Organisation des lignes et du personnel (Un aperçu)

Ligne et organisation du personnel: types, avantages, inconvénients et conflits!

Les organisations de ligne et de personnel souffrent des mêmes inconvénients. D'une part, l'organisation hiérarchique est autocratique et l'organisation du personnel, d'autre part, a perdu le contrôle. L'organisation des lignes et du personnel élimine les inconvénients des deux et présente également les avantages. C’est un heureux mélange d’organisations de ligne et d’effectifs. Le personnel de ligne et le personnel ont tous deux un rôle important à jouer. Cette organisation doit sa naissance à l'armée. Un commandant sur le terrain est assisté par des officiers d'état-major dans la planification et l'exécution de ses stratégies. Il aimera connaître la position de ses ennemis afin de pouvoir planifier son propre placement. Officier d'état-major aide le commandant dans tous les aspects de son travail.

Un supérieur hiérarchique est investi du pouvoir exécutif. Il est responsable de prendre des décisions importantes et est également responsable de leurs implications. Les responsables hiérarchiques sont responsables de la réalisation de divers objectifs. L'autorité coule verticalement de haut en bas.

Les officiers d'état-major sont des experts dans leurs domaines. Ils sont attachés aux responsables hiérarchiques pour les conseiller dans le domaine de leur spécialisation. Leur rôle est de conseiller. Les responsables hiérarchiques peuvent ou non compter sur leurs conseils. L’organisation du personnel facilite la réalisation des objectifs de l’organisation en mettant à disposition des conseils précieux et des connaissances spécialisées. Les officiers d'état-major peuvent être invités à suggérer des solutions aux divers problèmes rencontrés par les officiers hiérarchiques.

Ils n'ont pas le pouvoir de commander le personnel hiérarchique mais ont le contrôle au sein de leur propre organisation. Louis Allen a précisé ces rôles comme suit: «La ligne fait référence aux postes et aux éléments de l’organisation qui ont la responsabilité et l’autorité et qui sont responsables de la réalisation des objectifs principaux. Les membres du personnel sont ceux qui ont la responsabilité et l'autorité de fournir des conseils et des services à la hiérarchie dans la réalisation des objectifs. ”

Type de personnel:

Le personnel peut être de trois types:

1. Personnel personnel:

Le personnel personnel est attaché à chaque officier supérieur. L’assistant personnel, le secrétaire particulier, etc., forment le personnel des responsables hiérarchiques. Ces personnes aident leurs chefs de toutes les manières possibles. Le travail de routine des officiers hiérarchiques est principalement assuré par le personnel personnel. Ils organisent des réunions de routine, ouvrent le poste, tiennent des journaux et accompagnent le chef lors des visites officielles. Les officiers hiérarchiques sont épargnés par les travaux de routine et peuvent consacrer beaucoup de temps à la planification et à l'exécution.

2. Personnel spécialisé:

Ce sont des personnes techniquement qualifiées qui fournissent des services à l'ensemble de l'organisation. Ils servent le personnel de ligne et les autres membres du personnel à planifier, organiser et coordonner leur travail. Leur connaissance spécialisée est un atout pour l'organisation. La nomination d'un conseiller juridique peut être utile à tous les départements où ses conseils sont requis.

3. Etat-major:

Ce personnel est composé de personnes attachées aux principaux dirigeants. Ils ont les mêmes antécédents que ceux des officiers hiérarchiques. Ils sont rattachés à des fonctionnaires importants tels que leurs adjoints, etc. Ils peuvent être nommés directeurs adjoints, directeurs adjoints, assistants spéciaux, etc.

Fonctions du personnel:

L’autorité du personnel est chargée des fonctions suivantes:

1. Agence de contrôle:

Il doit remplir des fonctions telles que:

a) organisation;

b) le coût;

c) audit;

d) budget;

e) personnel

f) comptabilité; etc.

2. Agence de coordination:

Il doit aider à la coordination des travaux entre les différents départements. Ces fonctions sont:

(une planification;

b) ordre et distribution;

c) planification de la production;

d) communication.

3. Agence de service:

Il remplit des fonctions telles que:

a) recherche et développement;

b) les taxes;

c) analyse statistique;

d) développement du personnel.

4. Agence de conseil:

Il doit remplir des fonctions telles que:

a) un avis juridique;

b) relations publiques;

c) relations de travail;

d) économique.

Le diagramme suivant montre l'organisation des lignes et du personnel:

Avantages de la hiérarchie et de l'organisation du personnel:

Cette organisation présente les avantages suivants:

1. Spécialisation:

L'organisation des lignes et du personnel introduit la spécialisation de manière systématique. Les personnes ayant des connaissances spécialisées sont désignées pour aider les responsables hiérarchiques. La planification est généralement effectuée par le personnel et les responsables hiérarchiques peuvent consacrer beaucoup de temps à l’exécution.

2. Meilleure discipline:

L'unité de commandement est maintenue dans ce type d'organisation. Le personnel n’interfère pas avec le travail exécutif des cadres hiérarchiques. Les travailleurs sont commandés par le personnel de ligne et leur rendent directement compte de leurs performances. Cela crée une meilleure compréhension et une discipline parmi les employés.

3. Décisions équilibrées et rapides:

Les gestionnaires fonctionnels ont l'avantage de bénéficier de conseils d'experts lorsqu'ils prennent des décisions importantes. Le personnel peut également être utilisé pour enquêter et donner des conseils sur les relations interministérielles. Les responsables hiérarchiques peuvent prendre des décisions équilibrées et rapides.

4. Croissance et expansion:

L'organisation des lignes et du personnel est tout à fait propice à la croissance et à l'expansion. La nomination de spécialistes facilite la tâche du personnel hiérarchique. Les responsables hiérarchiques pourront consacrer beaucoup de temps à la planification future. Le personnel actuel permettra l'expansion et la croissance de l'unité. Certains assistants peuvent être nommés pour faire face au travail si nécessaire.

5. Développement des employés:

Cette organisation offre des possibilités d’avancement professionnel à des employés compétents et dévoués. Il y a plus de débouchés pour ceux qui ont la capacité de grimper. La séparation des fonctions de planification et de réalisation contribue également à créer de plus en plus d'opportunités d'emploi. Les chances de promotion augmentent pour les personnes méritantes.

6. Moins lourd fardeau pour les officiers hiérarchiques:

Avec la nomination d'officiers d'état-major, le fardeau des officiers hiérarchiques est considérablement réduit. Les spécialistes aident les responsables hiérarchiques à prendre des décisions concernant leurs domaines de spécialisation. Les agents hiérarchiques se retrouvent avec des tâches administratives de routine. Ils pourront consacrer leur temps à superviser la mise en œuvre de divers plans et politiques.

7. Actions rapides:

Les responsables hiérarchiques disposeront de suffisamment de temps pour prendre diverses décisions. Chaque fois que certaines décisions sont nécessaires, ils seront en mesure de consacrer du temps et de décider des choses. Ce type de situation aide à résoudre de nombreux problèmes qui auraient créé des difficultés si les décisions prises en temps voulu n’avaient pas été prises.

Inconvénients de l'organisation des lignes et du personnel:

La hiérarchie et l’organisation du personnel souffrent des inconvénients suivants:

1. Conflit entre personnel de ligne et personnel:

Il existe un risque de conflit entre le personnel de ligne et le personnel. La responsabilité des opérations incombe aux officiers hiérarchiques tandis que les officiers d'état-major ne font que conseiller. Les officiers d'état-major se sentent ignorés par les officiers hiérarchiques. Les agents hiérarchiques se plaignent en revanche de l'ingérence du personnel dans le travail quotidien. Le conflit entre les responsables hiérarchiques et les représentants du personnel nuit au travail au sein de l'organisation.

2. Manque de responsabilité:

Les responsables du personnel manquent de responsabilité. Ils ne sont pas responsables des résultats réels des opérations. Cela peut les inciter à donner des conseils imprudents ou théoriques. Ils peuvent aussi être occasionnels dans leur approche parce que toute la responsabilité de la non-performance repose sur la ligne.

3. Dépendance accrue vis-à-vis du personnel:

Les officiers hiérarchiques s'habituent à des conseils sur le personnel. Ils renvoient tout au personnel pour obtenir des conseils. Une dépendance excessive à l'égard du personnel rendra les agents hiérarchiques moins créatifs. Ils n’accorderont pas beaucoup d’attention à une activité puisque des conseils seront fournis par le personnel.

4. Manque de coordination:

Il y aura un manque de coordination entre la ligne et le personnel. Les conseils du personnel peuvent être confondus avec les commandes en ligne. Les officiers d'état-major peuvent également ne pas être clairs quant à leur rôle exact. Ils peuvent essayer de dominer la partie mise en œuvre de leurs conseils. Le chevauchement des fonctions créera de la confusion et du désordre parmi les employés.

5. Personnel inefficace:

Les officiers d'état-major ne détiennent aucun pouvoir dans l'organisation. Sans pouvoir, ils n'auront pas de prestige dans l'organisation. Ils se sentiront sans importance et la qualité des conseils sera également affectée.

6. Cher:

Ce type d’organisation coûte très cher car un grand nombre de spécialistes sont nommés. Les personnes étant des experts dans leurs domaines, elles exigent des émoluments plus élevés. Les petites et moyennes entreprises ne peuvent se permettre une organisation de la ligne et du personnel en raison de sa nature coûteuse.

Conflit de ligne et de personnel:

La structure des lignes et du personnel est basée sur l'hypothèse que les deux vont s'aider et se soutenir mutuellement. Mais souvent, il y a des conflits entre les deux et les deux s'accusent. Il y a un manque de compréhension et les deux essaient de se dominer.

Certaines des raisons de conflit entre les deux sont les suivantes:

1. Les chefs hiérarchiques ont les plaintes suivantes contre le personnel:

(a) Les officiers d'état-major demandent des crédits pour des programmes qui ont réussi mais ne veulent pas partager la responsabilité de leur échec. Les tâches infructueuses sont imputables aux responsables hiérarchiques, même s’ils agissent sur les conseils du personnel.

b) Les officiers d'état-major sont plus théoriques que pratiques. Ils ont tendance à donner des conseils qui n'ont pas été testés auparavant. Ils mettent l'accent sur leur domaine de spécialisation sans trop se préoccuper de l'intérêt général de l'entreprise.

c) Les officiers d'état-major ne restent pas disputés en donnant des conseils uniquement. Ils essaient de persuader la ligne pour mettre en œuvre ce qu'ils ont suggéré. Ils empiètent sur leur domaine d'activité et pénètrent dans la zone réservée aux lignés.

(d) Bien que les officiers d'état-major soient bien qualifiés et connaissent bien leur domaine, essayez toutefois de dominer les officiers hiérarchiques. Ils se sentent supérieurs aux officiers hiérarchiques. Ce type de tendance crée des conflits et des frictions entre les responsables de ligne et les fonctionnaires.

2. Le personnel a les plaintes suivantes:

(a) Les responsables hiérarchiques ne font pas un usage judicieux des connaissances spécialisées du personnel. Ils ne consultent pas le personnel au niveau de la planification où ils peuvent faire des suggestions pratiques. Les employés ne sont consultés qu'en dernier recours.

(b) Les membres du personnel estiment que leurs conseils ne sont pas correctement appliqués par le personnel hiérarchique. Les responsables hiérarchiques ne consultent pas le personnel lors de la mise en œuvre des conseils. Lorsque les officiers d'état-major essaient de guider les personnes hiérarchiques dans la mise en œuvre des programmes, ils sont alors accusés d'ingérence.

(c) Les responsables hiérarchiques ne sont généralement pas enthousiastes face aux nouvelles idées suggérées par le personnel. Ils résistent à de nouvelles choses et insistent pour suivre les traditions.

d) Les officiers d'état-major n'ont pas le pouvoir de mettre en œuvre leurs idées. Ils devraient avoir l’autorité, au même titre que les supérieurs hiérarchiques, de superviser la mise en œuvre de leurs suggestions.

Toutes les plaintes du personnel de ligne et du personnel sont basées sur un manque de compréhension. Ces conflits ne sont pas basés sur des idéologies. Une délimitation adéquate de leurs champs et une confiance mutuelle peuvent contribuer à améliorer l'efficacité du personnel de ligne et du personnel.