Routine: signification, caractéristiques et importance

Lisez cet article pour en savoir plus sur la routine. Après avoir lu cet article, vous pourrez en apprendre davantage sur: 1. La signification de la routine 2. Les caractéristiques d’une routine 3. L’ importance d’une routine 4. Quelques tâches de routine typiques d’un secrétaire.

Signification de routine:

La planification est nécessaire pour chaque type de travail. Planifier, c'est penser à l'avance.

Analyses de planification:

Qu'y a-t-il à faire?

Pourquoi être fait?

Comment être fait?

Par qui faire?

Quand être fait?

Où être fait?

Il faut d'abord obtenir une réponse à chaque requête, puis tenter une action. Après le plan vient la procédure.

Chaque travail a sa propre procédure à faire. Une routine est un cours de procédure régulier. Le mot «cours» inclut le sens d'une série d'actions. Une routine comporte donc une série d’actions.

Une routine a deux aspects:

a) Actions, les unes après les autres, par ordre de priorité et

(b) Un facteur temps pour chacune des actions.

Un certain nombre de routines crée un système qui fournit une image complète de certaines activités. Si nous examinons n'importe quel travail de bureau, nous trouvons les deux aspects. Par exemple, traitement du courrier entrant. Les actions qui le composent sont les suivantes: recevoir les courriers, les ouvrir, en examiner le contenu, dater la date, trier, distribuer et conserver la trace.

Chaque étape a sa propre méthode et si la méthode est correcte, le temps consommé devient minimum. Cette routine fait partie du système global de correspondance. Non seulement un travail doit être fait simplement, il doit être fait correctement, en temps opportun et efficacement. Ceci est possible s'il existe une routine appropriée. Dans un bureau où les conditions de travail sont favorables, où le matériel est disponible, où la supervision et le contrôle sont présents et où le personnel approprié est employé, une routine devient efficace. La préparation d'une routine pour chaque travail dans un bureau est une fonction de l'organisation du bureau.

Caractéristiques d'une routine:

(1) Un travail de routine consiste en plusieurs étapes ou en une série. Une fois qu'une étape est connue, elle doit être répétée de la même manière à chaque fois et par chaque personne effectuant ce travail.

(2) Une routine doit être formulée ou préparée. La préparation d'une routine lorsqu'un nouveau bureau est créé prend plus de temps. L'expérience d'autres organisations similaires a une grande valeur.

(3) Une routine a un but et chaque étape contribuera à la réalisation de ce but.

(4) Toutes les étapes doivent avoir une corrélation et une séquence temporelle définie.

(5) Il ne doit pas y avoir de double emploi, ni de chevauchement ni de lacunes.

(6) Les règles doivent être encadrées pour accomplir une routine.

Importance d'une routine:

L'importance de la routine de bureau est grande.

Si une routine est correctement préparée et suivie, les avantages suivants sont appréciés:

(1) La performance est conforme à une norme fixe:

La norme comporte quatre aspects:

a) Quantité - une qualité de travail souhaitable doit être accomplie,

(b) Qualité: la performance doit avoir la qualité attendue.

(c) Temps - l'exécution doit être dans un temps stipulé,

d) Coût - le coût ne doit pas dépasser les avantages.

(2) Il y a un meilleur contrôle:

S'il y a une routine, il est plus facile pour le personnel de supervision d'exercer un contrôle. Un superviseur doit vérifier si la routine est suivie ou non.

(3) Meilleur flux de travail:

Une administration de bureau efficace signifie que le flux de travail est fluide et que le rendement est optimal. Si tout le monde suit la routine, il y aura une meilleure fluidité du travail à condition qu'il n'y ait pas d'obstacles ni d'obstacles gênant (voir ci-dessous).

Comment le travail de routine est-il entravé?

Il y a quatre éléments dans le processus de travail de routine:

a) la méthode de travail,

b) le matériel à utiliser,

c) le personnel,

d) Les conditions de travail.

En cas de défaillance de l'un des éléments, le travail de routine est entravé.

Les obstructions ou les défauts se produisent de la manière suivante:

a) Le meilleur moyen de faire un travail peut ne pas être connu ou ne pas être communiqué au personnel,

(b) Les formulaires, articles de papeterie, machines ou appareils, etc., nécessaires au travail peuvent manquer. La machine peut tomber en panne. Il peut y avoir une absence de maintenance appropriée de la machine. Le matériau particulier »ou une pièce de rechange d'une machine n'est pas disponible,

(c) Il peut y avoir un manque de personnel approprié. Le défaut est dans le système de recrutement. Il peut y avoir un manque de formation du personnel. Le personnel peut ne pas être sérieux ou attentif. Ils peuvent être irréguliers ou perdre du temps en bavardant. Cela signifie indirectement un manque de supervision et de contrôle appropriés,

d) Les conditions de travail ne peuvent être ni propices ni favorables au travail. Le manque de lumière, une panne de courant, des perturbations extérieures, etc., en sont quelques-unes des causes,

e) La présentation peut être défectueuse.

Comment les obstacles peuvent-ils être surmontés?

Les obstacles à la fluidité du travail de routine peuvent être surmontés par une planification et un contrôle appropriés du travail de bureau. Le secrétaire en tant que directeur général a de grandes responsabilités à cet égard. À cette fin, différents types de «tableaux de routine» ou «organigrammes» ou «tableaux de fonctionnement» sont préparés. Ce ne sont que des diagrammes permettant de comprendre facilement les étapes à suivre pour effectuer un travail.

Il existe différentes techniques pour créer de telles cartes, telles que «la carte du cou», «la carte isométrique», etc. L'essentiel est qu'il doit y avoir une étude et une recherche approfondies sur les méthodes de bureau. Une grande organisation peut se permettre de disposer d’un département distinct pour les études d’E & M. O & M est synonyme d'organisation et de méthodes.

Chaque tâche passe par des étapes successives et celles-ci sont exprimées par des symboles dans un organigramme. Par exemple:

Il faut toutefois noter que tout type de travail ne peut être réutilisé. Des routines sont préparées pour les fonctions à caractère répétitif. Au moment de l'urgence, la routine ne fonctionne pas.

Quelques tâches routinières typiques d'un secrétaire:

Une secrétaire doit régulièrement effectuer des tâches courantes au bureau. Ces tâches, décrites ci-dessous, sont généralement exercées par un secrétaire particulier ou même par un secrétaire de bureau et non par un secrétaire de type général. Un secrétaire peut toutefois confier ces tâches à son secrétaire privé ou au secrétaire du bureau.

(A) Prise en charge du téléphone ou des appels :

L'utilisation du téléphone est une caractéristique commune dans un bureau, à la fois pour la communication interne et externe. Un grand bureau dispose de son propre système téléphonique interne, par connexion PBX ou PAX ou inter-com. système. Sur le clavier du central téléphonique interne, il y a un opérateur en cas de système manuel, qui gère le commutateur. C'est une partie mécanique de l'opération.

Traiter le téléphone signifie en fait établir des contacts et avoir la conversation. De nombreux appels viennent de l'extérieur et un grand nombre d'appels sont également destinés aux étrangers. Dans le même temps, un grand nombre de connexions internes sont nécessaires d’un service à l’autre. C’est un travail formidable pour un bureau occupé d’offrir le maximum de possibilités de telles connexions externes et internes.

Il y a des appels personnels entrants et sortants des membres du personnel. Celles-ci doivent être réduites au minimum car cela peut entraver les appels officiels. Un grand bureau peut avoir un certain nombre de lignes externes et également des lignes directes à partir des chambres de cadres importants. Il y a une ligne spéciale qui est fréquentée même après les heures de bureau en cas d'urgence.

Devoirs du secrétaire particulier:

Un secrétaire privé assiste d’abord aux appels téléphoniques au nom de son patron. Il doit avoir une connaissance complète du fonctionnement du téléphone. Il doit connaître les différents types de services fournis par le service téléphonique ainsi que les règles et procédures applicables aux différents types d'appels (appels locaux, interurbains, interurbains, phonogrammes, etc.). Un grand bureau peut également disposer d'une connexion télex ou de télé- service d'impression (message TPM ou Tele-printer Message) au sein de l'organisation.

Un secrétaire privé doit tenir un répertoire téléphonique pour enregistrer les messages reçus ou envoyés par le patron. L’annuaire téléphonique contient des colonnes pour une description complète des parties de qui et à qui les messages ont été reçus ou envoyés.

Un secrétaire privé doit également connaître l’art de parler au téléphone. Son approche doit être polie, sa voix doit être claire et il doit observer toutes les étiquettes, par exemple, souhaitant un bon matin ou un 'namaskar' au début ou un au revoir ou un 'namaskar' à la fin.

Il peut avoir à faire face à de nombreux appels téléphoniques, entrants ou sortants, mais il ne doit pas être perturbé ni irrité. Il doit réaliser que son comportement a finalement un impact sur le patron. Un secrétaire particulier tient généralement une liste de numéros de téléphone sur lesquels son chef demande fréquemment des connexions.

(B) Traitement des appelants :

Un secrétaire est un agent de liaison et un grand nombre de personnes le sollicitent chaque jour. Un grand bureau garde une réceptionniste qui reçoit d’abord les appelants, puis les envoie aux services ou personnes concernés. Parfois, il est nécessaire d'obtenir l'autorisation de certains responsables avant de permettre aux appelants d'entrer dans le bureau. Dans un petit bureau, les appelants peuvent contacter directement le secrétaire. Les personnes qui appellent un grand dirigeant ou un administrateur doivent s’adresser à son secrétaire particulier.

Quatre types d’appelants se rendent au bureau tous les jours:

(1) Ceux qui ont des rendez-vous antérieurs. Il n’est pas difficile de répondre à ces appels s’ils arrivent à l’heure. Le secrétaire particulier lui permet simplement de rencontrer le patron ou peut lui demander d'attendre un peu si le patron est occupé.

(2) Ceux qui appellent sans rendez-vous préalable. Mais si une telle personne est connue du bureau et peut même revêtir une grande importance pour l'organisation, il est le bienvenu et le secrétaire essaie de prendre contact avec le patron.

(3) Ceux qui viennent fréquemment mais pour aucune affaire précise. Par exemple, des représentants de différents fournisseurs. Le secrétaire les traitera comme souhaité par le patron. La secrétaire s'adressera à son patron par téléphone.

(4) Personnes inconnues qui viennent par hasard ou pour une enquête. Le secrétaire le traitera personnellement et lui demandera de revenir après rendez-vous. Quelle que soit la nature de l'appelant et quelle que soit la technique de traitement de l'appelant, le secrétaire doit toujours être très poli et ne jamais nuire au sentiment du visiteur.

(C) Prendre rendez - vous :

Un autre travail de routine d'un secrétaire particulier consiste à prendre des rendez-vous entre son patron et d'autres personnes. Les autres incluent à la fois des personnes extérieures et des membres de l'organisation ou du personnel. Les rendez-vous sont encore de deux types: un étranger qui souhaite prendre un rendez-vous ou un chef qui veut le prendre.

Les rendez-vous locaux sont pris par téléphone, mais pour les personnes d'autres lieux, ils sont généralement fixés par correspondance, voire par téléphone ou télex. Le secrétaire doit tenir un journal pour tous les rendez-vous et doit rappeler chaque jour à son patron les rendez-vous.