Remplissage de bureau: importance et classification

Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. L’importance du classement 2. La classification du classement.

Importance du classement:

Le classement est un moyen d'organiser et de conserver les enregistrements. Il comporte donc deux aspects distincts: l'arrangement et la préservation. Tous les types de papiers, documents, plans, etc. doivent être préservés afin que, à l'avenir, tout papier ou document puisse être trouvé à titre de référence. La disposition des enregistrements doit être efficace afin que tout papier ou document puisse être rapidement localisé.

Par conséquent, les papiers et documents ne peuvent pas être entrés au hasard dans les fichiers. Les papiers et documents doivent être classés et regroupés et un fichier séparé est réservé à chacun de ces groupes. C'est ce qu'on appelle la classification des fichiers. Un fichier divers est ouvert pour les papiers non classés.

Classification du classement:

Une classification doit avoir une base. La base de classification des papiers et documents la plus courante est la période financière. Des comptes doivent être préparés pour chaque période financière qui est un calendrier ou tout autre exercice financier (par exemple, d’avril à mars).

À cette fin, les documents et documents relatifs à cette année doivent être regroupés. Mais il s’agit d’un groupe temporaire, car une organisation est traitée comme une entreprise en activité et présente une continuité d’existence du passé au futur. Une autre base commune de classification est la chronologie. Tous les papiers et documents sont classés en fonction des dates.

Les autres types de base de classification sont les suivants:

(1) objet:

C’est la base de classification la plus courante et la plus simple. Un fichier séparé est ouvert pour chaque objet, appartenant au groupe de capital, de revenus ou de loi, etc. Par exemple, terrains et bâtiments, machines, immobilisations, ventes, achats, loyers, salaires, taxes, conception de produits, conception de formulaires, etc.

Avantages:

(a) Ceci est une base simple,

(b) Les fichiers peuvent être manipulés facilement,

(d) Les fichiers peuvent être ouverts sur un nombre quelconque de sujets.

Désavantages:

(a) il a moins de flexibilité,

b) Il n’est pas utile de déterminer les relations avec les différentes parties,

(2) géographique ou territorial:

Une organisation qui a des activités dans différents domaines, des branches dans différents domaines ou des relations avec des parties se trouvant à des endroits différents devient indispensable. Une fois que les documents ont été classés par zone, une autre catégorisation peut être effectuée sur la base des sujets.

Avantages:

(a) Ceci est indispensable pour une grande organisation ayant des activités étendues,

(b) Le référencement est facile lorsque la zone est connue.

Désavantages:

a) Il est tout à fait possible de classer de manière erronée à moins que la connaissance de la géographie soit bonne,

(b) La classification est plus compliquée.

(3) Party-Wise:

Un certain nombre de personnes ou de parties s’intéressent généralement à tous les types de sujets. Il peut y avoir des exceptions. Par exemple, s'il n'y a qu'un seul bureau loué et aucune succursale, il n'y a qu'un seul locateur qui reçoit un loyer.

D'autre part, il peut y avoir un grand nombre de parties concernées par les ventes ou les achats. Très souvent, des lettres sont échangées et d’autres communications sont faites, des factures peuvent être envoyées à ces parties. Ainsi, un bon nombre de documents s’accumulent concernant chaque parti et il est nécessaire d’ouvrir un fichier séparé en son nom. Ces fichiers sont classés en fonction des noms de différentes manières:

a) Alphabétique:

Les noms sont classés par ordre alphabétique sur la base du prénom ou du nom de famille. L'arrangement est fait sur la méthode du dictionnaire en prenant en considération chaque alphabet successif. Par exemple, Aa, Aab, Aac …………., Ab, Aba, Abb, Abe… .. et ainsi de suite. Un numéro est attribué à chaque fichier et un index est préparé en conséquence.

(b) numérique:

Les noms peuvent avoir des doublons et il y a donc un risque de confusion. Par conséquent, les noms sont convertis en certains nombres. Il existe différentes techniques pour convertir un nom en chiffres. Chaque alphabet aura un numéro spécifique selon un tableau. Un objet peut également être converti en un nombre.

Généralement, trois chiffres sont utilisés pour plus de commodité et d’adaptabilité à la perforation des cartes. Par exemple, Ventes = 001, Achats = 002, Loyer = 003. Une élasticité supplémentaire peut être ajoutée en réservant un groupe de nombres à un sujet particulier.

Par exemple, Sales = 001 à 010, 001 pour tous les clients dont le nom commence par A à C, 002 pour D à F, etc. Dans les bibliothèques, nous constatons que chaque sujet a son propre numéro universellement accepté, comme 330, 331, etc. utilisé pour les livres sur le commerce. Tout livre lié à Commerce aura un numéro commençant par 330 ou 331.

Le nombre peut être composé d'un grand nombre de chiffres qui peuvent être divisés en parties et chaque partie a une signification désignant une zone, un sujet, le nom de la partie, etc. Un très bon exemple que nous trouvons dans Consommer. Numéro attribué par la Calcutta Electric Supply Corporation Ltd à ses consommateurs ou par la Corporation de Calcutta aux propriétaires de maisons, etc.

Le code PIN utilisé par le service postal est un exemple idéal. Chaque numéro de code PIN est explicite. Par exemple, 700 026 signifie: 7 pour la zone orientale, 0 pour le Bengale occidental, 0 pour Calcutta et 026 pour le bureau de poste de Kalighat. Il reste trois chiffres pour le numéro de zone du bureau de poste afin d'ajouter de l'élasticité.

Avantages:

(a) Le classement devient plus précis. Il n'y a pas de confusion pour des noms identiques,

(b) Le numéro peut être utilisé comme numéro de référence pour ce fichier,

(d) Le numéro est un code qui se passe d'explication,

(e) La préparation de l'index est plus facile et en particulier pour les références croisées.

Désavantages:

(a) C’est une méthode compliquée et difficilement compréhensible par tout le monde,

(b) Les papiers appartenant au fichier Divers ne peuvent pas être arrangés,

(d) Une référence immédiate pour l'explication du code est nécessaire.

(c) Alphabétique-Numérique:

Un système alphabétique-numérique combiné peut être suivi pour plus de commodité et davantage d’élasticité. Par exemple, le premier alphabet du nom de la matière, du nom ou du prénom d’une partie ou du nom d’une région peut être utilisé pour faciliter la compréhension.

Ainsi, un Poddar peut être numéroté P336. S'il y a deux poddars, leurs noms sont numérotés par ordre de priorité sous les numéros P336.1 et P336.2 ou P336 / 1 et P336 / 2.

Prenons un exemple exhaustif pour expliquer l’application intégrale de la méthode de classification alphabétique-numérique du fichier et la numérotation correspondante du fichier à utiliser comme numéro de référence. Supposons que Sri Poddar soit un client à qui la troisième lettre est écrite aujourd'hui en 1987 et qu'il appartient à la zone des ventes de Delhi, qui est gérée par un agent nommé N. Ghosh.

Le fichier Ventes de la société porte le numéro 001 et est ensuite classé dans les catégories 001 à 010 (voir ci-dessus). Poddar tombe dans le groupe 009. Les fichiers sont classés par zone et le fichier de branche de Delhi est ajouté avec l’alphabet D ou D001.

Le numéro de fichier de Sri Poddar est D009 / P336. La troisième lettre qui lui a été écrite en 1987 et signée par Sri N. Ghose portera le numéro qui se passe d'explication D009 / P336-3 / 87 / NG. C'est le numéro de référence à mettre sur la lettre écrite à Sri Poddar.

Le type de classification alphabétique-numérique présente les mêmes avantages et inconvénients que ceux de la classification numérique. Cependant, c'est plus explicite et en même temps un peu plus compliqué. Fichier permanent d’impôt sur le revenu Le nombre de personnes évaluées est déterminé par cette méthode.

Facteurs pour choisir la classification:

Divers facteurs doivent être pris en compte avant de choisir un type de classification particulier.

Elles sont:

(a) La taille de l'organisation et le nombre de fichiers. Si le nombre est grand, le type numérique sera choisi.

(b) Le personnel qui traitera les dossiers. À moins que le personnel ne soit pas bien formé, les types simples de classification seront préférés.

(c) Il est plus coûteux de conserver des fichiers classifiés numériquement, car un équipement approprié et une indexation des cartes seront nécessaires. L'organisation doit pouvoir se le permettre.

Fichier maitre:

Dans certaines grandes organisations, un fichier principal est conservé dans lequel une copie de chaque document ou document lié à un département est conservée en tant que registre complet et pour un contrôle général. Un fichier maître peut être conservé au siège social pour toutes les succursales.