Traitement du courrier entrant ou entrant dans un bureau

Cet article jette une lumière sur les sept premières étapes nécessaires à la gestion du courrier entrant ou entrant dans un bureau. Les étapes sont les suivantes: 1. Réception et ouverture du courrier. 2. Examen du contenu. 3. Horodatage. 4. Enregistrement. 5. Tri. 6. Distribution. 7. Conserver la trace.

Étape n ° 1. Réception et ouverture du courrier:

Dans un petit bureau, le courrier est reçu et ouvert directement par le secrétaire ou le responsable du bureau.

Le courrier peut être reçu de l’une des façons suivantes:

a) Le courrier livré par le facteur directement du bureau de poste à intervalles réguliers;

(b) Le courrier directement collecté par le bureau auprès du bureau de poste une ou deux fois par jour dans un sac postal ou en vrac lorsqu'une boîte postale est conservée dans le bureau de poste;

c) le courrier reçu par des messagers selon le système du «livre personnel»,

(d) Courrier reçu par le système de courrier.

Le courrier est généralement ouvert à la main, mais une machine à ouvrir les lettres peut être utilisée lorsque le nombre de lettres reçues est très important. La machine coupe chaque enveloppe très finement sur son bord sans endommager les matériaux enfermés. Une machine peut ouvrir quelques centaines de lettres en une minute si elle fonctionne à l'électricité. Les lettres marquées «confidentiel» ou «personnel» ne sont pas ouvertes et sont directement envoyées aux destinataires respectifs.

Tout télégramme reçu est immédiatement envoyé au service ou à la personne concernée. Après avoir ouvert une enveloppe, il faut voir que tout le contenu est sorti. Parfois, l’enveloppe est conservée et épinglée au contenu comme preuve de la date et du lieu d’affichage comme indiqué par le cachet postal.

Étape n ° 2. Examen du contenu:

Le contenu des enveloppes doit être scruté ou vérifié aux fins suivantes:

a) Pour savoir à quel département la lettre doit être envoyée;

(b) Vérifier si les pièces jointes mentionnées dans une lettre existent vraiment ou correspondent à la description. Les pièces jointes peuvent inclure des chèques, des traites, etc. Après vérification, le secrétaire met un accusé de réception sur la lettre concernée et envoie immédiatement les chèques ou les traites au service des espèces pour que celui-ci prenne les mesures nécessaires.

Parfois, un grand nombre de chèques, de brouillons et de commandes postales sont reçus par la poste. Dans ce cas, il est préférable que le préposé à l’ouverture du courrier établisse une liste de tous les reçus, établisse un total, puis envoie la liste après l’avoir signée au caissier. Ceci est fait à titre de protection contre le vol et pour la sécurité du caissier. Cette liste peut également être vérifiée avec les bulletins de versement bancaires.

Étape n ° 3. Marquage de la date:

Un timbre en caoutchouc est fixé sur chaque article de courrier reçu:

(a) un numéro de série pour l'article reçu,

b) la date de réception,

c) l'heure de réception,

(d) L'initiale du post-ouvre.

L'estampillage peut être effectué à l'aide de machines "Datation", "Numérotation" et "Enregistrement du temps". Ces machines ont des dispositifs permettant un changement automatique des chiffres à chaque coup. Certains offices rendent le timbre à date plus élaboré en prévoyant des dispositions pour d'autres entrées telles que la date d'envoi de l'accusé de réception ou de réponse, la date de dépôt, etc.

Ou bien, un tampon en caoutchouc séparé peut être utilisé à cette fin, pour être utilisé par le département concerné.

Un traitement séparé est requis pour les "lettres composites":

Une lettre composite est celle qui concerne plusieurs départements ou individus et doit être distribuée à chacun de ces départements ou individus. Un autre type de tampon encreur sera utilisé avec des espaces pour nommer les départements ou les individus par lesquels la lettre doit passer successivement et doit être paraphé par la personne concernée.

Enfin, la lettre est envoyée pour classement. Ou bien, des copies sont préparées (de préférence des copies Xerox) et distribuées aux départements alliés.

Dans certains bureaux, chaque courrier entrant est envoyé une fois au secrétaire pour qu'il en prenne connaissance et l'initialise.

Étape # 4. Enregistrement:

Dans certains bureaux, un registre appelé Inwards Mail Register ou Letters Received Book est tenu, où sont consignés les détails de tous les articles reçus par courrier. Cela a une grande valeur en tant que source de preuve chaque fois qu'un doute ou un différend survient à propos de certains articles entrants.

C'est une affaire qui prend du temps et qui coûte cher, de sorte que certains bureaux ne le prévoient pas. Alternativement, un système de liste de salles de courrier peut être suivi. Une liste est préparée pour toutes les lettres et autres articles envoyés à un département particulier au cours d'une journée. La liste est signée par le département responsable concerné. Ces listes sont préparées après le tri du courrier.

Étape # 5. Tri:

Après l’enregistrement de la date et l’enregistrement, le courrier doit être trié pour pouvoir être envoyé aux services ou aux personnes concernés. Des plateaux ou des paniers destinés à différents départements sont placés sur la table. Dans le cas où le nombre de départements est grand, un casier (une boîte contenant des appartements cloisonnés comme un casier) est utilisé.

Ceci est utile lorsqu'un grand nombre de tris individuels doivent être effectués. Le tri doit être effectué avec beaucoup de soin afin d'éviter tout mauvais placement et de ne pas manquer les enveloppes. Il est parfois difficile de savoir à quel département une lettre doit être adressée. Le superviseur de la section prendra la décision ou elle pourra être envoyée au secrétaire ou au chef de bureau.

Étape # 6. Distribution:

La prochaine étape ou opération consiste à distribuer le courrier aux services ou aux personnes concernés. Les péons de bureau ou les porteurs feront ce travail. Le courrier sera remis contre l'initiation par l'officier destinataire ou le greffier inscrit au registre. Une liste de salles de courrier peut être préparée à ce stade. Les messages reçus par téléphone doivent être distribués, ce qui peut ne pas nécessiter de tri.

Étape # 7. Garder la trace:

En réalité, la procédure de traitement du courrier entrant sera terminée lorsque les mesures nécessaires auront été prises concernant le courrier reçu. Une lettre doit être répondu ou accusé de réception. Un ordre doit être acquitté et exécuté ou refusé.

Si l'affaire n'a pas d'importance, l'article est directement classé, voire mis à la corbeille à papier ou détruit. Une fois que des mesures ont été prises, toutes les communications écrites entrantes doivent être envoyées pour archivage.

Un bureau doit avoir une routine précise pour le traitement du courrier entrant et le superviseur de la section de réception est responsable de la réalisation de la routine. Si un courrier entrant reste sans surveillance, est perdu ou est induit en erreur, une action grave doit être engagée contre la personne en défaut.