8 facteurs déterminants pour rendre la délégation plus efficace

Les facteurs déterminants pour rendre la délégation plus efficace sont les suivants: 1. Déterminer les objectifs, 2. Clarifier les responsabilités et l’autorité, 3. Motiver les subordonnés, 4. Dispenser une formation, 5. Établir un contrôle adéquat, 6. Exiger un travail achevé, 7. Communication bidirectionnelle, 8. Adhésion au principe de délégation!

La délégation est un art, pas une science. Il n’ya donc pas de principe à suivre pour améliorer les compétences en matière de délégation. Manager ne devra l’améliorer que par expérience.

L'expérience de nombreux dirigeants constitue la base de ces facteurs directeurs expliqués ci-dessous:

1. Déterminer les objectifs:

Les attributions doivent être clairement définies en termes d'objectifs ou de résultats attendus. Si la personne accepte la délégation avec enthousiasme, elle devrait recevoir des informations détaillées en insistant sur le fait que son travail est à la fois nécessaire et important. Ainsi, ce n’est qu’après une clarification de tous ces objectifs que les mandataires seront à même de rendre justice aux emplois qui leur sont confiés.

2. Clarifier la responsabilité et l'autorité:

Pour être efficace, le responsable doit savoir quel est son travail et avec quel degré d'autorité, il doit l'exécuter. En outre, un superviseur qui n'est pas sûr de son autorité échappera aux problèmes ou apportera chaque question à son chef pour décision.

L’essence de tout le problème est de mettre par écrit la relation autorité-responsabilité de chaque gestionnaire, ainsi que les limites de l’autorité de chaque poste.

3. Motiver les subordonnés:

C'est une force en mouvement dans la délégation. Pour obtenir les meilleurs résultats, chaque responsable a le devoir de veiller à ce que ses subordonnés soient motivés à faire leur travail de leur plein gré et avec enthousiasme. À moins d’obtenir des assurances précises et d’être motivés par de meilleurs salaires, de meilleures conditions de travail, une promotion anticipée, etc., toute tentative de délégation de pouvoirs et de responsabilité ne serait pas efficace.

4. Offrir une formation:

La délégation est un processus plutôt difficile et ne peut être obtenu qu’en obtenant la formation nécessaire. Le responsable doit former ses subordonnés à l’acceptation de la délégation.

Cependant, la formation en délégation implique les étapes suivantes pour pouvoir être acceptée efficacement:

(a) Evaluation de la performance actuelle en délégation.

(b) Conseils d'amélioration.

5. Établir un contrôle adéquat:

Le système de contrôle en délégation effective devrait être tel qu'il puisse libérer les cadres des inspections de routine tout en lui permettant de maintenir sa responsabilité. En cela, les subordonnés doivent être encouragés à suivre les moyens de se contrôler. Ils devraient avoir une idée des normes prédéterminées attendues d'eux.

Pré-requis pour la maîtrise de soi:

(a) Les subordonnés doivent participer à l’établissement des normes.

(b) Les subordonnés doivent comprendre et accepter les normes ainsi établies.

c) De temps en temps, les subordonnés devraient recevoir des informations fiables et avoir également accès à ces informations.

(d) Les subordonnés doivent connaître le coût quotidien de l'exécution de leur travail afin de leur permettre de prendre des décisions de contrôle judicieuses afin de maintenir leurs coûts en conformité.

e) Enfin, les subordonnés devraient recevoir une formation approfondie pour pouvoir mesurer le rendement et en expliquer les raisons en cas de divergence.

6. Exiger des travaux terminés:

En vertu de cette doctrine, les subordonnés attendent de son chef une délégation clairement comprise de sorte que, pour chaque étape du processus de travail, ils ne soient pas obligés de consulter leur chef et retardent ainsi toute l'affaire. Dans le même temps, le responsable planifie l’orientation, le coaching et la communication

La doctrine du travail achevé sera efficace et significative si le responsable délégant le travail:

(a) fait une cession claire

(b) Délègue les détails de la coordination

d) Fournit des conseils et une orientation

(e) Nécessite un colis fini

7. Communication bidirectionnelle:

Il devrait y avoir une communication à double sens entre le supérieur et le subordonné. Le supérieur doit donner les instructions en termes clairs et sans ambiguïté et permettre au subordonné de demander des éclaircissements et des conseils chaque fois que celui-ci éprouve des difficultés.

8. Adhésion au principe de délégation:

Le strict respect des principes de délégation (tels que la parité des pouvoirs et des responsabilités, l’unité de commandement et le caractère absolu de la responsabilité) est essentiel au succès de la délégation.