Procédures de traitement des messages entrants et sortants
Cet article met en lumière les trois principales procédures de traitement des messages entrants et sortants. Les procédures sont les suivantes: 1. Boîte postale 2. Sac postal 3. Système de messagerie.
Procédure n ° 1. Boîte postale:
Chaque grand bureau de poste conserve de telles boîtes de taille standard à louer aux utilisateurs. Toute personne, association ou entreprise peut prendre une telle boîte en location. Le but est que tous les envois postaux de format standard entièrement pré-payés et non enregistrés soient conservés à l’intérieur de la boîte.
Le locataire peut en prendre livraison lui-même ou par l'intermédiaire de son agent directement dans la boîte à intervalles réguliers pendant les heures de travail.
Les règles pour l’embauche d’une boîte aux lettres sont les suivantes:
(a) Le locataire doit payer un loyer trimestriel ou annuel et il doit conserver une caution.
(b) Le bureau de poste donne une clé (le duplicata est conservé par le bureau de poste), un numéro de jeton et un bon de livraison portant ce numéro.
(c) Le locataire doit produire le billet chaque fois qu'il veut ouvrir la boîte à l'aide de la clé.
(d) La clé et le ticket doivent être rendus lorsque la boîte est libérée par le locataire.
e) Le loyer est payable à l’avance et le renouvellement doit être effectué avant l’expiration du délai.
(f) Si le renouvellement n’est pas effectué dans les 20 jours de la date d’expiration, le dépôt est confisqué.
(g) Le locataire peut utiliser le numéro de jeton comme adresse postale abrégée.
Avantages:
(a) Le courrier peut être reçu selon le confort et plus souvent que l'heure habituelle de livraison par le bureau de poste.
(b) Le numéro de jeton attribué peut être utilisé comme une adresse postale abrégée comportant une sorte de secret.
(c) Il y a peu de risque de mauvaise livraison ou de perte en transit du courrier qui n'est pas rare entre les mains du facteur.
Désavantages:
(a) Aucun avantage en cas d'envois postaux enregistrés ou non entièrement payés ou de taille non standard.
(b) Il y a une dépense supplémentaire.
(c) Une personne de confiance est tenue d'apporter la livraison des articles. L'utilisation du sac postal supprime cet inconvénient.
Procédure n ° 2. Post Bag:
Un sac postal est un type spécial de sac donné en location par un grand bureau de poste à un loueur afin de transporter le courrier depuis ou vers le bureau de poste. Un particulier, une association ou une entreprise peut prendre un sac en location au bureau de poste.
Tout le courrier entrant collecté dans le bureau de poste et adressé au locataire est conservé par le bureau de poste à l'intérieur du sac postal et verrouillé. Le locataire ou son agent se présente au bureau à une heure convenue pour récupérer le sac lors de la production du bon de livraison. Le sac est pris au bureau du locataire.
Encore une fois, le locataire met tout le courrier sortant dans le sac, le verrouille et le porte au bureau de poste pour le poster. On peut avoir un sac postal avec ou sans boîte aux lettres. Les règles pour la location d'un sac postal sont presque les mêmes que dans le cas d'une boîte postale (voir ci-dessus). Le bureau de poste donne une clé et un ticket de livraison au locataire. Ici, il n’ya pas de numéro de jeton à utiliser comme adresse postale courte.
Avantages:
a) les envois postaux peuvent être transportés en toute sécurité depuis et vers le bureau de poste,
(b) C'est un avantage supplémentaire à l'utilisation d'une boîte aux lettres.
(c) Pendant le transit du courrier sortant, il n'y a pas de largage et les timbres adhésifs collés sur les articles ne peuvent pas être enlevés.
Désavantages:
(a) il a une dépense supplémentaire,
(b) Le bureau de poste ne peut pas mettre le courrier entrant dans le sac à temps ni en entier.
Procédure n ° 3. Système de service de messagerie:
A l’origine, le service de courrier désignait un service de messagerie inter-agences que l’on trouvait dans les grandes organisations. De nos jours, il est devenu une entreprise spécialisée. Les entreprises privées assument la responsabilité de transporter les courriers des maisons de commerce par des messagers individuels, moyennant le paiement de frais.
En raison d'irrégularités dans les services postaux, le système de messagerie est devenu très populaire. Même le gouvernement pense à la «privatisation» des services postaux.
