Notes sur le bureau: rôle, importance et but

Lisez cette note pour en savoir plus sur Office. Après avoir lu cette note, vous en apprendrez plus sur: 1. Le rôle d’un office 2. L’importance d’un office 3. Objet 4. L’importance d’Office pour Business Enterprise.

Rôle d'un office:

Un bureau a trois types de rôles à jouer:

(a) Il est requis par une organisation pour atteindre ses objectifs. Ici, un bureau joue le rôle d'un subordonné. Il est subordonné à l'organisation car celle-ci installe son bureau. Ce rôle est nécessaire pour effectuer le travail de routine,

(b) Un bureau joue également un rôle de complément. S'il n'y a pas de bureau, une organisation ne peut pas fonctionner. Une usine sans bureau ne peut pas produire. L’usine doit disposer d’un bureau pour tenir des registres de l’approvisionnement en matières premières, des salaires versés à la main-d’œuvre, du stock, etc.

c) Le troisième rôle d’un bureau est celui de contrôler. Différents types de contrôle sont nécessaires pour chaque type d’organisation. Par exemple, contrôle des finances, contrôle de la production, etc. S'il n'y a pas de contrôle, les objectifs de l'organisation ne peuvent être atteints efficacement et efficacement. Ce rôle est nécessaire pour effectuer le travail administratif. À cet égard, l'organisation devient subordonnée au bureau.

Importance d'un bureau:

En tant que bureau jouant différents types de rôle, il acquiert une certaine importance pour une organisation. L'organisation a besoin de communication et le bureau est le centre de la communication. Par conséquent, le bureau est essentiel pour chaque organisation.

Une organisation a besoin d’une gestion efficace pour son fonctionnement et sa croissance. La gestion signifie faire avancer les choses grâce aux efforts d’autres personnes. La gestion nécessite une planification et une prise de décision, et les décisions doivent être exécutées. Le bureau est le lieu précis où de telles décisions sont prises. C’est le bureau qui fournit les données et informations nécessaires sur la base desquelles des décisions doivent être prises.

En outre, ces données et informations doivent être enregistrées, les décisions doivent être enregistrées, les actions prises doivent également être enregistrées. Les enregistrements sont nécessaires pour référence, conseils et preuves. Le bureau est le lieu où les archives sont préparées et conservées. Chaque action doit être contrôlée, sinon rien ne garantit que l'action se déroulera conformément à la norme ou au plan.

Le bureau est le centre de contrôle. Selon M. Leffingwell, «un bureau bien organisé permet à la direction de planifier son fonctionnement de manière intelligente, de mettre en œuvre son plan de manière sûre, de suivre leurs progrès, de déterminer rapidement leur efficacité, d'évaluer rapidement les résultats et de coordonner l'ensemble des activités. les activités de l'entreprise » .

Objectifs d'un office:

De la remarque ci-dessus, on peut comprendre l’importance de la fonction car elle remplit les objectifs suivants:

(a) C’est un endroit où la direction peut préparer intelligemment les plans,

(b) La direction peut concrétiser ses projets depuis le bureau,

d) Il est possible de vérifier l'efficacité du plan en cours grâce à diverses techniques de contrôle appliquées au bureau avec des enregistrements disponibles,

e) Les résultats de cette action sont évalués au bureau sans délai,

(f) Les différentes activités sont coordonnées depuis le bureau.

En fait, ce sont les différentes fonctions exercées dans un bureau. Toutes les fonctions sont essentielles à la gestion réussie d’une organisation. Cela signifie l'importance du bureau.

Importance de la bureautique pour les entreprises:

Une entreprise doit être organisée et une entreprise est donc une organisation. En tant qu’organisation, elle doit disposer d’un bureau où différentes fonctions doivent être remplies. Comme pour toute autre organisation, le bureau a une grande importance pour une entreprise ou une entreprise. L’importance du bureau pour une entreprise a une signification particulière. Les affaires signifient prendre des risques.

Il existe quatre types d’intervenants ou de preneurs de risques dans une entreprise. Elles sont:

a) Les actionnaires (dans le cas d’une société à responsabilité limitée) ou les propriétaires qui prennent des risques monétaires,

b) Les créanciers qui prennent également des risques monétaires,

(d) Les clients qui dépensent de l'argent pour acheter les produits ou services de l'entreprise et peuvent en pâtir si les produits ou services ne répondent pas à la norme attendue.

Tous ces types de parties prenantes doivent être satisfaits et la gestion d'une entreprise avec autant de succès est une tâche ardue. La direction a besoin d’un bureau bien organisé, capable de maintenir une communication continue et des enregistrements fiables.

Les documents commerciaux doivent être parfaits car il existe diverses obligations envers le gouvernement. Le professeur Dicksee a fait remarquer à juste titre: «Le bureau est pour l’entreprise le principal moteur de la surveillance» . Si le ressort d'une montre se déplace, le pignon principal se déplace, suivi des autres. Cette remarque justifie l’importance du mandat des deux côtés. C'est un centre de coordination et de contrôle.

Au fil du temps, on constate une tendance à l’ampleur des activités et de la taille de l’entreprise. Il y a une tendance à la diversification. Tous ces facteurs entraînent une pression accrue sur le travail de bureau, à la fois quantitativement et qualitativement.

De même, au fil du temps, plusieurs fonctions sont ajoutées à une montre. Avec l'heure, la date et le jour sont également indiqués par une montre. Mais le ressort contrôle tout, même si le fardeau est augmenté. L'analogie entre un bureau et le ressort d'une montre est donc tout à fait appropriée.

Un bureau est également comparé au cerveau du corps humain. Le cerveau est le centre nerveux et le centre de contrôle du corps humain. Des idées s'épanouissent dans le cerveau, qui sont communiquées par les nerfs et les actions sont provoquées en tirant les muscles.

Une attaque cérébrale rend le corps paralysé et peut être fatal. Les nerfs coordonnent les sensations des différentes parties du corps humain. De loin ou du haut du corps, le cerveau contrôle les parties les plus éloignées ainsi que les plus proches. De même, à partir d'un bureau bien organisé, les différentes activités d'une organisation, proches ou lointaines, peuvent être contrôlées et coordonnées et la communication peut être maintenue.