4 principaux types de rapports préparés pour la gestion (avec diagramme)

Les points suivants mettent en évidence les quatre principaux types de rapports préparés pour la gestion, à savoir: (1) Classification sur la base de l'objet et du but (2) Classification sur la base de la nature (3) Classification sur la base de la période (4) Classification de Rapports sur la base des fonctions.

Rapports pour le type de gestion n ° 1. Classification en fonction de l'objet et du but:

a) Rapports externes:

Les rapports préparés pour les utilisateurs externes ou pour les personnes extérieures à l'entreprise sont appelés rapports externes. Les utilisateurs externes peuvent inclure des actionnaires, des investisseurs, des créanciers, des fournisseurs et des banquiers. Bien que la société ne soit pas responsable devant des tiers, certains rapports sont néanmoins destinés à des tiers.

La société publie le compte de résultat et le bilan à la fin de chaque exercice et ces états sont déposés auprès du Registraire des sociétés et des bourses. Les états de comptes définitifs sont censés être conformes à certains détails de base de la loi indienne sur les sociétés de 1956 en Inde qui a rendu obligatoire la divulgation de certaines informations minimales dans les comptes définitifs. Voici un exemple de bilan et de compte de résultat présenté aux utilisateurs externes dans le rapport annuel de MRO-TEK LIMITED 2007-2008.

b) Rapports internes:

Les rapports internes font référence aux rapports destinés à différents niveaux de gestion. Les rapports internes ne sont pas des documents publics et ils ne sont censés se conformer à aucune norme. Ces rapports sont préparés en tenant compte des besoins d'élimination pour les numériser.

Ces rapports peuvent être destinés aux niveaux supérieur, intermédiaire et inférieur. Le rapport destiné aux différents niveaux de gestion peut être considéré comme un rapport interne. La fréquence de ces rapports varie en fonction du but recherché.

Certains des rapports internes couramment utilisés sont! Rapport périodique sur le compte de résultat et la situation financière, état des flux de trésorerie, variation du fonds de roulement, rapport sur le coût de production, les tendances de la production et l'utilisation de la capacité. Rapports de chiffre d'affaires, rapports d'utilisation du matériel, rapports périodiques de ventes, périodes de recouvrement de crédits frais de vente et de distribution, rapport sur la position des stocks, etc.

Par exemple, voici le rapport sur les tendances de la production:

Rapports pour le type de gestion n ° 2. Classification sur la base de la nature:

Selon la nature, les rapports peuvent être classés en trois catégories:

a) Rapports d'entreprise:

Ces rapports sont préparés pour le problème dans son ensemble. Ces rapports servent de canal de communication avec les étrangers. Les rapports d'entreprise peuvent concerner toutes les activités de l'entreprise ou peuvent être liés à différentes activités. Les rapports d'entreprise peuvent inclure un bilan, un compte de résultat, des déclarations d'impôt sur le revenu, un rapport sur l'emploi, un rapport du président.

Ces rapports contiennent des informations standardisées et sont utiles aux étrangers. L’interprétation des états financiers peut également être entreprise à partir de ces rapports. Les rapports sont importants du point de vue de l'analyse financière. Voici par exemple le rapport du président présenté par ShashiRuia, président de Essar Steel Ltd., reproduit pour information:

Déclaration du président:

Cher actionnaire,

Les experts en économie et les études menées dans le monde entier reconnaissent que l'Inde et la Chine domineront l'économie mondiale au XXIe siècle. L'Inde est aujourd'hui la quatrième économie en termes de parité de pouvoir d'achat et devrait dépasser le Japon et devenir la troisième puissance économique après les États-Unis d'Amérique et la Chine, avant la fin de la décennie. Alors que l’Inde se prépare à devenir une superpuissance économique, elle doit encore accélérer le rythme des réformes et de la libéralisation en permettant le développement d’infrastructures de classe mondiale, de capacités de fabrication compétitives en termes d’échelle et de technologie et de développement durable.

Une croissance du PIB de plus de 6, 5% d’investissements significatifs dans les infrastructures, une bonne production agricole et une poussée de la demande des consommateurs dans tous les secteurs augure de l’industrie. Si nous parvenons à atteindre une croissance du PIB de 8% par an, l’Inde sera la démocratie au libre marché à la croissance la plus rapide au monde.

Acier l'épine dorsale de l'industrie:

L'industrie de l'acier est essentielle à la compétitivité économique et à la sécurité d'un pays. L'acier fait partie intégrante de la construction de ponts, de voies ferrées, de maisons, d'automobiles, d'appareils électroménagers et bien plus encore. Les aciers d'aujourd'hui sont radicalement différents de ceux disponibles il y a dix ans. Ils sont plus légers, plus puissants et plus polyvalents.

Le secteur a connu une transformation majeure au cours des dernières années. Des entreprises ont investi dans de nouvelles technologies de processus et de produits, des améliorations de la capacité et des initiatives de service à la clientèle. Les entreprises sidérurgiques indiennes sont à la pointe de la technologie et consacrent des sommes considérables à la recherche et au développement.

L’industrie et en particulier votre entreprise sont en mesure de rivaliser sur les technologies, la qualité et les prix au niveau international et ont démontré que l’Inde de demain appartient aux entrepreneurs et aux consommateurs indiens. Le gouvernement doit encourager et soutenir l'industrie avec une politique de minerai de fer plus réaliste qui crée des conditions de concurrence équitables.

Essar Steel - une année mouvementée:

Les excellents résultats d'Essar Steel démontrent le succès de l'entreprise dans l'amélioration structurelle de ses performances opérationnelles grâce aux actions stratégiques et à l'exécution en temps voulu des projets. Nous avons constaté des signes de surproduction sur les marchés internationaux, mais nous ne voyons pas cela comme un problème à long terme. Votre entreprise est également beaucoup mieux préparée à gérer cycliquement les marchés en raison de sa couverture géographique et de son portefeuille de produits.

Essar Steel est désormais un producteur entièrement intégré avec un contrôle de bout en bout de toutes les opérations liées à la fabrication de l'acier. L'acquisition de Hy-Grade Pellets Ltd. et Steel Corporation of Gujarat Ltd. fait de votre société un producteur d'acier totalement intégré. La société a pris un certain nombre d'initiatives dans ses installations de fabrication pour remplir sa mission d'être l'un des producteurs d'acier les plus rentables au monde.

Depuis Bailadilla, où se trouve l’usine d’enrichissement en minerai de fer, près des mines de fer, jusqu’au stade final où les produits finis sont expédiés vers des destinations nationales et internationales, votre société a veillé à ce que chaque étape de la fabrication soit parfaitement intégrée. Cela nous permettra d'offrir des produits personnalisés de haute qualité destinés à une large gamme d'industries telles que les composants automobiles et automobiles, les produits blancs, la construction et les biens de consommation durables.

Nous nous concentrons sur l'ajout de valeur à chaque étape de la fabrication et orientons également nos efforts vers des marchés générant des revenus élevés. Nous faisons cela en ciblant le marketing sur des segments de clientèle spécialisés et l’assistance technique et après-vente. Nous prévoyons que ces produits à valeur ajoutée représenteront plus de 35% des revenus de l'entreprise au cours de la prochaine année.

Regarder vers l'avant:

Nous produisons actuellement une capacité de 3 millions de tonnes et nous prévoyons d’augmenter celle-ci à 4, 6 millions de tonnes d’ici à juin 2006, faisant de nous le plus grand producteur d’acier plat du secteur privé en Inde. Cela impliquera un investissement supplémentaire de 2000 crores de roupies, ce qui est bien inférieur à la moyenne du secteur et réduira considérablement nos coûts de production. Nous prévoyons également d'augmenter la capacité de fabrication de pellets à Visakhapatnam de 4 à 8 millions de tonnes au cours de cet exercice.

Les acquisitions, les extensions de capacité, la mise à niveau de la technologie et d’autres mesures d’amélioration de la productivité donneront à votre entreprise un avantage concurrentiel significatif sur les marchés nationaux et internationaux. Notre volonté de maintenir la maîtrise des coûts grâce à des processus de fabrication intégrés, à la recherche, à de nouvelles innovations et à une productivité élevée constituera une protection contre le cycle.

Gestion du redressement financier:

Votre entreprise a été en mesure de créer une plate-forme de consolidation et de maintenir ses performances à niveau. En octobre 2002, au moment de l’annonce du paquet CDR, la société avait une dette à terme de? 5371 crore, qui a été réduit à Rs 4262 crore au 31 mars 2005, soit une réduction de plus de 1100 crore. Le redressement financier important qu'a connu la société en si peu de temps est en effet remarquable. Tous les autres paramètres de la performance financière montrant une amélioration considérable, votre entreprise est dans une position beaucoup plus forte pour planifier une croissance plus agressive.

Notre force motrice:

Essar Steel est aujourd'hui à un point important de son histoire. Le passé nous a appris que nous avions utilisé pour construire une plate-forme de sécurité à partir du futur. Je dois reconnaître les efforts considérables déployés par les employés à tous les niveaux, qui doivent admirablement relever les défis que le changement apporte inévitablement. Les organisations doivent continuellement changer pour survivre et prospérer. La famille Essar a démontré la capacité et la résilience nécessaires pour gérer ce changement. Nous nous tournons vers l'avenir avec la confiance qui découle de nos actions et des réalisations de notre peuple, alors que nous nous préparons à affronter le «nouveau monde».

Je profite également de cette occasion pour remercier nos clients, fournisseurs, associés et banquiers qui nous ont aidés à aller si loin et attendent avec impatience leur soutien continu dans notre processus de mondialisation.

Je vous remercie.

ShashiRuia Président

b) Rapports de contrôle:

Les rapports de contrôle traitent de deux aspects. Un aspect concerne la performance personnelle et l'autre, la performance économique. Les premiers types de rapports sont préparés et consignés pour juger de la performance des gestionnaires et des responsables de divers centres de responsabilité, en indiquant quelle performance aurait dû être dans les circonstances.

Les raisons des écarts de performance sont également identifiées. Le deuxième type de rapports montre à quel point le centre de responsabilité s'est bien comporté en tant qu'activité économique. Cette analyse est faite périodiquement. Ce type d'analyse nécessite l'utilisation d'une comptabilité analytique intégrale plutôt que d'une comptabilité par responsabilité.

Les rapports de contrôle doivent prendre en compte les éléments suivants:

(i) Les rapports de contrôle doivent être liés à la responsabilité personnelle.

(ii) Ils devraient comparer les performances réelles aux normes.

(iii) Ils devraient mettre en évidence des informations importantes.

(iv) Ces rapports devraient être envoyés en temps voulu pour permettre de prendre des mesures correctives.

(v) Si possible, divers ratios comptables tels que la capacité, l'efficacité, l'activité et les ratios calendaires peuvent être calculés.

c) Rapports d'enquête:

Ces rapports sont liés aux rapports de contrôle. En cas de problème grave, les causes de cette situation sont étudiées et analysées. Les rapports d'enquête sont basés sur les résultats d'études de solutions spéciales. Ces rapports sont intermittents et ne sont préparés que lorsque la situation se présente. Ils sont préparés en fonction de la nature de chaque situation. Ils sont utiles à la direction pour analyser les causes d’un problème.

Exemple de rapport d'enquête:

Les informations suivantes sont disponibles à partir du rapport de coûts mensuel de M / s Hard Engineering Co.:

Rapports pour le type de gestion n ° 3. Classification sur la base de la période:

Selon la période, les rempots peuvent être classés dans:

a) Rapports de routine:

Ces rapports sont préparés sur le travail quotidien de la préoccupation. Ils sont envoyés périodiquement à différents niveaux de gestion. Ces personnes peuvent différer en fonction de la nature des informations sur les détails à déclarer en ce qui concerne le calendrier, elles peuvent être envoyées quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement.

Les rapports de routine peuvent concerner des informations sur les ventes, les chiffres de production, les dépenses en capital, les achats de matières premières, les tendances du marché, etc. Il existe une tendance à ignorer les rapports de routine de tous les destinataires en raison de leur nature courante. Les informations importantes dans le rapport doivent être mises en évidence ou présentées de manière différente ou peuvent être écrites dans une encre différente.

Voici deux exemples de rapports de routine:

1. Déclaration de production

2. État des dépenses

b) Rapports spéciaux:

La direction peut faire face à certaines difficultés et les rapports de routine peuvent ne pas fournir suffisamment d'informations pour faire face à de telles situations. Dans de telles circonstances, des rapports spéciaux sont nécessaires. Les rapports spéciaux sont requis uniquement à des fins spéciales.

Ces rapports sont préparés en fonction des besoins. Les informations comptables disponibles peuvent ne pas être suffisantes, il est donc possible que des données doivent être spécialement collectées. Il faudra peut-être engager du personnel supplémentaire pour compiler ces rapports. Cela peut également impliquer la coordination de différents départements et de différents niveaux de gestion. Selon J. Batty33, les rapports spéciaux devraient être divisés en sections, chacune couvrant les objectifs principaux suivants: 1. Motif du rapport 2. Enquête réalisée 3. Conclusion d'une conclusion et recommandations.

Les rapports spéciaux peuvent traiter des sujets suivants:

(i) Informations sur l'analyse de marché et les méthodes de répartition des concurrents.

ii) Changements technologiques dans l'industrie.

(iii) Problèmes liés à l'achat de matériel.

iv) Rapports sur les changements de méthodes de production et leurs conséquences.

(v) Questions relatives aux associations commerciales.

(vi) Rapport du secrétaire sur les affaires de l'entreprise.

(vii) Le développement politique à la maison et à l'étranger ayant un impact sur les affaires.

(ix) Signaler l'effet de la capacité inutilisée sur le coût de production.

(x) Prendre ou acheter des décisions.

(xi) Indiquez la méthode la plus appropriée pour collecter des fonds.

xii) Effet des conflits du travail sur la production et le coût de production.

xiii) Rapport sur les prévisions économiques générales.

(xiv) Etude de faisabilité d'un projet.

(xv) Rapport sur les effets du changement de politique gouvernementale.

Rapports pour le type de gestion n ° 4. Classification des rapports sur la base des fonctions:

Selon leur fonction, les rapports peuvent être divisés en deux catégories:

a) Rapports d'exploitation

b) Rapports financiers

a) Rapports d'exploitation:

Ces rapports fournissent des informations sur les opérations de la préoccupation.

Les rapports d'exploitation peuvent comprendre les éléments suivants:

i) Rapports de contrôle:

Ces rapports sont utilisés à des fins de contrôle de gestion. Ils sont conçus pour détecter les écarts par rapport aux performances budgétées sans perte de temps, afin que des mesures correctives puissent être prises. Les rapports de contrôle sont également utilisés pour évaluer les performances des individus.

ii) Rapports d'information:

Ces rapports sont préparés pour fournir des informations utiles qui permettront la planification et l’élaboration de politiques pour l’avenir. Les rapports d’information peuvent prendre la forme de rapports sur les tendances et de rapports analytiques. Les rapports de tendance fournissent des informations sous forme comparative sur une période donnée. La présentation graphique peut être utilisée efficacement dans les rapports de tendance. Contrairement aux rapports sur les tendances, les rapports analytiques fournissent des informations classifiées sur la composition de certains résultats, ce qui permet d'identifier des facteurs spécifiques dans le total.

b) Rapports financiers:

Ces rapports fournissent des informations sur la situation financière du problème à des dates ou des mouvements de finances spécifiques au cours d’une période donnée. Le bilan fournit des informations sur un problème à une date donnée. D'autre part, l'état des flux de trésorerie fournit des données sur les mouvements de trésorerie au cours d'une période donnée. Ces rapports peuvent être statiques ou dynamiques. Bilan et autres rapports auxiliaires sont des exemples de rapports statiques; Les flux de trésorerie, les états des flux de fonds et d'autres rapports indiquant la situation financière par rapport à celle budgétisée sont des exemples de rapports dynamiques.