Système de sécurité dans un bureau
Cet article fournit une vue rapprochée du système de sécurité dans un bureau.
Sens de sécurité d'un office:
La sécurité signifie la protection donnée à un objet tangible ou à un corps identifiable. Cette protection est donnée pour empêcher le sabotage ou l'espionnage de l'objet du corps.
La sécurité devient un aspect important de la gestion pour les raisons suivantes:
1. La vulnérabilité des intrus au bureau, et
2. Avec l'avènement des nouvelles technologies et l'installation de ces nouveaux instruments technologiques dans les bureaux, la tentation de l'espionnage industriel augmente pour les nouvelles conceptions de produits.
Principe de sécurité:
La sécurité comporte deux types de plages et la planification dépend également de ces deux types de plages.
Il existe des principes qui régissent les deux types de principes, mais ces principes communs sont les suivants:
1. Principe de surveillance:
Une supervision est nécessaire pour vérifier la bonne exécution de la tâche de sécurité. Une supervision quotidienne doit être effectuée pour vérifier la normalité des choses à venir pour l'accomplissement du travail de l'organisation au jour le jour.
2. Coût de la sécurité:
La sécurité nécessaire est un must cependant; le contrôle du coût est un facteur important. Un coût trop faible pour la sécurité entrave la protection interne du bureau, et un coût trop élevé est également déconseillé. Le bureau doit procéder à une planification de la sécurité à court et à long terme avant de décider du facteur de coût.
3. Méthode et modes de communication:
Quel que soit le système de sécurité, cela ne doit pas entraver le style et les modes de communication entre les employés de l'organisation. La communication en tant que lien avec le système de sécurité et une bonne communication de tout système de bureau pèsent également sur la sécurité.
4. Pratique simple de sécurité:
Il est essentiel et nécessaire que chaque bureau fasse comprendre aux employés l’importance de la sécurité. Le principe et la forme de sécurité conçus pour la sécurité du personnel de bureau doivent être simples et flexibles afin que chaque employé puisse comprendre la même chose et s’y conformer. Le besoin de sécurité dépend de la simplicité ou de la complexité d'un bureau. Cependant, sa mise en œuvre dépend de son utilisation, en fonction de la nature de l'entreprise.
5. Adéquate et urgente:
La sécurité dépend de l'urgence et de l'adéquation. Quelle que soit la forme de sécurité à mettre en œuvre, il convient de prendre en compte le service pour lequel le système de sécurité est nécessaire et la personne pour qui il est requis.
Planifier la sécurité:
Comme tout autre concept ou toute nouvelle chose à implémenter dans un bureau, une planification de la sécurité doit être faite avant de les implémenter dans le secteur de la sécurité. Personne ne peut empêcher le voleur ou l'étranger de pénétrer dans le bureau. Toutefois, une étape peut être franchie pour contrôler le nouvel entrant dans le bureau. C'est ici qu'un plan de sécurité minutieux tente de minimiser les risques et même de les éliminer.
1. Recrutement des employés:
Les employés peuvent être recrutés au sein de l'organisation pour examiner le système de sécurité ou contacter les agences externes pour disposer de leur personnel qualifié pour la sécurité.
2. Formation du comité:
Il est suggéré de former un comité avec le chef de bureau lui-même. Les chefs de département peuvent être introduits dans le système si nécessaire. Ce comité pourrait avoir pour tâche de créer un système de sécurité tenant compte de la demande de l'organisation, de définir l'autorité et la représentation de l'individu à cette fin et d'étudier également les problèmes.
3. Communication système:
Le comité qui élabore le plan de sécurité doit communiquer le système conçu à chacun des membres de l’organisation pour obtenir son approbation, ainsi que les suggestions éventuelles.
4. Recherche d'informations et d'opinions, le cas échéant:
Le comité devrait rechercher des informations, sur un formulaire correctement conçu, parmi les exigences de la sécurité à des fins différentes selon les départements.
5. Formulation d'un plan ou système de sécurité:
Un plan de sécurité doit être préparé sur la base des informations et des besoins de l'organisation.
6. Formulation du système:
Un système, qui devrait être basé sur la réception des réactions et des suggestions, devrait être formulé en précisant comment la sécurité dans son ensemble a été intégrée à la structure de l'organisation, comment le système devrait être réactivé et comment elle devrait être intégrée. dans la mise en page, etc.
Pratique de la sécurité:
Il convient de noter les points suivants concernant le système de sécurité lorsqu’il est mis en pratique:
1. Utilisation d'un système d'alerte:
Il faut toujours utiliser ou avoir un bip sonore ou un système d’alarme pour la sécurité. Chaque fois qu'il y a un danger, la cloche de l'alarme doit sonner clignotant pour signaler un problème quelconque survenant dans le système.
2. Identification par entrée:
Les laissez-passer devraient être remis aux personnes qui entrent dans le bureau. Une fois leur travail terminé, ils devront faire vérifier leurs laissez-passer et les contresigner par les autorités qu'ils rencontrent dans le bureau, et remettre le même document à la sécurité lors de leur départ définitif du complexe. Une carte d’identité doit être remise à chaque employé pour une identification correcte. C'est un avantage nécessaire pour tout bureau.
3. Positionnement sûr du service de caisse:
Il est courant que tout intrus, qui pénètre dans le bureau avec une intention apaisée, attaque d’abord le service des espèces et s’empare du butin. Le service des espèces doit être situé dans une partie très sûre du bâtiment et l’accès à cette partie du bâtiment doit être limité.
Lorsqu'il n'est pas possible de protéger le service de caisse, une barrière doit être préparée pour placer la caisse et l'argent dans la barrière pour le fonctionnement normal du service de caisse.
Formation et discipline en sécurité:
Il n’est pas nécessaire de recourir à une méthode technique ou assez indigène pour maintenir un système de sécurité adéquat dans le bureau. Chaque employé doit comprendre l’importance du besoin de sécurité et doit être formé en conséquence.
Quelques points devraient être notés:
1. Tous les employés doivent être informés qu'ils ne doivent pas parler davantage de l'organisation ou de son service, des activités qui y sont menées. Si un employé n'accepte pas cela, le service et l'organisation doivent avoir une vision sérieuse de l'activité de l'employé.
2. Pendant le déjeuner, le café ou le thé, chaque employé doit ranger tous ses dossiers, papiers, articles de papeterie, etc. dans le tiroir et les verrouiller correctement, plutôt que de laisser la place minable, de tout laisser sur la table et de donner ainsi une chance de falsifier le dossier de bureau.
3. Les mécaniciens et les ingénieurs en visite peuvent constituer un danger pour la sécurité, car ils ont un accès gratuit à la plupart des départements où les machines de bureau sont conservées et peuvent trouver des informations confidentielles de grande valeur.
4. Les documents du bureau doivent être correctement classés et leur accès restreint.
5. Les documents confidentiels traités par le supérieur hiérarchique du bureau et le travail confidentiel ne devraient être traités que par les employés réguliers du bureau qui ont reçu la sécurité.
6. Tous les documents de moindre importance devraient être détruits par le bureau. De graves fuites se produisent soit dans la section photocopie, soit dans la section duplicata. Toute copie endommagée doit être détruite.
Sécurité informatique:
Les ordinateurs ont commencé à gagner en popularité dans notre pays, car la plupart des grandes organisations ont commencé à les utiliser. Dans les pays industrialisés avancés, une grande attention est accordée à la sécurité informatique car le traitement de données informatiques est vulnérable à ceux qui veulent l'altérer ou le détruire. Dans les années à venir, la salle informatique centrale pourrait être la cible de toute la sécurité liée à l'organisation.
Violation de la sécurité des ordinateurs:
Il y a deux raisons à la violation de la sécurité des ordinateurs:
1. Cause externe:
La cause externe peut être due à une calamité naturelle.
2. Cause interne:
La cause interne peut être due à la négligence de l'employé, à l'intention criminelle de l'employé ou à l'incapacité de l'employé à travailler correctement avec l'ordinateur. Les dangers naturels peuvent être dus à un incendie, à l’eau ou à une inondation. Le feu est la raison principale.
Pour prévenir les incendies, il faut tenir compte du fait qu’aucune cigarette ou bidis n’est allumé ni gonflé dans la salle des ordinateurs. Aucun article inflammable ne doit être conservé dans la salle informatique. En outre, tout le monde devrait retirer ses chaussures avant d'entrer dans la salle informatique.
Dans la mesure du possible, la salle informatique devrait disposer de plusieurs extincteurs. De même, les fichiers, etc. du bureau ne doivent pas être conservés ni dans la salle des ordinateurs, ni dans un endroit adjacent à la salle des ordinateurs, sinon ils risqueraient de prendre feu.
