Top 8 des étapes impliquées dans le cycle d'achat des matériaux

Cet article met en lumière les huit principales étapes du cycle d’achat de matériaux.

Étape n ° 1. Réception et analyse de la demande d’achat:

Les demandes d'achat commencent par le service ou la personne qui sera l'utilisateur final. Dans l'environnement de planification des besoins en articles, le planificateur publie une commande planifiée autorisant le service des achats à procéder au traitement d'une commande.

La demande d'achat contient au moins les informations suivantes:

une. Identité de l'expéditeur, approbation signée et compte auquel le coût est attribué.

b. Spécification du matériau.

c. Quantité et unité de mesure.

ré. Date et lieu de livraison requis.

e. Toute autre information supplémentaire requise.

Étape # 2. Sélection des fournisseurs:

L'identification et la sélection des fournisseurs sont des responsabilités importantes du service des achats. Pour les articles courants ou ceux qui n'ont pas été achetés dans le passé, une liste des fournisseurs approuvés est conservée. Si l'article n'a pas encore été acheté ou s'il n'y a pas de fournisseur acceptable enregistré, une recherche doit être effectuée.

Si la commande est de faible valeur ou pour des articles standard, vous trouverez probablement un fournisseur dans un catalogue, un journal professionnel ou un répertoire.

Étape # 3. Demander des devis:

Pour les articles importants, il est généralement souhaitable de demander un devis. Il s’agit d’une demande écrite adressée à de nombreux fournisseurs pour garantir la réception de devis compétitifs et fiables. Ce n'est pas une commande client. Une fois que les fournisseurs ont terminé les offres et les ont retournées à l'acheteur, celles-ci sont analysées en termes de prix, de conformité aux spécifications, de conditions générales de vente, de livraison et de paiement.

Pour les articles pour lesquels les spécifications peuvent être rédigées avec précision, le choix est probablement fait sur le prix, la livraison et les conditions de vente. Pour les éléments pour lesquels les spécifications ne peuvent pas être écrites avec précision, les éléments cités varieront. Les devis doivent être évalués pour les facteurs techniques et le prix. Habituellement, les services d’émission et d’achat participent à la décision.

Étape # 4. Détermination du bon prix:

Cette responsabilité incombe au service des achats et est étroitement liée à la sélection des fournisseurs. Le service des achats est également responsable de la négociation des prix et essaiera d'obtenir le meilleur prix du fournisseur.

Étape # 5. Émission d'un ordre d'achat:

Un bon de commande est une offre légale d'achat. Une fois accepté par le fournisseur, il devient un contrat légal pour la livraison des marchandises conformément aux conditions générales spécifiées dans le contrat d'achat. Le bon de commande est préparé à partir de la demande d’achat ou des devis, ainsi que de toute autre information supplémentaire nécessaire.

Une copie est envoyée au fournisseur. les copies sont conservées par les achats et sont également envoyées à d'autres services tels que la comptabilité, le service d'origine et la réception.

Étape # 6. Suivi et livraison:

Le fournisseur est responsable de la livraison des articles commandés à temps. Le service des achats est chargé de veiller à ce que les fournisseurs livrent à temps. En cas de doute sur le fait que les dates de livraison peuvent être respectées, les achats doivent trouver le problème à temps et prendre des mesures correctives.

Cela peut impliquer un transport accéléré, des sources d'approvisionnement alternatives, une collaboration avec le fournisseur pour résoudre ses problèmes ou un rééchelonnement de la production.

Le service des achats est également responsable de la collaboration avec le fournisseur pour toute modification des conditions de livraison. La demande d'articles change avec le temps et il peut être nécessaire d'accélérer l'envoi de certains articles ou d'en imposer la livraison à d'autres. L'acheteur doit tenir le fournisseur informé des véritables exigences afin qu'il soit en mesure de fournir ce que l'on veut et quand.

Étape # 7. Réception et acceptation des marchandises:

Lorsque les marchandises sont reçues, le département destinataire les inspecte pour s'assurer que les bonnes ont été envoyées, qu'elles sont dans la bonne quantité et que le connaissement est fourni par le transporteur. Le service destinataire accepte ensuite les marchandises et rédige un rapport de réception faisant état de tout écart. Si un contrôle supplémentaire est nécessaire, par exemple lors du contrôle de la qualité, les marchandises sont envoyées au contrôle de la qualité ou conservées à cet endroit pour inspection.

Si les marchandises reçues sont endommagées, le service destinataire en informera le service des achats et les conservera pour suite à donner. À condition que les marchandises soient en ordre et ne nécessitent aucune inspection supplémentaire, elles seront envoyées au service d'origine ou à l'inventaire.

Une copie du rapport de réception est ensuite envoyée au service des achats, en indiquant tout écart ou divergence par rapport au bon de commande. Si la commande est considérée comme complète à tous égards, le service destinataire ferme sa copie du bon de commande et en informe le service achats.

Si ce n'est pas le cas, le bon de commande est maintenu ouvert en attendant son achèvement. Si les marchandises ont également été inspectées par le service du contrôle de la qualité, celui-ci informera également le service des achats de l'acceptation ou non des marchandises.

8. Approbation de la facture du fournisseur pour le paiement:

Lorsque la facture du fournisseur est reçue, trois informations doivent concorder: le bon de commande, le rapport de réception et la facture. Les articles et les quantités doivent être les mêmes sur tous; les prix et les extensions de prix doivent être les mêmes sur le bon de commande et la facture.

Tous les rabais et les conditions du bon de commande original doivent être comparés à la facture. Le service des achats a pour tâche de les vérifier et de résoudre toute différence. Une fois approuvée, la facture est envoyée aux comptes créditeurs.