Rapports à la direction: signification, objets et bases
Lisez cet article pour en savoir plus sur la signification, les objets et les éléments essentiels de la génération de rapports vers la direction.
Signification de signalement:
Le terme «rapport» signifie différentes choses comme suit:
(a) racontant quelques faits,
(b) examiner certaines questions avec leurs mérites et inconvénients et offrir des commentaires,
c) Fournir des données à intervalles réguliers sous des formes normalisées,
(d) Soumettre des informations spécifiques à des fins particulières sur instructions spécifiques.
Les rapports de gestion font référence au système formel selon lequel les informations requises pertinentes sont fournies à la direction au moyen de rapports en permanence. Ainsi, «rapport» est l’essence de tout système de reporting de gestion.
Le terme «rapport» fait normalement référence à une communication formelle, qui se déplace vers le haut, c’est-à-dire pour la communication factuelle d’un niveau inférieur à un niveau supérieur d’autorité en réponse à des ordres reçus d’un niveau supérieur. Les rapports permettent de vérifier les performances. Une personne à qui sont donnés des ordres ou des instructions pour faire certaines choses doit rendre compte de ce qu’elle a fait en ce sens. Les rapports peuvent être oraux ou écrits, mais aussi de routine ou spéciaux.
Objets de rapport:
Les rapports de gestion ont principalement pour objectif d'obtenir régulièrement les informations requises sur les résultats d'exploitation de l'organisation, afin de les utiliser à des fins de planification et de contrôle.
Un autre objectif est de faire en sorte que le jugement soit compris et approuvé par les personnes impliquées dans divers aspects du travail d’entreprise. Le deuxième objet est étroitement lié au premier et est important en termes d’efficacité, de moral et de motivation.
Éléments essentiels d'un bon système de reporting:
Un bon système de reporting est un meilleur guide et un outil efficace pour une prise de décision de gestion efficace.
Par conséquent, les éléments essentiels d’un bon système de reporting sont les suivants:
1. Forme appropriée:
Afin de faciliter la prise de décision, les informations fournies doivent être sous une forme appropriée. Le style et la présentation d'un rapport dépendent des besoins de l'individu qui l'utilisera. Le rapport peut être soumis sous forme de récit [exposé écrit des faits], de tableaux statistiques, de graphiques, de diagrammes, etc.
2. bon moment:
La rapidité est très importante car les informations différées sont des informations refusées. Les rapports sont destinés à l'action et lorsque des tendances ou des événements défavorables sont remarqués, des actions doivent suivre immédiatement. Plus le rapport est établi rapidement, plus les mesures correctives nécessaires sont prises.
3. Flux d'informations adéquat:
Les informations doivent passer du niveau d'autorité approprié au niveau d'autorité où les décisions doivent être prises. De plus, des informations complètes et cohérentes doivent circuler de manière systématique.
4. Flexibilité:
Le système doit pouvoir être ajusté en fonction des besoins de l'utilisateur. Par exemple, le responsable de la production devrait recevoir des informations relatives à sa division ou à son domaine de contrôle uniquement.
5. Facilitation de l'évaluation:
Le système doit signaler de manière distincte les écarts par rapport aux normes ou aux estimations. Les facteurs contrôlables doivent être distingués des facteurs non contrôlables et déclarés séparément. Un bon système de reporting doit fournir les informations nécessaires à l'évaluation du domaine de responsabilité de chaque responsable par rapport aux objectifs de l'organisation.
6. économie:
Il y a un coût pour la restitution de l'information et ce coût devrait être comparé aux avantages tirés du rapport ou à la perte subie du fait de ne pas avoir le rapport. L'économie est un aspect de l'information à prendre en compte lors de l'élaboration d'un système de rapport.
