Bureaux et environnement

Après avoir lu cet article, vous apprendrez: 1. Signification et importance du logement et de l'environnement de bureau 2. Emplacement du bureau 3. Logement ou espace de plancher 4. Aménagement du logement de bureau 5. Espace de plancher et aménagement 6. Mobilier et agencements 7 Éclairage 8. Ventilation 9. Température, humidité et autres détails.

Locaux et environnement de bureau # Signification et importance:

“L'organisation comprend le travail, les personnes, le lieu de travail et les relations”. Les bureaux et l'environnement fournissent le lieu de travail.

Il a deux aspects distincts:

a) Hébergement:

Cela signifie l'espace qui a été acheté ou disponible pour faire le travail de bureau. Au début, il doit y avoir un site ou un lieu où l'hébergement est pris. De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors du choix de l'emplacement et de l'hébergement.

b) Environnement:

Cela signifie l'atmosphère qui règne dans le logement et qui a une incidence directe sur l'efficacité du travail de bureau.

L'environnement a encore deux aspects:

i) L’environnement physique ou les conditions physiques de travail constituées d’éclairage, de ventilation, d’assainissement, etc. d’une part et la disponibilité des équipements de l’autre.

(ii) L'environnement mental ou la relation employeur-employé et les relations hiérarchiques supérieures qui sont essentielles à la motivation et à la tranquillité mentale. Alors que l'environnement physique a une influence directe, l'environnement mental exerce une influence indirecte sur l'efficacité du travail de bureau. Les deux types d’environnement doivent être favorables. Il y a tellement de législations pour maintenir des environnements aussi favorables. Le secrétaire doit en avoir connaissance.

Bureaux et environnement # Emplacement:

Principes généraux:

Le choix de l'emplacement ou du site du bureau repose sur les principes de la centralisation et de la décentralisation. Dans toutes les villes, nous trouvons un «quartier de bureaux» ou une zone de bureaux où se trouve la plus grande concentration de bureaux de différentes organisations commerciales. Généralement, il est centré autour des principaux immeubles de bureaux du gouvernement ou de la Cour.

Il a une croissance historique. Par exemple, on trouve à Calcutta le complexe BBD Bag (ou l’ancienne place Dalhousie). Il existe les Writers 'Buildings, la General Post Office, le Trésor, la Reserve Bank of India, la Haute Cour (et d’autres tribunaux), le nouveau bâtiment du secrétariat, etc.

Avec la croissance du commerce et de l'industrie et la demande croissante de logements qui en découle, il n'est plus possible de loger tous les bureaux situés dans la même zone. Il y a une limite d'expansion horizontale du logement.

Il est en partie constitué par une expansion verticale à travers des bâtiments à plusieurs étages. Mais construire de tels bâtiments coûte cher et prend du temps. Il y a aussi d'autres difficultés. Il y a une pression sur les transports d'un côté, venant de toutes les directions aux premières heures du bureau et sortant de toutes les directions après la fermeture des bureaux.

Ce n'est pas économique. Le problème du stationnement des voitures est redoutable. De nombreux immeubles de bureaux à plusieurs étages offrent des parkings au sous-sol. Mais c'est insuffisant. Les loyers deviennent excessivement élevés. Pour éviter de telles difficultés, il existe une tendance à la décentralisation.

À Calcutta, nous constatons que des immeubles de bureaux s’étendent dans la région de Chowringhee. Les bureaux du gouvernement sont de plus en plus dispersés et atteignent Beliaghata (bureau de la taxe de vente), Salt Lake (bureau de l'irrigation), Alipur (centre de test), etc.

Il fut un temps où l'emplacement était préféré dans les bureaux, en raison de la disponibilité des moyens de transport, des communications, des services bancaires et autres. Mais de nos jours, ces installations sont disponibles dans différentes localités.

Considérations individuelles:

Peu importe qu'il y ait centralisation ou décentralisation, chaque organisation doit choisir l'emplacement ou le site de son bureau en tenant compte des facteurs suivants:

a) Disponibilité des moyens de transport:

Le transport est une considération primordiale. Les employés ainsi que d’autres personnes doivent se présenter au bureau régulièrement. Les membres du personnel doivent quitter le bureau pour s’installer régulièrement à d’autres endroits et pour des activités différentes. Certains bureaux fournissent leur propre moyen de transport, mais celui-ci est insuffisant et ne s'adresse pas à tous les membres du personnel et aux tiers.

b) Disponibilité d'autres installations:

Les autres installations comprennent la communication (téléphone, poste, etc.), la banque, les assurances, etc. Naturellement, les soi-disant «bureaux» en ont beaucoup.

c) Proximité de métiers connexes:

Certaines préoccupations doivent choisir un site pour leurs bureaux, où les bureaux d’autres préoccupations en matière de concurrence sont situés pour améliorer la concurrence ou dans une zone où ce commerce est concentré. Par exemple, le commerce du livre est concentré dans la rue College Street, à Calcutta, autour de l’Université de Calcutta et dans d’autres institutions renommées.

d) proximité de ses propres centres fonctionnels:

Un bureau d’une entreprise de fabrication peut se trouver à proximité de son usine (à condition que d’autres installations soient disponibles). Une entreprise import-export préférera avoir son bureau près de la zone portuaire ou des entrepôts sont disponibles.

e) Considérations générales:

Le bureau doit être situé dans une zone saine, silencieuse et respectable. Il doit être exempt de fumée, de poussière, de saleté et de saleté.

f) Considération économique:

Les taux de loyer pour l'hébergement sont des domaines souhaitables et d'autres termes et conditions (comme le paiement du loyer anticipé, voire du salami) peuvent être hors de la portée d'une organisation. Par conséquent, le choix reste largement conditionné par des considérations économiques. D'autre part, il est possible que l'hébergement ne soit pas disponible dans la zone souhaitée en raison de la forte demande et de l'offre inélastique.

Locaux et environnement de bureau # Locaux ou surface:

Après la sélection du site, la question de l'hébergement ou de l'espace se pose.

L'hébergement ou l'espace de plancher a deux aspects:

La taille et la forme.

Taille:

La taille de l'hébergement dépend de deux facteurs:

a) La nature des activités de l'organisation et

(b) Le volume d'activités de celui-ci.

Si la nature des activités de l'organisation implique une multitude de fonctions, le nombre de départements sera important et, par conséquent, un espace plus grand sera nécessaire. Par contre, s’il s’agit d’une préoccupation importante, son volume d’activités sera important et chaque département aura besoin de vastes locaux.

Le facteur temps:

Une organisation devrait croître en taille.

Au fur et à mesure de sa croissance, le nombre de locaux à usage de bureaux est de plus en plus important, et ce pour deux raisons:

(a) De nouveaux départements sont ajoutés et

(b) Les départements existants se développent.

En général, au moment de prendre des mesures d'adaptation, il faut garder à l'esprit les possibilités d'expansion future. Mais au tout début, nous ne pouvons pas occuper de très grands espaces car le coût d’établissement sera élevé. Bien sûr, quand une organisation se développe, elle peut changer d'espace, mais le changement d'adresse n'est pas souhaitable, en particulier s'il est fréquent.

Forme:

La forme de l'hébergement est un autre facteur important. Si la forme est irrégulière ou inhabituelle, la mise en page ne sera ni appropriée ni économique. Une forme rectangulaire est généralement préférable. Les immeubles de bureaux modernes sont conçus de manière à permettre des formes utiles.

La possession:

Le bureau d'une organisation ne peut pas être dans des locaux loués. L'organisation peut avoir son propre bâtiment. Une grande entreprise construit généralement son propre bâtiment selon ses propres exigences et des logements excédentaires peuvent être loués.

Une organisation peut disposer de plusieurs bâtiments pour mener à bien ses activités différentes et diversifiées, avec un bâtiment central pour le siège ou le siège. La société d'assurance-vie est un exemple. Les revenus locatifs peuvent être une très bonne source de revenus pour de nombreuses organisations. Un service social ou une organisation culturelle peut développer son centre d'activités avec l'assistance financière du gouvernement.

Aménagement des bureaux et environnement # Aménagement des locaux:

Importance:

Une fois que les locaux de bureaux situés au sol ont été finalisés, il convient de les aménager correctement.

Cet arrangement comprend deux fonctions:

a) Planification du bureau et

b) aménagement du bureau.

L'ensemble du processus attire l'attention sur les facteurs suivants:

a) la nature et la variété des fonctions à remplir,

b) le nombre de membres du personnel,

c) Le matériel de bureau requis.

La planification doit être faite scientifiquement en tenant compte du fonds de roulement et du fonds de roulement nécessaires et des possibilités d'expansion future. La planification doit être faite de cette manière et l'espace au sol doit être utilisé (c'est-à-dire, disposé) de manière à ce que la production maximale de travail puisse être réalisée avec un minimum d'apport.

Une bonne planification évite tout gaspillage d’argent, de temps et d’énergie. Une mise en page appropriée signifie une utilisation maximale de l'espace avec un minimum d'encombrement.

Locaux et environnement de bureau # Surface et aménagement:

Considérations générales:

Tout d'abord, il faut décider si la mise en page doit être de type fermé ou de type ouvert. La disposition de type dosé est à l’ancienne si le bureau se compose de plusieurs pièces pour différents départements. Le type ouvert est une technique moderne dans laquelle le travail de bureau général est effectué dans la mesure du possible dans des espaces ouverts, avec des chambres ou des bureaux pour des cadres ou des officiers importants ou pour des travaux confidentiels.

Les immeubles de bureaux modernes sont conçus de manière à offrir un espace ouvert et les petites chambres sont construites avec des matériaux de séparation légers. Le type de mise en page ouvert offre de meilleures conditions de travail et une supervision facile.

Dans le passé, il n'y avait pas de plan séparé pour les immeubles de bureaux. Tout bâtiment était adapté au travail de bureau. Un bâtiment est composé de pièces et les départements sont placés dans des pièces différentes. Les chambres ne permettent pas beaucoup de lumière ou de ventilation. De plus, la supervision devient coûteuse car presque dans chaque salle, un superviseur doit être engagé.

Considérations particulières:

La mise en page envisage trois choses:

(1) Le placement des départements:

Office est divisé en deux parties, générale et privée. Le travail de bureau général ou de routine doit être effectué dans un espace ouvert et le travail privé ou confidentiel en chambre.

(2) Allocation d'espace aux départements:

La quantité d'espace nécessaire à un service dépend du volume de travail, du nombre d'employés et du matériel à utiliser.

(3) Classification des départements:

(a) Il y a certains départements avec lesquels les étrangers sont principalement concernés, comme la Réception et la Trésorerie. Ceux-ci doivent être situés près de l'entrée. La salle de réception doit disposer de places assises adéquates et confortables, ainsi que de matériel de lecture, afin de vous faire passer le temps d'attente.

La salle doit être décorée avec goût. Un réceptionniste qualifié doit être présent (généralement, il est l'opérateur téléphonique). Le service de caisse doit être proche mais bien protégé et sécurisé.

(b) Certains départements sont au service de tous les départements, par exemple le pool de dactylographes, la section des envois, etc. Ces départements doivent être situés de manière commode, accessibles à tous les autres. Il peut y avoir une salle insonorisée pour les machines.

(c) Il existe des départements uniquement pour les cadres supérieurs. Par exemple, la salle du conseil où toutes les réunions doivent être tenues pour la prise de décision. Il peut y avoir une salle de conférence séparée pour la tenue de séminaires et de discussions de groupe.

d) Il existe des départements à des fins non officielles. Par exemple, la cantine, la salle de loisirs, etc.

Des principes:

La tâche de la mise en page scientifique et pratique est redoutable car le flux de travail en dépend.

(1) Il doit y avoir suffisamment de «passerelle» ou d'espace pour le déplacement d'une table à une autre, afin de faciliter les déplacements.

(2) Les tables doivent être disposées de telle sorte que les étapes successives d'un "travail achevé puissent être suivies soit en ligne droite, soit en cercle, soit en forme de U, en évitant tout" recul "possible, c'est-à-dire en se déplaçant de haut en bas. nombre de fois inutilement sur la même piste.

(3) Dans la mesure du possible, tout le bureau ou au moins des départements interreliés doivent être situés au même étage.

(4) Il ne doit pas y avoir de danger physique causant des obstructions ni même des accidents entraînant des blessures. Par exemple, les coins pointus d'une table ne doivent pas être exposés de manière inconfortable, aucun câble téléphonique ou autre ne doit être posé au sol de manière dangereuse, etc.

(5) L'espace de plancher doit être exempt de cloisons, colonnes, etc. autant que possible.

(6) Il doit y avoir suffisamment d'espace autour de chaque travailleur.

Importance:

L'importance de la mise en page scientifique peut être jugée par les raisons suivantes:

(a) L'efficacité du travail effectué dépend en grande partie des aménagements.

b) L’utilisation rationnelle de l’espace permet de profiter de l’économie.

(d) Il peut y avoir une meilleure utilisation de l'équipement.

e) Les employés trouvent les conditions de travail plus favorables.

f) La supervision et le contrôle seront meilleurs.

Locaux et environnement de bureau # Meubles et installations:

Sens:

Les meubles et les accessoires sont des choses différentes. Selon le dictionnaire Webster, le terme «mobilier» signifie «le matériel nécessaire, utile et souhaitable en tant qu’objet mobile servant à la préparation d’une pièce prête à être occupée ou utilisée».

Le mobilier présente donc les caractéristiques suivantes:

(1) C'est une sorte d'équipement.

(2) C'est nécessaire.

(3) C'est utile.

(4) C'est souhaitable.

(5) Il est constitué d'objets mobiles.

(6) Il rend l'espace prêt à être utilisé.

Un bureau nécessite différents types d'équipements, y compris des meubles. Le mobilier de bureau répond également aux caractéristiques du mobilier. Le terme "luminaire" signifie, selon le même dictionnaire, "quelque chose qui est fixé en place comme un appendice permanent ou une partie structurelle". On y trouve des luminaires sous forme d'appareils électriques, de tapis au sol, d'étagères aux murs, d'un petit projecteur fixé sur la table d'une dactylographe lors de la transcription d'un microfilm, etc.

De la définition, nous trouvons les caractéristiques suivantes de 'fixture':

(1) Quelque chose qui est fixé en place.

(2) Il est fixé en permanence.

(3) Il peut s'agir d'une partie d'une structure.

Il y a une grande différence entre les meubles et les luminaires. Les meubles sont mobiles tandis que le luminaire est fixe. Ainsi, un bureau nécessite les deux types d’articles: meubles et accessoires. (Le mot «mobilier» est utilisé dans un sens collectif. Il désigne un certain nombre de meubles. Il en va de même pour le mot «équipement».)

Pourquoi les meubles et les accessoires sont-ils utilisés?

Ils sont utilisés pour différentes raisons:

(1) Pour l'utilité ou l'utilité qu'ils ont.

(2) Certains appareils sont utilisés pour leur apparence ou leurs conceptions artistiques. De nombreux types de décorations murales sont réalisés dans les bureaux modernes.

(3) Ils rendent le bureau plus attrayant.

(4) Ils attirent énormément les employés et les motivent à travailler.

(5) Un mobilier et des installations de qualité et dignes renforcent la bonne volonté du bureau (et de l'organisation en réalité).

Les meubles et les accessoires nécessitent beaucoup d'attention avant d'être achetés. Il faut voir dans quelle mesure les raisons susmentionnées sont satisfaites. Ils ont un lien très étroit avec la mise en page.

Utilisation et importance:

Chaque bureau nécessite du mobilier et des accessoires. Le mobilier est indispensable à tous les bureaux, grands ou petits. À l’époque moderne, certains meubles sont convertis en luminaires parce que certains meubles, comme des étagères ou des étagères, voire des chaises ou des sièges, sont fixés aux murs.

Une importante somme d’argent est réservée au mobilier et aux agencements au moment de la planification d’une organisation de bureau. Le mobilier et les agencements sont considérés comme des actifs et sont amortis chaque année. Chaque année, il y a des réparations et des remplacements. Très souvent, une rénovation totale est nécessaire pour rendre le bureau plus moderne et élégant, ainsi que pour améliorer son utilité.

De nouvelles conceptions sont introduites sur le marché, utilisant des matériaux non conventionnels exigeant une utilité et une économie accrues. La coloration des meubles, assortie à la couleur des murs, ajoute beaucoup d’élégance et de gaieté à l’environnement de bureau.

Le nombre et la variété de meubles et d'accessoires utilisés dans un bureau dépendent des facteurs suivants:

a) la nature et le volume des activités de l'organisation,

(b) la surface de plancher utilisée,

c) Le nombre de départements créés,

d) le nombre de membres du personnel,

e) l'opportunité ressentie par la direction,

f) La disponibilité des fonds et du budget.

Les types de meubles suivants sont normalement utilisés dans un bureau:

Tables, chaises, râteliers Almiras, tabourets, classeurs, canapés (généralement dans la salle de réception), différents types de supports pour machines, comptoirs, bureaux, coffres-forts et casiers, etc. Les meubles peuvent être achetés au marché auprès des ébénistes et les fournisseurs ou les meubles peuvent être construits selon les besoins et les dimensions. Les appareils sont principalement fabriqués selon les besoins et les mesures. Les installations électriques et les tapis sont des exemples courants.

Classification du mobilier:

Les meubles peuvent être classés en fonction de différents aspects: utilisation, personnes par qui les meubles seront utilisés, matériaux utilisés pour les fabriquer, qualité, etc.

En conséquence, nous pouvons avoir la classification suivante:

(1) mobilier général:

Ces meubles sont destinés au personnel de bureau général pour les travaux quotidiens. Dans le passé, ces meubles étaient en bois, mais la tendance actuelle est d'utiliser des meubles en acier. La durabilité est le facteur clé pour ce type de mobilier en raison de son utilisation rugueuse.

En règle générale, le bureau ne doit pas contenir plus de deux tiroirs. Les chaises doivent être confortables. La hauteur du bureau ou de la table et de la chaise doit être de norme commune (en fonction de la taille moyenne de la population du pays).

Il est préférable que la hauteur soit réglable en fonction de la hauteur de l'utilisateur. La surface de la table ou du bureau dépend de la nature du travail. Un responsable de la comptabilité a besoin d'un grand espace. Une dactylographe ne nécessite pas une grande surface. La hauteur, la longueur et la largeur standard d'un bureau sont respectivement de 28 ″, 48 ″ et 30 ″. La hauteur et la profondeur standard d'une chaise sont respectivement de 17 ″ et 15 ″ et la distance minimale entre deux bras est de 19 ″.

Une table de dactylographie en forme de fer à cheval est un modèle moderne permettant de conserver les matériaux tout autour. La table ou le bureau est de préférence recouvert de rexine ou de linoléum pour éviter de détériorer le dessus. Les sièges peuvent être recouverts d'une selle (la mousse d'aujourd'hui est utilisée pour le rembourrage), hauts (pour les comptoirs), pivotants, etc. Une chaise de dactylographe doit être sans bras pour éviter de gêner le mouvement des mains.

Les classeurs ou les classeurs modernes sont très courants pour les travaux de bureau. On utilise généralement des classeurs verticaux dotés de 4 à 6 étagères et d’une profondeur de 26 po. Les armoires combinées avec rangement pour les dossiers, les fiches et les livres sont de plus en plus populaires.

(2) meubles spéciaux:

Un type spécial de mobilier est nécessaire pour effectuer un type de travail particulier. Par exemple, une table pour utiliser une machine particulière.

(3) meubles intégrés:

Une autre amélioration dans la conception des meubles est les meubles encastrés qui sont fabriqués selon les besoins ainsi que pour gagner de la place. Un tel meuble peut être pliable et peut être poussé à l'intérieur du mur ou d'un autre meuble. Par exemple, un tiroir spécial avec une table de dactylographie pour accueillir la machine à écrire lorsque le travail est terminé.

(4) mobilier exécutif:

Ce mobilier revêt une importance particulière et la norme doit être de haut niveau, ce qui confère du prestige au bureau. La salle du conseil sera équipée de ce mobilier prestigieux. Une grande organisation innove en matière de style et de design de ses meubles de direction. Très souvent, la rénovation est terminée.

Normalement, il n'y a pas de standardisation de taille. Mais de préférence, une table exécutive doit être semi-circulaire afin que chaque groupe assis en face de l’exécutif soit à égale distance de lui. La surface doit être spacieuse avec un plateau en verre pour contenir divers articles, y compris papeterie, téléphone (il peut y avoir plusieurs instruments), dictaphone, bacs pour fichiers entrants et sortants, lampe de table, etc. Les chaises sont «sellées» et généralement renouvelable. La salle de réception a également besoin d'un mobilier élégant et impressionnant.

(5) meubles modulaires:

C'est un changement révolutionnaire dans le monde du meuble. Les meubles modulaires sont également appelés meubles système. Le but principal de ces meubles est de fournir une plus grande surface de travail couvrant moins d’espace au sol. Un ensemble de meubles est emboîté avec un autre ensemble, de sorte que le cadre total devient plus petit. Un inconvénient est que les employés travaillant ensemble dans le même cadre risquent de parler et de perdre ainsi du temps.

(6) meubles flexibles et interchangeables:

Le verrouillage des meubles peut être réalisé de manière à ce qu'ils puissent être déverrouillés et les pièces peuvent être déplacées séparément pour une utilisation séparée. Le même socle ou socle peut être utilisé pour différents meubles. Ceci s'appelle l'interchangeabilité.

Bureaux et environnement # Éclairage :

Importance:

Le travail de bureau est principalement consacré à la lecture et à l’écriture; un éclairage adéquat est donc un facteur déterminant pour la création de conditions de travail favorables. Il doit y avoir une lumière adéquate mais pas d'éblouissement. Le sur-éclairage et le sous-éclairage sont tous deux néfastes, car ils causent des contraintes aux yeux et au cerveau, ce qui nuit à l'efficacité du travail. La fatigue oculaire provoque une irritation et le cerveau une fatigue mentale.

Un bon éclairage présente certaines caractéristiques:

(1) Il ne doit être ni trop fort ni trop faible.

(2) Il doit être diffusé ou réparti uniformément sur tous les espaces de bureaux.

(3) Il ne doit y avoir aucun éblouissement ni éblouissement, directement ou indirectement.

(4) Aucune ombre ne doit être créée sur la table.

(5) L'intensité de la lumière doit avoir le bon degré en fonction de la nature du travail.

Par exemple, une figure complexe nécessite une lumière plus intense que la préparation de fichiers. Quelle intensité de lumière faut-il pour quel type de travail peut être mesuré en termes de bougies? Minimum 5 à 10 pieds-bougies pour la passerelle et maximum 50 pieds-bougies pour les travaux de comptabilité.

(6) Les coûts d'installation, d'exploitation et de maintenance doivent être économiques.

Types d'éclairage:

Il existe généralement deux types d'éclairage:

Naturel et artificiel

(1) La lumière naturelle signifie la lumière du jour. Ça dépend de:

(a) La position de l'immeuble de bureaux. Les bâtiments orientés vers le sud et l'est reçoivent plus de lumière que ceux orientés vers le nord. Les bâtiments orientés à l'ouest bénéficient d'une bonne lumière du jour mais souffrent également de plus de chaleur durant l'après-midi.

(b) Le nombre de fenêtres. Les immeubles de bureaux modernes, constitués de piliers en béton, ne nécessitent pas beaucoup de plaintes et le nombre de fenêtres est donc plus important. Les fenêtres modernes (en métal et en verre) permettent plus de lumière naturelle et d'air et empêchent les rayons du soleil et l'eau de pluie.

c) La coloration du mur. La détrempe en profondeur absorbe la lumière du jour et réduit la lumière.

(d) Le nombre de partitions. Trop de cloisons obstruent la lumière. Les aménagements de type ouverts avec des cloisons lumineuses de hauteur inférieure à la hauteur du plafond permettent davantage de lumière à l’intérieur.

e) La superficie de la surface de plancher. Si la surface au sol est grande, les zones éloignées des fenêtres souffrent de moins de lumière.

(2) lumière artificielle:

La lumière artificielle est tout aussi importante que la lumière naturelle dans un bureau car, pendant les heures de bureau, l’approvisionnement en lumière naturelle ne peut pas être uniforme. Les travaux peuvent être effectués le soir. La lumière naturelle ne peut suffire par temps nuageux. Si la surface au sol est grande, la lumière naturelle ne peut pas être uniforme à tous les coins. Une lumière supplémentaire, directement centrée sur les papiers, peut s'avérer nécessaire dans le cas de travaux de figures complexes. C'est ce qu'on appelle l'éclairage individuel du bureau.

Par conséquent, la lumière naturelle est utilisée dans la mesure du possible, complétée par de la lumière artificielle selon les besoins. (La lumière artificielle n'a aucune certitude en raison du délestage. Mais le bureau peut avoir son propre groupe électrogène, ce qui est coûteux.)

Variétés d'éclairage artificiel:

L'éclairage artificiel peut être réalisé de plusieurs manières:

(1) éclairage général ou ouvert:

Permettre aux lampes électriques de s'accrocher au plafond ou de les fixer aux murs, sans utiliser de stores. La lumière sort des ampoules et se répand dans toutes les directions. Les lampes ouvertes sont visibles et peuvent provoquer des éblouissements ou une éblouissement des yeux.

Les lampes suspendues doivent être au-dessous ou au même niveau que les ventilateurs de plafond. Si les lampes sont au-dessus des ventilateurs, des nuances de lames seront créées sur les tables. Pour les types d'éclairage généraux ou ouverts, les tubes fluorescents sont préférables aux lampes à incandescence ou aux ampoules, car ils permettent une meilleure diffusion de la lumière et moins de reflets. Ils peuvent être équipés de différents types de nuances et d'alcôves ou d'écrans pour permettre une meilleure diffusion de la lumière.

Les tubes sont également économiques car la consommation actuelle est comparativement inférieure mais le coût d’installation est initialement plus élevé. Les tubes sont coûteux et le coût de maintenance est donc élevé. Les lampes à incandescence peuvent être recouvertes par des teintes globales réduisant la lumière.

(2) éclairage direct:

Dans ce système, les lampes suspendues sont équipées d’ombrages opaques (à travers lesquels la lumière ne passe pas) sur le dessus de la lampe. En conséquence, aucune lumière ne s'éteint vers le plafond mais la lumière est directement focalisée vers le bas sur la table. Le plafond reste sombre mais le sol est éclairé par un tel éclairage direct.

(3) éclairage semi-direct:

Les nuances, comme ci-dessus, sont de type translucide (un peu de lumière le traverse). En conséquence, une partie de la lumière sort du haut, atteint le plafond et est renvoyée sur la table. La majeure partie de la lumière est directement focalisée sur la table.

(4) éclairage indirect:

Dans ce système, les lampes suspendues sont couvertes par des stores opaques au fond. Toute la lumière est projetée vers le haut jusqu'au plafond, puis renvoyée sur la table. Le plafond et le sol sont éclairés. Mais l'intensité de la lumière sur le sol est faible.

(5) éclairage semi-indirect:

Les nuances, comme ci-dessus, sont de type translucide. En conséquence, une partie de la lumière traverse l’ombre jusqu’à la table, mais la majeure partie de la lumière se déplace vers le haut jusqu’au plafond et est renvoyée sur la table. L'intensité de la lumière sur le sol est plus forte.

(6) éclairage caché:

Les lampes, que ce soit des ampoules ou des tubes, sont cachées et ne peuvent être vues mais les rayons de lumière sortent pour éclairer. Il provoque une lumière douce et convient aux salons d'exposition ou aux restaurants et non au bureau en tant que tel.

Meilleur éclairage:

Il est difficile de dire quel sera le meilleur type d'éclairage. Dans le même bureau, différents types d'éclairage sont utilisés pour différents types de travail et dans différentes zones. La quantité de lumière dépend aussi du nombre d'employés. Il faut plus de lumière pour ce département qui a plus d’effectifs. Un type d'éclairage est souvent complété par un autre.

Les fenêtres sont complétées par des projecteurs, l'éclairage naturel par un éclairage artificiel, l'éclairage général par un éclairage individuel. L'intensité de la lumière est ajustée en utilisant des couleurs sur les murs (en gardant le plafond blanc pour une meilleure réflexion) et différents types de lampes ou de stores. Lors de la décoloration des murs, il ne faut pas oublier que la couleur ne doit pas être telle qu'elle absorbe la lumière et ne permet pas la réflexion. Des couleurs douces et froides sont préférables.

Bureaux et environnement # Ventilation:

Importance:

La ventilation est un trafic à double sens. Cela signifie un flux continu d'air frais et un courant d'air vicié. C'est absolument nécessaire dans un lieu de travail tel qu'un bureau où de nombreuses personnes sont assises longtemps et travaillent. Si la ventilation est obstruée, le corps et l’esprit en souffrent, ainsi que les maux de tête, la fatigue, la congestion, etc., entraînant un ralentissement du travail. La ventilation est essentielle à la forme physique et mentale.

Comment le maintenir:

Permettre à l'air vicié de quitter le bureau n'est pas un gros problème. Les ventilateurs d'extraction sont installés à cet effet si les puits de lumière ne suffisent pas. C'est un gros problème de savoir comment maintenir l'entrée d'air frais. L'air a également besoin d'une circulation à l'intérieur du bureau. Trop d'insufflation d'air provoque des irritations et des perturbations du fait que les papiers sont froissés. De plus, l'air chaud dans un pays chaud ou l'air froid dans un pays froid n'est jamais le bienvenu.

Dans un pays chaud, les portes et les fenêtres sont fermées et la climatisation est utilisée pour aspirer de l'air frais et frais et en même temps expulser l'air vicié. Dans les pays froids, la climatisation n’est pas très utile. La cheminée avec cheminée permet cependant à l'air vicié de sortir. Dans un pays froid, les fenêtres et les portes à double volet ou à double vitrage sont utilisées pour empêcher la sécheresse ou l'air froid.

Un espace suffisant est autorisé entre l'entrée principale et la deuxième entrée ou le couloir. Les ventilateurs électriques, les soufflantes ou les circulateurs d’air et les filtres sont utilisés pour aspirer de l’air pur et naturel, le filtrer sans poussière et le faire circuler à l’intérieur du bureau. Le type de bureau ouvert et l'absence de trop de cloisons contribuent à une meilleure ventilation. Par conséquent, tout comme l'éclairage, la ventilation peut aussi être naturelle et artificielle.

Locaux et environnement de bureau # Température et humidité:

Importance:

Un niveau adéquat et uniforme de température et d'humidité doivent être maintenus à l'intérieur d'un bureau. La fluctuation de la température et de l'humidité affecte l'efficacité du travail. Une atmosphère trop chaude ou trop froide ainsi qu'un pourcentage d'humidité trop élevé ou trop faible dans l'air ne créent pas une atmosphère physique favorable à un travail de bureau efficace.

Dispositifs artificiels:

Il existe différents types de dispositifs artificiels pour maintenir les niveaux standard de température et d'humidité. Dans les pays chauds, une installation de climatisation est installée ou des aéroréfrigérants, tandis que dans les pays froids, des dispositifs de chauffage sont mis en place.

Il existe des bâtiments climatisés ou à chauffage central utilisés par différents occupants. Les ventilateurs électriques sont couramment utilisés dans tous les types de bureaux dans les pays chauds. La température et l'humidité varient selon les saisons et des ajustements doivent donc être apportés. En utilisant des machines de climatisation ou de chauffage de locaux, l'uniformité de la température, qu'elle soit basse ou élevée, peut être maintenue.

Bureaux et environnement # Liberté de bruit et de poussière:

Importance:

Le bruit et la poussière créent respectivement des perturbations et des irritations. Le bruit est une contrainte pour l'esprit alors que la poussière est sur le corps. La poussière est malsaine aussi. Un bureau doit donc être exempt de bruit et de poussière. Le travail de bureau est principalement un travail mental qui nécessite une concentration d’esprit perturbée par le bruit. Cela conduit à divers types d'erreurs et à des arrêts de travail. La qualité et la quantité de travail en pâtissent.

Le bruit peut être continu, sporadique ou soudain. Le bruit continu n'est pas aussi nocif que les gens s'y habituent. Le bruit peut être agréable (une mélodie) ou désagréable (corne d'une voiture) et les deux peuvent perturber le travail. La poussière peut se déposer sur les objets ou flotter dans les airs. Les deux provoquent une irritation et entravent le flux de travail.

Sources:

Les sources de bruit et de poussière sont internes et externes.

(1) interne:

À l'intérieur d'un bureau, le son ou le bruit peuvent être causés de différentes manières, telles que le fonctionnement de machines (comme une machine à écrire, une machine à dupliquer, etc.). En cas de décentralisation de la fonction de dactylographie, des nuisances sonores sont générées aux quatre coins du bureau.

Le bruit est créé en parlant des gens les uns aux autres (et le sujet peut être lié au travail ou autrement), en déplaçant des meubles d'un endroit à un autre, en déplaçant les gens le long du couloir ou de la passerelle ou en émettant du bruit des chaussures en marchant, etc. À l'intérieur d'un bureau, de la poussière peut s'accumuler sur les meubles, les accessoires, les murs, etc. en raison de l'absence de nettoyage et de non-utilisation.

(2) externe:

Le bruit, causé à l'extérieur, peut entrer à l'intérieur. Ceci est principalement dû à une mauvaise sélection du site. Le bruit provient du marché, de la gare, des routes à forte circulation, des usines, etc. Les poussières provenant de l’extérieur ont aussi à peu près les mêmes raisons. La poussière peut être emportée par l'orage.

Protection:

La protection contre le bruit interne peut être obtenue de la manière suivante:

(a) En plaçant les machines dans un coin ou dans une salle des machines insonorisée séparée.

(b) En utilisant des tapis, des nattes ou des linoléums sur le sol ou en fixant des capuchons en caoutchouc aux pieds de tous les meubles.

c) En exerçant un contrôle et une supervision stricts sur le personnel permettant d'éviter le bruit provenant des conversations.

S'il y a une pression de travail, il y a peu de temps pour les commérages. Le bruit externe peut être évité en effectuant une sélection appropriée du site. La poussière interne peut être éliminée grâce à un nettoyage, un dépoussiérage et un entretien appropriés. Il existe différents types de machines de nettoyage pour garder le sol propre. Les tapis, etc., facilitent le dépoussiérage et le nettoyage.

La poussière extérieure peut en grande partie être évitée en sélectionnant correctement le site et en fermant les portes et les fenêtres au moment opportun. Les fenêtres et les portes modernes sont conçues de manière à éviter le bruit et la poussière externes. Air-conditioning is also helpful as doors and windows are kept closed.

Office Accommodation and Environment # Safety and Sanitary Arrangements:

Importance:

Safety and sanitation are completely different matters. The former is directly concerned with the body while the latter is concerned with health. Arrangements for both are necessary in the interest of the office and the office staff.

Sécurité:

Safety means careful and planned avoidance of accidents.

Accidents may occur on account of various reasons:

(a) A small accident by cuts or bruises owing to careless use of a knife or pulling of a piece of furniture or instrument, etc. Such accidents may be avoided by being a little careful.

(b) Big injuries may occur owing to (i) a fall while climbing up to use upper shelves of a high almirah or cabinet, or (ii) toppling down being obstructed by a trailing telephone cable on the floor, or (iii) suffering from electric, shocks out of expose d wires, leaking switch or any apparatus, etc.

All these can be avoided (i) by using ladders or (ii) by removing all hazards (Ref. 3.18), standing in the way of proper lay-out or by keeping the switches off at proper time or constantly making checks and repairs, etc.

For factories there are elaborate rules for safety measures but there are no such rules for offices. But general precautions against fire are taken in every good office by providing fire extinguishers. Fire policy is taken to be indemnified from fire loss.

Chances of catching fire in an office are great as the office consists of inflammable goods and smoking inside the office is a common affair. Therefore, precautionary measures against fire are essential. The office-manager's duty is to keep First-Aid Box in the office for emergency.

Assainissement:

A large number of people, the members of the staff and outsiders, come to office daily, spend a lot of time there and use the floor space, equipment, toilet etc. It is quite natural that dust and dirt will pile up. Waste paper and other waste materials regularly accumulate.

All these create uncleanliness, and unhealthy conditions and infection of many types may spread. It is, therefore, essential that regular cleaning of the office floor space using insecticides, disinfectants, deodorizers etc. shall take place daily at regular intervals. There are agency houses who take the responsibility of cleaning on contracts. Apart from the general cleaning of the office premises, regular cleaning and dusting of office furniture, machines and appliances is also necessary for their better maintenance and durability.

All the interior decoration will lose its glamour if there is no proper cleaning and maintenance. Generally, a caretaker is appointed for every office whose duty is that the office is maintained neat and clean. The walls must not be disfigured by hanging unnecessary calendars or pictures. The notice boards must be cleaned regularly not allowing old and stale notices continuing to be affixed.

Office Accommodation and Environment # Colour Conditioning:

Importance:

Different colours are used for the walls, partitions, furniture, screens, carpets or matting's, uniforms for the menial staff; etc. Colour has great physical and psychological effects. Effects may be favourable and unfavorable. Colour may be pleasant, soothing, exciting, irritating, absorbing, reflecting, impressive or unimpressive. Use of colour requires various considerations, both physical and psychological.

Importance of colour can be well realised when we think about furniture and lighting. Different colours should be used for different articles and for different purposes. Use of colour is considered today a special branch of knowledge called “psychometrics'.

Colour Conditioning:

Colour can be used for developing motivation to work and thereby increasing productivity. Pleasant colours rouse cheerfulness and willingness to work. A dull or repulsive colour may depress the mind. A suitable colour reflects more light to make it congenial for efficient work. Colour also has effect on warmth or temperature inside the office.

Inside the same office one may find different shades of colour in different departments—bright, attractive, and pleasant colours in the Reception Room while sober colour in the Board Room, reflective colour in the general office hall, durable colour in the canteen etc.

Colour shall be matching with the lighting arrangement. A combination of colours can be used, as in the case of furniture. Now-a-days colorful sun-mica is used on table tops, wooden colour steel is a fashion. There is no end of variety of colour used for curtains, screens, upholstery or carpets and linoleum.

The combination of colours must be artistically and tastefully made. There shall not be loud contrasts. Colour conditioning means use of colours most effectively so that the working people are placed in a favourable psychological condition.