Top 3 des caractéristiques d'un bon système de contrôle

Cet article met en lumière les trois principales caractéristiques d’un bon système de contrôle.

Fonctionnalité n ° 1 du bon système de contrôle. Exigences relatives à la conception du système de contrôle:

Certaines des exigences d’un bon système de contrôle dans cette catégorie sont les suivantes:

(i) Pertinence:

Un bon système de contrôle est celui qui convient le mieux (ou convient) aux besoins de l'organisation.

L’importance de la notion d’adéquation du système de contrôle pourrait être soulignée en faisant référence aux aspects suivants de la discussion:

(1) Un système de contrôle approprié pour une entreprise industrielle; pourrait ne pas convenir à un commercial.

(2) un système de contrôle approprié pour une organisation à grande échelle; pourrait être totalement inapproprié pour une petite entreprise.

(3) un système de contrôle adapté aux niveaux supérieurs de gestion d'une organisation; pourraient ne pas satisfaire aux exigences de contrôle aux niveaux inférieurs de la direction, dans la même organisation.

Par conséquent, un système de contrôle doit être conçu en fonction de la nature de l’entreprise, de l’ampleur des opérations et du niveau de gestion pour obtenir les résultats souhaités.

ii) Objectivité:

Un bon système de contrôle doit être objectif, c’est-à-dire qu’il doit être fondé sur des méthodes d’analyse scientifiques et exempt de tout préjugé, avis et valeurs des responsables; en ce qui concerne la fixation de normes de performance et la comparaison des performances réelles par rapport aux normes.

(iii) Expression numérique:

Un bon système de contrôle doit être, autant que possible, exprimé numériquement - pour faciliter sa communication et sa mise en œuvre. Même les aspects qualitatifs de la gestion doivent être quantifiés de manière "raisonnable" pour donner un sens et une précision à ces aspects du contrôle; qui sont autrement difficiles à mesurer et à contrôler.

(iv) Sur la base des objectifs, politiques et stratégies de l'entreprise:

Un bon système de contrôle doit être basé sur les objectifs fondamentaux, les politiques et les stratégies de l'entreprise. de sorte que le fonctionnement du système contribue de manière substantielle à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

(v) économique:

Un bon système de contrôle est un système économique dans sa conception et sa mise en œuvre. Ce devrait être un investissement rentable des précieuses ressources organisationnelles. En appliquant la «formule coûts-avantages» habituelle au fonctionnement du système de contrôle, un bon système de contrôle en est un dont les avantages dépassent les coûts liés à sa conception et à son application.

(vi) simplicité:

Un bon système de contrôle doit posséder la simplicité; comme les plus grandes choses du monde sont toujours les plus simples.

Un système de contrôle simple est:

1. Facile à concevoir

2. Facile à communiquer aux opérateurs et

3. Facile à comprendre et à respecter pour les opérateurs.

Fonctionnalité n ° 2 du bon système de contrôle. Exigences relatives au fonctionnement (ou à la mise en œuvre) du système de contrôle:

Certaines des exigences d’un bon système de contrôle dans cette catégorie sont les suivantes:

(i) Invite:

Un bon système de contrôle doit être rapide, c’est-à-dire qu’il devrait signaler les écarts rapidement; de sorte que les mesures correctives nécessaires soient facilitées avant que les choses ne se détériorent.

ii) Responsabilité:

Un bon système de contrôle doit être fondé sur la responsabilité dans son fonctionnement. Il doit identifier la responsabilité du personnel ou des départements; qui / qui sont responsables de la survenue de déviations, de sorte que les mesures correctives nécessaires leur soient directement focalisées, sans impliquer d’éléments innocents.

(iii) Contrôle ponctuel stratégique et exceptionnel:

Un bon système de contrôle doit être à la fois stratégique et exceptionnel. En tant que système de contrôle stratégique, il doit se concentrer sur les domaines clés du fonctionnement de l'entreprise, où le contrôle est indispensable; et ignorer des aspects insignifiants de la vie opérationnelle.

Tous les aspects de la performance de Tom, Dick et Harry, c’est-à-dire que chaque aspect ne doit pas et ne doit pas être contrôlé; car cela implique simplement une perte de temps, d’argent et d’efforts et ne produit que des résultats négligeables.

Un système stratégique ou critique peut très bien être comparé au signal de feu rouge affiché à un passage à niveau; ce qui bloque la circulation pendant un moment au point de passage critique pour éviter la possibilité regrettable d’accidents; mais, sinon, laisse la circulation se dérouler sans à-coups, sans interruption sur la route, après avoir traversé le passage à niveau.

En outre, en tant que système de contrôle exceptionnel, il doit prendre en compte l’ampleur des écarts. Des écarts importants nécessitent un contrôle strict et des mesures correctives immédiates; tandis que des déviations mineures ou nominales doivent être tolérées, dans la cause normale du fonctionnement de l'entreprise.

Fonctionnalité n ° 3 du bon système de contrôle. Certaines autres exigences souhaitables:

Certaines des exigences souhaitables d’un bon système de contrôle sont les suivantes:

(i) Flexibilité:

Un bon système de contrôle doit être flexible pour conserver sa validité malgré les changements de circonstances.

La flexibilité, dans un système de contrôle, pourrait être infusée en prévoyant des normes de performance alternatives - chaque alternative étant valide, dans un ensemble différent de circonstances supposées.

ii) prospective:

Un bon système de contrôle doit être tourné vers l'avenir. Il doit anticiper les écarts et entreprendre des actions correctives préventives avant que les écarts ne se produisent réellement.

(iii) Système à auto-contrôle:

Un système de contrôle idéal est un système qui ne s'impose pas aux autres; les gens préfèrent plutôt être régulés par elle sur la base de la notion de «maîtrise de soi». Un système d'autocontrôle est facilité; lorsque les normes de performance sont convenues d'un commun accord entre les supérieurs et les subordonnés, dans le cadre du processus de fixation d'objectifs mutuels.

Dans un tel contexte, les gens se sentent plus enclins à respecter les normes qui ne leur ont pas été imposées. mais qu'ils se sont fixés. Un tel système de contrôle est à la fois une méthode de travail organisationnel; et comme instrument pour motiver les subordonnés vers leur meilleure performance.