Gestion des systèmes de bureau (6 façons)

Voici quelques moyens de gérer les systèmes bureautiques: 1. Gestion par assistance 2. Gestion par contrôle du livre de caisse 3. Gestion par contrôle des espèces / petite caisse 4. Gestion par contrôle pour Machine, Pones etc. 5. Gestion par Contrôle de la papeterie de bureau 6. Gestion par contrôle au moyen de registres de mouvements de bureau.

Gestion d’un système de bureau n ° 1. Gestion par présence:

C'est le premier principe de tout bureau devant être suivi par tout manager. Il est très essentiel pour tout responsable de bureau de contrôler le bureau en maintenant un horaire de présence strict.

Chaque employé est censé entrer dans le bureau au moins 15 minutes avant le début du bureau. Ils devraient signer le registre du bureau.

Une fois le temps imparti écoulé, le responsable du bureau devrait retirer le registre. C'est une règle fondamentale. Au plus, il ne devrait accorder qu'une grâce supplémentaire de 15 minutes à ses retardataires pour signer le registre.

Si un employé arrive en retard même après le délai de grâce de 15 minutes, le responsable du bureau doit le marquer d'absentéisme et ajuster cet absentéisme en fonction de son congé occasionnel, si cela se trouve sur son compte, ou demander à l'employé de rentrer chez lui. comme il est marqué absent pour la journée. Il existe à nouveau une règle de 3, à savoir que trois absences par mois pour retard à un poste sont converties en un congé sans solde (LWP) à la fin du mois, le responsable du bureau doit en informer le SH.

Gestion d'un système de bureau n ° 2. Gestion par contrôle du livre de caisse:

Dans chaque bureau, le chef de bureau reçoit un livre de caisse et un peu d’argent pour gérer et contrôler le bureau. Le livre de caisse doit être tenu par le comptable qui travaille sous le responsable du bureau, et la trésorerie par le caissier. Dans certains bureaux, la petite caisse est gérée par le caissier et les comptes sont tenus par le comptable.

Il incombe au responsable du bureau de vérifier les sorties de fonds et les entrées de fonds, les chèques et les traites à vue. Le responsable du bureau doit vérifier quotidiennement et correctement les pièces justificatives pour toutes les transactions effectuées au bureau.

Il ne doit contresigner le bon que si les entrées sont correctes et si chaque bon est attesté par les factures, feuillets, etc. s'il est utilisé à certaines fins par le bureau, ainsi que les photocopies des chèques ou des brouillons à la demande, si quelque chose est payé à les parties sont maintenues avec le bon.

Il devrait veiller à ce que le livre de caisse soit mis à jour quotidiennement, chaque jour de la transaction, et veiller à ce que le solde du livre de caisse corresponde à celui de la caisse. Une fois que cela est fait, il devrait demander au comptable d'inscrire d'abord sa signature sur le livre de caisse, puis de la signer sous le cachet du bureau.

Gestion d'un système de bureau n ° 3. Gestion par contrôle des espèces / petite caisse:

Chaque jour au début, le chef de bureau doit d'abord appeler le comptable et le commis au maintien de la petite caisse, appelé caissier. Le mode de vérification et de vérification du livre de caisse est illustré ci-dessus. Là encore, il devrait rechercher le montant restant dans le livre de caisse en termes de trésorerie. Une fois qu'il le sait, il devrait se vérifier en comptant l'argent.

Il devrait demander à son caissier d'écrire dans un bout de papier la dénomination de l'argent, en termes de roupie et de paisa, et de le certifier, de mettre sa signature dessus, sous le cachet et l'estampille du bureau. Il devrait le faire tous les jours de l’année. Cela évitera des dysfonctionnements dans le système du bureau.

Gestion d'un système Office # 4. Gestion par contrôle pour machine, Pones, etc.:

De nos jours, dans de nombreux bureaux, on a constaté que le personnel perd beaucoup de temps et d’argent en perdant inutilement du temps au téléphone et en dépensant des sommes énormes pour les appels téléphoniques STD. De même, il a été observé que l’envoi de messages par télécopieur coûtait et gaspillait inutilement beaucoup d’argent et que, dans certains cas, beaucoup d’argent était consacré aux copies Xerox / photo, etc.

Il est également observé que certaines personnes utilisent ces instruments de bureau pour leur propre usage et les débitent au bureau. Un gestionnaire de bureau intelligent devrait tenir un registre de ces messages envoyés par télécopie ou des appels téléphoniques spécialement conçus par la STD. Un exemple du registre maintenu est illustré:

Déclaration du message de fax envoyé par le bureau:

De même, un enregistrement de la manière d'utiliser le téléphone pour STD peut être conservé. Une illustration est montrée:

Maintenant, avec cette méthode, lorsque les factures de paiement sont envoyées par le département respectif pour le paiement de factures de téléphone, pour les factures de machines pour l’envoi du massage, un contre-contrôle peut être effectué avant de régler les factures, etc.

Gestion d'un système Office # 5. Gestion par contrôle de la papeterie:

C’est l’un des problèmes récurrents auxquels tout bureau du pays est confronté. Il devient crucial et très important de contrôler l'utilisation des articles de papeterie, ainsi que le gaspillage des articles de papeterie. En Inde, le personnel de bureau a l’habitude sale et sale d’emporter chez lui des articles de bureau comme des papiers, des papiers à écrire, des règles du jeu, des crayons, des épingles, des clips, etc. pour les donner à leurs enfants.

Ce système est plus répandu dans les bureaux du gouvernement. Aucun dossier approprié n'est conservé et, à la fin de l'année, on remarque qu'une somme énorme est dépensée pour la papeterie.

Le responsable du bureau devrait demander à un employé du bureau de conserver de manière stricte un registre des articles de papeterie arrivant dans le bureau et de débiter l’article à ceux qui les utilisent au bureau. Un registre à cet effet devrait être tenu, et un registre qui servirait de grand livre devrait être tenu, afin de débiter le papier à lettres de ceux qui les utilisent.

La même chose devrait être vérifiée à la fin de chaque mois et comparée avec les articles de papeterie qui sont au bureau après l’expiration du mois.

Gérer un système Office n ° 6. Gestion par contrôle via des registres de mouvements Office:

Dans chaque bureau, le personnel de bureau est obligé de sortir du bureau pour effectuer certaines tâches officielles, puis de revenir au bureau. Un responsable de bureau intelligent devrait toujours conserver un registre dans lequel un enregistrement des mouvements du personnel de bureau devrait être conservé.

L'heure à laquelle il quitte le bureau et l'heure à laquelle il revient doivent être correctement enregistrées. À la fin du mois, le responsable du bureau devrait vérifier si le personnel du bureau présente ses frais sur le moyen de transport local pour que celui-ci les rembourse, ce qui est pratique pour la direction afin de régler l'indemnité de moyen de transport local.