Notes d'étude sur Office: définition, caractéristiques et types

Lisez cet article pour en savoir plus sur Office. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. Définition d’un Office 2. Caractéristiques d’un Office 3. Types.

Définition de bureau:

Selon les dictionnaires, le mot "bureau" a un double sens:

(a) Bureau désigne un poste ou un poste de responsabilité. Une personne peut occuper une fonction lucrative, ce qui signifie qu’elle est employée à un poste pour lequel elle est rémunérée.

b) bureau: lieu où un type particulier d’activité est exercé ou un service fourni.

Dans le premier sens, un secrétaire occupe un poste et dans le second, un secrétaire a besoin d'un lieu où il peut exercer ses fonctions. Nous nous intéressons au bureau dans son deuxième sens. Il ne suffit pas de définir un bureau comme «un lieu dans lequel un type particulier d’activité est traité ou un service fourni».

Dans les faits, bureau signifie un endroit où les activités d’une organisation sont coordonnées. C'est un siège de l'administration et un centre de communication.

Selon Hall, «le bureau décrit tout lieu réservé à un travail de bureau, quel que soit son nom». Il est communément admis qu'un bureau est un endroit où le travail de bureau est effectué. Chaque type d’organisation, qu’elle soit commerciale ou non, nécessite un travail de bureau et a donc besoin d’un bureau.

En Angleterre, la loi de 1963 sur les bureaux, les magasins et les locaux ferroviaires définit un bureau comme «un bâtiment ou une partie de bâtiment dont l'unique usage principal est un bureau ou à des fins de bureau». Denyer décrit les objectifs de bureau comme des «objectifs d’administration, de travail de bureau, de gestion de l’argent, de téléphone et de télégraphe.

Une définition élargie du travail de bureau est donnée pour couvrir la comptabilité, le tri des documents, le classement, la dactylographie, la duplication, le calcul automatique, le dessin et la préparation éditoriale de documents à publier ». La description est exhaustive et comprend différentes activités réalisées dans un bureau.

Caractéristiques d'un bureau:

D'après la définition, il est entendu que:

(a) le bureau est un lieu,

b) Différentes activités y sont exercées et

Il est évident qu'il y aura des gens qui vont faire les activités et le secrétaire en est le chef.

Un bureau est décrit comme une organisation et présente toutes les caractéristiques d’une organisation. Le bureau peut être pour un commerce ou une préoccupation non commerciale. Il peut être de petite ou grande taille.

Types de bureau:

Les caractéristiques communes à tous les types de bureaux sont les suivantes:

(1) Lieu:

Un bureau doit avoir un emplacement précis et approprié. Divers facteurs doivent être pris en compte avant de choisir l'emplacement du site d'un bureau.

(2) Espace ou hébergement:

Un bureau a besoin d’espace ou de locaux qui seront utilisés pour mener à bien les activités. L'hébergement est étroitement lié à la mise en page.

(3) mise en page:

Cela signifie une planification pour une utilisation optimale de l'espace, de sorte que le flux de travail puisse être maintenu et que le rendement du travail soit maximal.

(4) Conditions de travail:

Les conditions de travail doivent être adaptées à un travail efficace. Les conditions de travail supposent un éclairage, une ventilation, des installations sanitaires appropriés

(5) Equipement:

Différents types d’équipements sont nécessaires au travail de bureau. Ils comprennent les meubles, les machines, les appareils ménagers, la papeterie, etc. Différents types d’équipements sont nécessaires pour différents types de travaux.

(6) méthodes:

Chaque type d'activité a sa propre procédure ou méthode correcte. Le flux de travail sera entravé si la méthode correcte n’est pas suivie. Cela est plus vrai lorsque la comptabilité est faite ou une machine est utilisée, etc.

(7) Personnel:

Un bureau doit avoir un personnel bien choisi, efficace et formé, ou un personnel capable d’exécuter les activités. Un bureau doté de toutes ses fonctionnalités sera inefficace s’il manque du personnel approprié, qualifié et non qualifié.

(8) Département:

Il existe différents types d'activités à effectuer dans un bureau. Toutes les activités ne peuvent pas être réalisées par les mêmes personnes. Les activités doivent être regroupées de manière fonctionnelle. Le nombre de départements dépend de la taille et de la nature du travail du bureau.

(9) Organisation:

Un bureau lui-même doit être organisé avec du personnel approprié ayant des relations formelles entre eux et avec un superviseur ou un chef compétent. Le travail de bureau et le travail de bureau doivent être étudiés sous tous les aspects mentionnés ci-dessus. Cela dépend beaucoup du secrétaire de l'organisation, qui est le responsable du bureau principal.