mesures immédiates sont nécessaires pour éviter toute perte supplémentaire. Les unités utilisant des dispositifs de traitement de données électroniques sont comparativement mieux placées pour exercer des systèmes de contrôle car les données sont rapportées rapidement ou presque immédiatement. Un rapport rapide est essentiel pour un bon système de contrôle.

4. Doit être approprié et adéquat:

Le contrôle doit être tel qu’il doit aider l’entreprise à atteindre ses objectifs. Les contrôles seront différents pour différents départements et sections. Les contrôles du service marketing seront différents de ceux utilisés par le service de fabrication. Même à différents niveaux de gestion, les contrôles varieront. Le directeur général disposera de différents contrôles pour évaluer le travail de ses subordonnés. Les contrôles utilisés par les grandes entreprises seront plus élaborés que ceux des petites entreprises.

Les contrôles doivent être tels qu’ils reflètent correctement les activités de l’entreprise. Il existe de nombreuses techniques de contrôle telles que les heures standard, les coûts standard, les budgets et les ratios financiers. Le responsable a le devoir de choisir les techniques adéquates pour son entreprise. Seules les techniques utilisables dans l'entreprise doivent être utilisées.

5. Perspectives:

Les contrôles doivent être prospectifs. Ce concept est tel que les résultats précèdent l'exercice du contrôle. Rien ne peut être fait pour ce qui est déjà arrivé. Le responsable doit essayer de prendre des mesures correctives au plus tôt. Le système de contrôle devrait aider au processus de planification. Les données nécessaires aux plans doivent être fournies par le système de contrôle.

6. Doit être flexible:

Un bon système de contrôle devrait pouvoir évoluer en fonction des besoins du futur. L'avenir est toujours incertain et rien ne peut être dit avec certitude. Les contrôles conçus pour le moment risquent de ne plus être adéquats à l’avenir. La rigidité des commandes va faire des ravages avec le système. Si les dépenses du service des ventes sont fixées avec un chiffre de vente spécifique et que, le moment venu, les ventes ont doublé, les dépenses budgétisées devront être augmentées.

De même, si les dépenses du service des ventes ne sont pas augmentées sous le coup de la rigidité, cela fonctionnera négativement. La flexibilité des contrôles aidera à apporter des modifications chaque fois qu'une situation l'exige. Il devrait y avoir une flexibilité incorporée dans le système de contrôle.

7. économique:

Les contrôles sont essentiels pour chaque type d’entreprise, quelle que soit sa taille. Malgré la nécessité de contrôles, le facteur coût ne peut être négligé. Les dépenses en contrôles doivent correspondre à l'utilité qui en découle. Une petite entreprise ne peut pas se permettre d'avoir recours à des techniques de contrôle coûteuses, alors qu'une grande entreprise peut être en mesure de dépenser plus pour ces techniques.

Les commandes doivent être économiques sinon elles ne peuvent pas être utilisées. Le caractère économique d'un système de contrôle sera jugé sur sa contribution relative à l'entreprise. Si les avantages dérivés ou les conséquences négatives évités en l’absence de contrôle sont supérieurs aux dépenses engagées, ils seront économiques.

8. Doit signaler les écarts rapidement:

Un système de contrôle doit être tel que les écarts doivent être signalés au plus tôt. Les écarts ne peuvent être connus que lorsque les performances réelles sont rapportées. Le responsable ne peut pas contrôler le passé mais devrait essayer d'améliorer le travail à l'avenir. Cela ne peut être possible que lorsque les écarts sont signalés au plus tôt.

Le service de la comptabilité conserve les enregistrements réels et il peut falloir du temps pour signaler les écarts. Le gestionnaire ne doit pas attendre les données exactes, il peut agir sur la base de chiffres approximatifs s’il existe une possibilité d’écarts. Il n’y aura aucune utilisation de la notification tardive des écarts. Le système de contrôle doit être conçu de telle sorte que les écarts de performances soient signalés rapidement.

9. Motivant:

Les contrôles doivent motiver à la fois le contrôleur et le contrôlé. Le contrôle doit être utilisé dans un sens positif. Ils ne doivent pas être considérés comme un moyen de punir les employés. Ils devraient plutôt aider à améliorer leurs performances. La performance étant régulièrement contrôlée, les employés se sentiront motivés pour augmenter leurs performances.