Traitement du courrier sortant ou sortant dans un bureau

Lisez cet article pour en savoir plus sur la gestion du courrier sortant ou sortant dans un bureau.

Préparation des lettres, avis, circulaires, etc.:

Des principes:

Des lettres de différents départements peuvent être préparées par les départements respectifs sous la dictée ou les directives du chef de département. Certains «paragraphes de formulaire» peuvent être utilisés pour maintenir l’uniformité du style. Ou bien, il peut y avoir une équipe de commis à la correspondance qui préparera les lettres sur les lignes directrices ou les points donnés par les chefs de département concernés.

Le secrétaire a le contrôle général sur les commis à la correspondance.

Des avis ou des circulaires peuvent être préparés par différents services, tels que le service marketing pour les clients, agents ou revendeurs. Il en est de même des listes de prix ou des catalogues. Le matériel publicitaire peut être préparé par le service de publicité, le cas échéant, ou le problème peut dépendre de la maison de l'agence de publicité à cet égard.

La direction doit avoir le contrôle de tous ces documents, car ils reflètent les politiques de l'organisation.

Les avis, circulaires, rapports, etc. doivent être envoyés aux membres dans le cas où l'organisation, commerciale ou non, est une association. De telles choses sont préparées par le secrétaire en vertu de son autorité et de ses connaissances spécialisées. Il existe également des règles statutaires et des formulaires. Ainsi, différents principes doivent être suivis en ce qui concerne la préparation du courrier en fonction du texte du courrier.

La variété la plus courante de courrier sortant est une lettre. Une lettre peut être à nouveau de deux types. Soit il s’agit d’une lettre originale adressée par un expéditeur à un destinataire, soit du destinataire, soit d’une réponse du destinataire à une lettre qu’il a reçue de l’expéditeur. Dans ce dernier cas, la rédaction de la lettre de réponse correspondra à la lettre reçue.

La procédure de préparation d'une lettre est donnée ci-dessous:

(1) Dictée et brouillon:

La lettre peut être dictée par le chef de département ou par le chef du département qui peut indiquer les directives et les points sur la base desquels le commis à la correspondance rédigera la lettre. Les lettres qui concernent des questions de politique générale sont dictées par le directeur général ou le secrétaire, voire par des personnalités de haut niveau, comme le directeur d’une entreprise.

Les lettres personnelles des personnes importantes peuvent être rédigées par leurs secrétaires privés compétents. Quand une lettre est dictée, le sténographe enregistre les notes à la main, puis les transcrit en main longue sur une machine à écrire. Ceci s'appelle un brouillon. Le brouillon peut être préparé directement par le commis à la correspondance ou par le secrétaire particulier.

La dictée peut être donnée de plusieurs manières:

a) directement au sténographe;

(b) via un dictaphone où il est enregistré puis entendu par le dactylographe pour sa dactylographie;

(c) directement à un sténographe qui n'écrit pas avec un crayon sur un pavé d'écriture, mais qui utilise une machine à «sténotype».

Un cadre supérieur dicte très souvent un nombre de lettres à la fois, de préférence au début des heures de bureau, puis les sténotypistes les transcrivent une à une. Lorsqu'il y a un pool sténographique, l'un des sténographes actuellement disponibles est appelé par l'exécutif qui prend la dictée. Il peut y avoir des sténographes et des dactylographes départementaux au lieu d’un pool centralisé.

(2) Correction et dactylographie finale:

Le brouillon est présenté à la personne qui l'a dicté ou sous la direction ou l'orientation duquel il a été rédigé. Il l'examinera et apportera éventuellement des corrections pour améliorer la situation. Le brouillon peut être envoyé à certains autres responsables pour leurs suggestions, le cas échéant, ou pour des ajouts. Par exemple, le service de la comptabilité devra peut-être ajouter certains chiffres à un brouillon préparé sous la dictée du responsable marketing.

À présent, le problème sera envoyé pour la dactylographie finale ou la duplication, selon le cas. Dans ce dernier cas, il faudra utiliser une machine à dupliquer. Parallèlement à la frappe finale du texte de la lettre, il peut être nécessaire de saisir des copies d'autres documents à joindre. Deux à cinq copies peuvent être dactylographiées en fonction du nombre de départements ou d'individus concernés par la lettre.

Les enveloppes, enveloppes, etc. à utiliser pour l'expédition doivent être dactylographiées simultanément. Si "enveloppe de fenêtre" est utilisé, il n'est pas nécessaire de taper sur l'enveloppe. L'enveloppe a une découpe de sorte que l'adresse interne tapée sur la lettre elle-même puisse être vue. (Le pliage correct de la lettre est toutefois nécessaire). La saisie de l'adresse n'est pas nécessaire si vous utilisez un adressographe.

(3) Signature:

Cette opération est importante car les lettres de valeur doivent être signées par des personnes habilitées à signer. Le secrétaire a le pouvoir de signer des lettres au nom de l'organisation. Un officier subalterne peut signer "pour" son supérieur s'il y est autorisé. Les lettres types sont généralement signées par les officiers subalternes.

Un secrétaire privé peut signer au nom de son patron. Les lettres ayant une implication légale sont signées par des personnes au plus haut niveau de l'autorité ou par le secrétaire ayant le pouvoir.

De telles lettres peuvent devoir être traitées par le service juridique, le cas échéant, ou par le conseil juridique. Le secrétaire lui-même est suffisamment compétent pour cela. Le signataire signe l'intégralité de l'original et peut apposer ses initiales sur l'exemplaire du bureau ou sur les copies ministérielles. La signature doit être faite distinctement (de préférence à l'encre) et lisiblement.

Il doit être accompagné de la désignation du signataire. Aucune copie n'est requise sur le duplicata du texte, mais sous la note de transmission jointe, si le duplicata doit être envoyé à une autre personne pour référence.

S'il s'agit d'une circulaire ou d'un type de lettre qui doit être dupliqué et envoyé à un certain nombre de personnes, la lettre, la circulaire ou l'avis doit être tapé sur un papier stencil et la signature sera apposée au stylet. Dans certains cas, il existe un agent spécial ou un superviseur du service de la correspondance qui vérifie chaque lettre à sa phase finale, y appose ses initiales et la fait passer.

(4) Référencement:

Chaque lettre doit avoir un numéro de référence qui est symbolique et fonctionne comme un code. À partir de la signification interne du code, les caractéristiques d'une lettre peuvent être connues. Le destinataire devrait répondre à cette lettre en se référant à ce numéro de référence. Le numéro de référence peut être mis par le ministère concerné pour le rendre significatif.

De nouveau, le numéro de référence peut être ajouté par le commis à l'expédition au moment de l'expédition, mais ce numéro n'est rien d'autre que le numéro de série de l'envoi. Ce n'est pas scientifique. Dans les grandes préoccupations, un numéro de référence symbolique est ajouté au moment de la préparation de la lettre et, en outre, un numéro d'expédition en série est estampé sur celle-ci par le commis aux expéditions. C'est une procédure complète.

Envoi:

Importance:

Le courrier doit parvenir aux bons destinataires dans un délai raisonnable. L’envoi a une grande importance pour les raisons suivantes: Des complications commerciales ou juridiques peuvent survenir, des plaintes peuvent être déposées, la réputation peut être en jeu, la réponse attendue peut ne pas être immédiate et même des pertes financières peuvent être occasionnées en cas d’irrégularité ou de perte. inexactitude dans le processus.

Une section d’expédition centralisée est chargée des opérations. Une 'échéance' est fixée, c'est-à-dire qu'une heure finale est fixée, par exemple 16h-15h. Après quoi aucun courrier ne sera reçu par la section pour être posté ce jour-là.

La procédure d'envoi du courrier est donnée ci-dessous:

(1) Assemblage:

En même temps qu'une lettre, certaines pièces jointes, y compris les chèques, les brouillons, les ordres postaux, les factures, les copies d'autres lettres ou déclarations, etc. sont très souvent envoyées. Parfois, une circulaire se compose de plusieurs pages cyclostylées. Un avis est accompagné de rapports.

Tous ces papiers doivent être assemblés ou assemblés et assemblés en agrafant ou en utilisant des épingles, des pinces, des étiquettes, etc. L'assemblage doit être effectué avec beaucoup de soin, en veillant à ce qu'aucun élément de l'enceinte ne soit omis ou s'il y a des pages, elles le sont. assemblé en série. Pour assembler une grande table est nécessaire et une machine d'agrafage. Une machine à assembler peut être utilisée.

(2) pliant:

La prochaine opération est pliant. Plier des papiers est un art. Cela doit être fait d'une manière ordonnée. En cas de lettres intérieures, le pliage doit être fait selon la direction donnée. Si l’enveloppe de fenêtre est utilisée, le pliage doit être effectué de manière à ce que l’adresse interne saisie soit visible.

Dans une entreprise de grande taille, on utilise une plieuse capable de plier des lettres à grande vitesse et de manière uniforme. Après le pliage, les papiers doivent être insérés dans les enveloppes, le cas échéant. Plusieurs lettres écrites au même parti de différents départements peuvent être insérées ensemble.

(3) écriture d'adresse:

Dans de nombreux bureaux, le système indique que l'adresse est écrite par le commis aux expéditions. Ce n'est pas un bon système. Il est souhaitable que le dactylographe saisisse également l'adresse lors de la frappe de la lettre. Mais le commis d’expédition peut utiliser une machine à adresser.

Cette machine est utile lorsque des communications doivent souvent être établies avec certains destinataires fixes. Par exemple, des circulaires ou des avis aux membres d'une association, des factures d'électricité ou de téléphone aux abonnés, etc.

(4) scellage et estampage:

Les enveloppes doivent être scellées, ce qui est une œuvre monotone. Les grands bureaux utilisent des machines à sceller à cet effet. Toutes les enveloppes peuvent ne pas avoir à être scellées. Par exemple, les lettres envoyées par 'book post'. L'opération suivante est l'estampage.

Estamper ou fixer des timbres-poste est une autre opération fastidieuse, sale et risquée. C'est sale car il faut utiliser de la gomme collante. C'est risqué car il peut y avoir vol de timbres-poste. Un livre de courrier peut être maintenu comme un livre d’avance.

Le commis aux expéditions reçoit une avance pour acheter des timbres qu’il doit consommer en tenant un registre du nombre de lettres expédiées et des timbres utilisés. Les timbres de différentes valeurs doivent être apposés sur des courriers de poids et de types de service différents. Par exemple, poste ordinaire, poste de livre, avec certificat d’envoi, lettre recommandée et poste assurée.

Il est préférable qu’un guide postal soit conservé au bureau pour pouvoir vous y référer facilement. Une machine à affranchir peut être utilisée pour surmonter toutes les difficultés de la fixation manuelle des timbres. Le vol peut être totalement contrôlé par cette machine. Tous les types de courrier ne nécessitent pas d’estampillage, par exemple les lettres envoyées par des messagers. Les entrées sont faites dans le livre de peon.

(5) enregistrement:

Lorsque toutes les opérations ci-dessus sont terminées, le courrier est prêt à être envoyé. La plupart des problèmes concernent un «registre de courrier sortant» ou un «registre d'expédition» à cette fin. Il se compose de plusieurs colonnes donnant tous les détails du courrier sortant.

Le commis aux expéditions doit indiquer les détails de chaque article d'expédition et mettre ses initiales dans le coin gauche de l'article expédié. Parfois, un timbre en caoutchouc portant le nom de la section d'expédition est apposé sur lequel les initiales sont faites par le commis d'expédition. Ceci est plus courant dans les départements du gouvernement.

(6) Affichage:

Maintenant, le courrier doit être posté. Si le courrier doit être envoyé par messagerie, la publication n’est pas nécessaire. Le messager transportera les articles et les atteindra directement aux destinataires contre accusé de réception signé dans le livret personnel. Ceci n'est possible que pour la communication locale. Sinon, le courrier doit être posté.

Les articles peuvent être déposés dans la boîte aux lettres. Les articles ou lettres enregistrés destinés à être affichés sous le certificat d’expédition doivent être acheminés directement au bureau de poste aux fins d’enregistrement et d’enregistrement. Un bureau peut conserver un sac postal dans lequel tout le courrier sortant peut être acheminé au bureau de poste plusieurs fois par jour.

Les sacs postaux sont verrouillés et il n’ya donc aucune chance de manquer un article postal. Certaines lettres urgentes devront peut-être être directement postées dans le compartiment RMS attaché à un train particulier. Il peut y avoir un horaire régulier pour un bureau indiquant le moment où le courrier doit être acheminé pour être posté. La «publication» n'est pas requise dans le système de messagerie.