Processus de contrôle: 4 étapes principales impliquées

Le contrôle fait partie intégrante de l'effort de gestion. L'exercice de diverses techniques et compétences managériales fournit une certaine mesure du contrôle intégré. Si, malgré cela, certaines procédures et pratiques de gestion s'avèrent imparfaites à cause des limites humaines, les méthodes de contrôle devront être appliquées directement.

Selon Newman, le processus de contrôle implique les étapes suivantes (Fig. 8.1):

ÉTAPE-I: Établir des normes:

De nombreux types de normes peuvent être développés. Le type le plus courant comprend le temps, la qualité, la quantité et le coût. Les normes établies doivent représenter les objectifs de l'organisation et être exprimées de manière concrète et significative. De toute évidence, pour que les normes aient un sens, elles doivent être comprises et acceptées par les personnes contrôlées. Sinon, les personnes concernées s'opposeront à la réalisation de ces normes.

STEP-II: Mesurer la performance par rapport aux normes:

Mesurer la performance ou la sortie est la partie cruciale du processus de contrôle. Un certain nombre de problèmes de mesure doivent être pris en compte.

Que mesurer?

Comment mesurer?

Qui devrait faire la mesure?

Quand et à quelle fréquence mesurer?

(a) Que mesurer?

Les sorties souhaitées sont celles à mesurer. Cela peut s'avérer facile si l'on considère le nombre de pièces produites par le mécanicien ou le volume des ventes réalisé par un vendeur. Mais pour d'autres types d'emplois, ce n'est pas si simple.

(b) Comment mesurer?

Pour certains emplois, des mesures quantitatives sont possibles. Mais pour d'autres, les résultats ne peuvent être définis et mesurés que de manière subjective. Le meilleur moyen pratique de faire face à ce problème est de laisser une grande latitude aux artistes-interprètes eux-mêmes en leur fournissant des plans et des mesures pour leur propre performance.

(c) Qui devrait mesurer?

Les postes de direction sont généralement investis d’une sorte d’autorité de mesure. Ils sont censés surveiller les performances de leurs subordonnés pour s'assurer qu'ils sont adéquats.

(d) Quand mesurer?

En termes de processus de gestion, il est probablement préférable de mesurer et de comparer avant les points de décision importants (critiques).

ÉTAPE III: Évaluation:

Lors de la phase d’évaluation, il faut faire preuve de jugement pour déterminer si l’écart par rapport à la norme doit être corrigé pour le rendre conforme. Les domaines dans lesquels une certaine subjectivité dans l'évaluation est nécessaire sont la marge de manœuvre statistique en matière de contrôle de la qualité, les estimations temporelles optimistes / plus probables et pessimistes autorisées dans le processus PERT et les estimations de coûts plus ou moins.

Dans tous ces cas, l’évaluateur doit savoir que le planificateur entendait permettre une marge de manœuvre limitée dans l’évaluation des normes réelles par rapport aux normes planifiées et qu’il ne doit pas s’attendre à une précision précise de l’atteinte des normes.

ÉTAPE-IV: Réglage des performances:

Une fois qu'un gestionnaire sait que la performance n'est pas à la hauteur, il doit trouver la bonne raison. Si la performance est mauvaise parce que le plan n'a pas été suivi, il peut être judicieux de modifier les activités. Mais, il peut arriver que le plan ait été suivi à la lettre, tout en laissant un écart entre la performance réelle et la performance souhaitée, le plan lui-même doit alors être modifié.

Les prévisions peuvent avoir été médiocres ou des problèmes inattendus peuvent survenir pour rendre le plan inadapté à la réalité de la situation. Enfin, les plans étaient peut-être bons et les activités appropriées, mais l'objectif était peut-être inaccessible. Par conséquent, le responsable doit déterminer si des activités, des plans, des objectifs ou une combinaison de ceux-ci sont à l'origine du problème avant de procéder à des ajustements significatifs.