Département de correspondance: Composition et arrangement

Lisez cet article pour en savoir plus sur le département de la correspondance. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. La composition du service de la correspondance. 2. Le service de la préparation de la correspondance.

Composition du département de la correspondance:

Le service de correspondance comprend un grand nombre de membres du personnel dirigés par le secrétaire.

(1) Il peut y avoir des commis à la correspondance qualifiés et expérimentés pour assister les différents cadres dans le processus de rédaction et de normalisation des lettres. Dans certains bureaux, les chefs de département rédigent eux-mêmes les dictées et préparent les projets.

Le secrétaire lui-même dicte les lettres importantes relatives aux différents départements. Certaines lettres requièrent un style et une langue particuliers et peuvent contenir des termes techniques ou juridiques ou des termes utilisés dans un secteur d'activité donné.

Les commis à la correspondance ayant une expérience dans une ligne particulière peuvent être d'une grande aide. De bons livres sur la rédaction de lettres sont toutefois disponibles sur le marché pour se passer des services de commis à la correspondance.

(2) Outre les commis à la correspondance, il peut y avoir une grande force de dactylographes et de sténographes (ou sténo-typistes) qui doivent prendre des dictées à la main et les transcrire à la longue. Il existe de très nombreux types de machines, utilisées dans le processus: machine à écrire, duplicateur (de types et modèles différents), dictaphone, machine à dactylographier, etc. Des opérateurs qualifiés sont employés pour faire fonctionner les machines.

(3) Vient ensuite la section traitant du courrier entrant et sortant. Il s’agit d’une petite section composée de deux à cinq commis et d’un superviseur. Les préposés au bureau ou les porteurs sont là pour aider la section au moment de la distribution ou lors du transport du courrier depuis et à destination du bureau de poste, pour poster le courrier ou pour porter des lettres directement sous le système de messagerie.

Arrangement du département de la correspondance:

L’arrangement comprend l’arrangement du personnel du service ainsi que celui des machines. Ici, le principe de centralisation ou de décentralisation peut être suivi. Lorsque les lettres sont dictées ou rédigées par les chefs de département, il y a un cas de décentralisation. D'autre part, si toutes les lettres sont principalement rédigées par les commis à la correspondance, il y a centralisation.

Encore une fois, si chaque service a sa ou ses propres machines à écrire et ses dactylographes, il s’agit d’une décentralisation. S'il existe un groupe central de dactylographes, cela s'appelle la centralisation. Les travaux de duplication sont toutefois généralement effectués de manière centralisée. Tant la centralisation que la décentralisation ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Piscine des dactylographes:

Cela signifie que tous les dactylographes et sténographes d'un groupe ou d'une piscine s'assoient ensemble à un endroit particulier. Il est situé à un endroit commode du bureau, facilement accessible de différents côtés. En règle générale, il s’agit d’une pièce séparée du bureau général. Elle est construite avec des murs insonorisés comme des murs de verre ou des murs recouverts d’un mélange de mica.

Les dactylographes occupent leurs sièges devant les machines à écrire. Selon les exigences des différents départements, ils tapent les lettres. Chaque fois que n'importe quel exécutif doit donner une dictée, il appelle un sténographe. Tout sténographe, libre, l’y assistera.

Après avoir pris la dictée, il la donnera pour la transcription à cette dactylo qui est libre. Il existe un superviseur de la section chargé de répartir le travail entre les sténographes et les dactylographes. Les dactylographes peuvent aussi taper les dictées enregistrées par dicta-phone, une par une.

Dans un système dictaphone multi-banques, tout disque peut être lu et dactylographié par n'importe quel dactylographe à tour de rôle. Si le personnel en place ne peut pas faire face à la pression du travail, des nominations temporaires supplémentaires sont accordées.

Avantages:

a) la répartition du travail est plus ou moins égale: charge entre les sténographes et les dactylographes,

(b) le «pool» étant séparé, ni le bruit causé par les machines ne gênent le bureau général ni les dactylographes ne sont gênés par le bruit du bureau général,

c) C'est économique, car moins de sténographes et de dactylographes sont capables de faire le travail. Il faut plus de mains si chaque département a son propre sténographe et dactylographe. C'est très important.

Désavantages:

(a) Tous les types de travaux de dactylographie ne peuvent pas être centralisés. Certaines dictées et travaux de dactylographie requièrent des techniques qui ne peuvent être gérées que par des experts, rattachées à des services particuliers chargés de ces tâches techniques.

(b) Certains cadres préfèrent avoir leurs propres sténotypistes qui peuvent suivre ses intonations ou ses prononciations correctement et rapidement. Les cadres supérieurs, cependant, ont leurs secrétaires privés à cette fin. Les cadres peuvent également attendre que son sténographe préféré soit disponible en dehors de la "piscine",

(d) Seules les grandes préoccupations peuvent se permettre de disposer d'un tel «pool».

Quels sont les avantages du système de «pool», sont les inconvénients du système de département et vice versa.