Budget de bureau: signification, importance et limites du budget de bureau

Lisez cet article pour en savoir plus sur le sens, l’importance, les limites, les types et la préparation du budget de bureau.

Signification de budget de bureau:

Un budget de bureau peut être défini comme «un appareil consistant en un agencement ordonné de données déterminé par des suppositions calculées et couvrant toutes les phases de l'entreprise pour une période future déterminée».

Le contrôle budgétaire consiste à utiliser le budget en comparant les résultats réels aux estimations calculées afin de corriger la méthode ou la technique de comparaison des résultats avec les objectifs de dépenses, de revenus et de production anticipés.

Parmi les deux précédents, à savoir budget et contrôle budgétaire, ces deux termes relatifs sont non seulement liés, mais également interdépendants. Du point de vue de la direction, l’un sans l’autre est inutile et représente un exercice inutile.

Importance de l'utilisation du budget de bureau:

L'utilisation du budget de bureau dans le bureau est importante en raison des facteurs suivants:

1. Planification et contrôle:

La planification est une fonction importante de la gestion. Ce n’est que par le contrôle budgétaire que la fonction de planification se concrétise. Une autre fonction importante de la gestion est le contrôle. Le contrôle budgétaire est une arme puissante de contrôle. Cela aide à contrôler les performances.

2. Aide à la décision:

Budget fournit une aide précieuse à un membre de la direction dans la prise de décision. Il obtient les informations factuelles sur les objectifs et les réalisations respectives indiquées dans le budget.

3. équilibrage:

Le contrôle budgétaire favorise un point de vue global. Un budget aide le chef de bureau en encourageant un équilibre souhaité entre les différentes activités de bureau.

4. Faiblesse révélatrice de la structure du bureau:

L'utilisation d'un budget permet de révéler les faiblesses de la structure organisationnelle du bureau. Les unités, départements ou divisions qui ont des dépenses excessives peuvent faire l’objet d’une attention particulière de la part de la direction.

Limite du contrôle budgétaire:

Le contrôle budgétaire, en tant que dispositif permettant de contrôler les coûts de bureau, a ses propres limites, les plus importantes étant:

1. Limitation quant à l'exactitude des prévisions:

Les budgets sont limités par la précision des prévisions. Pour ce faire, il serait préférable de passer en revue tous les mois ou tous les trois mois afin que les développements ou les changements de conditions soient reflétés dans le budget.

2. Seulement un outil de gestion:

Le budget est un outil. Ce n'est pas la gestion en soi. Un budget n'est pas automatique dans son fonctionnement. Il faut donc faire très attention à sa préparation. Il est également essentiel d'interpréter correctement les données.

3. Limite de temps:

L'utilisation d'un budget nécessite du temps. Les maux actuels ne sont pas réglés du jour au lendemain par le budget. Il n'est pas possible d'accélérer la correction ou l'élimination des conditions indésirables. Le contrôle budgétaire prend son temps pour être appliqué.

Types de budget de bureau:

Il est possible d’établir un budget séparé pour chaque département ou division de notre entreprise. Des budgets distincts sont souvent préparés pour les ventes, les achats, la production, les finances, la main-d'œuvre et les frais généraux. Un tel type de budget s'appelle budget départemental ou budget de division. Il peut également être préparé pour le bureau de notre organisation, où le bureau constitue une partie importante de l’organisation.

Les budgets sont généralement préparés en termes d'argent, mais il est aujourd'hui reconnu qu'il est également utile de préparer le budget en termes physiques. Les ressources matérielles nécessaires pour atteindre les objectifs chiffrés dans le budget. Le budget peut donc être un budget monétaire et le budget physique.

Ensuite, il y a un autre budget aimable. L'objet de ce type de budget est de prédéterminer l'action à entreprendre si une variation par rapport à l'objectif de l'estimation se produit. Ce budget indique les indemnités pour un certain niveau d’activité ainsi que les indemnités pour différents niveaux. En pratique, les écarts sont estimés par rapport à l’allocation pour l’objectif fixé.

Préparation du budget de bureau:

Le budget du bureau ne peut servir son objectif que s'il est préparé correctement. Pour ce faire, il est souhaitable de respecter les principes suivants de préparation du budget de bureau. Un soin particulier devrait être apporté à la préparation du budget du bureau; cela nécessite de l'argent, du temps et beaucoup d'efforts individuels pour préparer un budget. Le budget déjà préparé est un exercice inutile et coûteux.

Pour atteindre l'objectif d'un budget, les étapes suivantes doivent être suivies pour préparer le budget:

1. Classification des frais de bureau:

Lorsque les frais de bureau constituent une partie importante d’une organisation, il convient de les définir correctement.

De manière générale, les dépenses de bureau peuvent être classées comme suit:

(a) Fixe - comme bail, loyer,

(b) semi-variables, comme la supervision, et

2. Répartition des frais de bureau:

Le budget du bureau doit allouer les dépenses de bureau à divers départements avec soin.

Il existe deux types de dépenses de bureau:

(a) Direct - pouvant être imputé directement au service d'exploitation, par exemple l'amortissement des machines et des équipements et les salaires du personnel affecté exclusivement à un service particulier

b) Indirectes - pouvant être imputées directement aux services d’exploitation, mais qui sont allouées à ces services sur une base solide, par exemple Dépenses pour le système de remplissage centralisé, les frais d’exploitation et de maintenance centralisés, etc.

3. Consulter le personnel:

Les superviseurs sont consultés sur les différents aspects du budget. La performance passée de chaque département est évaluée et la cible de performance future est définie sur la base du but et des objectifs de l'organisation.

4. S'intégrer dans le budget principal:

Le budget de bureau complet doit être intégré au budget principal. Le responsable de bureau doit veiller à ce que l'intégration du budget de bureau dans le budget principal soit appropriée. Le chef de bureau ne devrait pas être égoïste. Il devrait être disposé à apporter les ajustements appropriés à son budget si les besoins organisationnels le demandent.

5. Rédaction du budget:

La prochaine étape de la budgétisation est la rédaction du budget. Le budget doit être écrit avec soin. Des explications appropriées, le cas échéant, doivent être fournies.

6. Transmission du budget:

C’est la dernière et la plus importante étape de la budgétisation. Le budget doit être envoyé à tous les départements et aux cadres qui sont supposés le mettre en œuvre. Les copies des parties du budget doivent également être envoyées aux responsables des niveaux de couverture responsables de l’exécution d’une partie du budget.