Réunions d'entreprise: signification, importance et composantes
Lisez cet article pour en savoir plus sur Meeting. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez plus sur: 1. Signification de Meeting 2. Importance de Meeting 3. Composants.
Signification de réunion:
Le terme réunion signifie rassembler ou réunir ou se réunir de deux personnes ou plus à une date fixe, à une heure et un lieu déterminés pour discuter de questions préétablies afin de prendre des décisions ou non.
A partir de cette définition, les caractéristiques suivantes d’une réunion peuvent être déterminées:
a) Il doit y avoir deux personnes ou plus. Le nombre total peut être petit (comme dans le cas d'une réunion de comité) ou grand (comme dans le cas d'une assemblée générale annuelle d'une entreprise publique ou d'une association) ou très grand (comme dans le cas d'une réunion publique).
(b) Il doit y avoir un lieu précis de la réunion. En cas de réunion officielle, le bureau lui-même peut être le lieu. Une grande réunion officielle, telle que l’assemblée générale annuelle d’une société ouverte, peut avoir lieu dans une salle publique. Une réunion publique peut avoir lieu dans une salle publique, sur un terrain dégagé ou sur la route.
(c) Il doit y avoir une date et une heure fixes. En cas de réunion officielle, la date est généralement un jour ouvrable et l'heure est dans les heures de bureau. Parfois, il existe des restrictions en ce qui concerne la date et l'heure, comme nous le constatons dans le cas d'une société au sens de la Loi sur les compagnies.
(d) Il y aura discussion. Cela signifie que les personnes présentes présenteront leurs points de vue et opinions sur les sujets pour lesquels la réunion a été convoquée.
(e) Les sujets ou sujets devant être discutés lors d'une réunion sont prédéterminés ou connus des participants plus tôt, afin qu'ils puissent venir préparés avec leurs pensées.
(f) Les décisions sont généralement prises lors de réunions. Prendre des décisions sur certaines questions est l’objet principal d’une réunion. Les décisions prises lors d'une réunion engagent les membres de l'organisation, qu'ils soient présents à la réunion ou non, qu'ils acceptent ou non les décisions.
Les décisions sont prises par vote et sous forme de résolutions. Il existe différentes méthodes de vote. En règle générale, les décisions ne sont pas prises lors de réunions publiques et, si elles sont prises, elles n’ont aucun caractère contraignant.
(g) Les réunions peuvent être de différents types: privées, publiques ou internationales (par exemple, l'ONU).
Il est à noter qu'une réunion n'a pas lieu automatiquement. Une réunion doit être convoquée ou convoquée. Cela signifie qu'un avis doit être envoyé à chaque personne individuellement autorisée à assister à la réunion. Une publicité générale est requise en cas de réunion publique. Il existe des règles et des procédures pour donner des avis pour différents types de réunions.
Une réunion accidentelle de deux personnes ou plus ne constitue pas réellement une réunion.
Le secrétaire a de grandes responsabilités en ce qui concerne la convocation et la tenue de réunions et les actions de suivi.
Importance de la réunion:
L'importance des réunions est très importante dans notre vie sociale. La tenue de réunions est un processus démocratique. Les réunions sont nécessaires à toutes les étapes de la prise de décision, que ce soit pour un club, une association ou une entreprise ou pour diriger le gouvernement.
La réunion des assemblées législatives de différents États et la réunion du Parlement sont essentielles pour l’administration du gouvernement. Même pour résoudre tout problème familial, les membres d'une famille s'assoient ou se rencontrent. Les rassemblements sociaux, les rassemblements religieux, etc. font partie intégrante de notre vie.
Les réunions sont des formes efficaces de publicité au moment des élections. L'opinion publique est recueillie lors de réunions. Les jugements sont rendus lorsque les tribunaux se réunissent. Les discussions de groupe sont un moyen efficace d'introduire un changement organisationnel et une prise de décision, ainsi que d'améliorer les relations employeur-employé. Les objets et procédures de la tenue de différents types de réunions sont différents.
Composantes de la réunion:
Une réunion comprend les éléments suivants:
a) Les participants:
En cas de réunion privée, seules les personnes autorisées à assister à une réunion peuvent y participer. Les membres de l'organisation, du comité ou du sous-comité, etc., ainsi que les invités sont autorisés à participer. Parfois, une personne autorisée à assister à une réunion peut envoyer son représentant ou son mandataire assister à la réunion. En cas de réunion publique, les membres du public peuvent y participer.
b) Le président:
Il doit y avoir un président à chaque réunion qui a les pouvoirs et les devoirs pour diriger une réunion.
c) le secrétaire:
Le secrétaire de l'organisation, du comité ou du sous-comité, etc., qui remplit de nombreuses tâches avant, pendant et après une réunion, doit jouer un rôle important à jouer.
(D) Les invités:
Outre ceux qui ont le droit d'assister à une réunion, certaines personnes sont invitées, par exemple. journalistes de presse.
(E) Les éléments matériels:
La disposition des places, le matériel d'écriture, etc. sont essentiels.
