Étapes pour planifier une conception d'emploi
Lors de la planification d'une conception de travail, les étapes suivantes doivent être suivies:
1. Information sur le travail:
Les informations sur les emplois sont un élément essentiel d’une analyse efficace des emplois. Cela facilite non seulement l'évaluation des emplois pour la conception de la rémunération, mais aide également à diffuser des informations aux employés sur leurs tâches et leurs responsabilités.
Une connaissance imparfaite de leurs tâches et de leurs responsabilités affecte également la performance des employés et la productivité globale de l'organisation. La diffusion des informations sur le poste dans la lettre de nomination peut ne pas être adéquate. Une bonne documentation et communication lors de la formation initiale est la bonne approche.
Objectifs de l'information sur le travail:
Le premier objectif des informations sur les emplois est de communiquer aux employés les tâches et les responsabilités liées à un travail, afin de les aider à bien comprendre. Cela aide également les employés à comprendre les attentes organisationnelles de leur part. L'analyse organisationnelle est un autre objectif des informations sur les emplois. Cela facilite l'analyse du flux de travail par rapport à un travail et aide également à identifier les éléments de travail redondants dans un travail. Ainsi, cela facilite la restructuration du travail.
En ce qui concerne le comportement organisationnel, les informations sur les tâches aident à analyser les exigences comportementales de chaque employé, de sorte que les organisations puissent prendre les mesures appropriées pour améliorer leur comportement afin de renforcer les compétences des personnes pour rester compétitives sur le marché. Les informations sur les emplois aident également les organisations à déterminer l'étendue de l'embauche interne et les exigences en matière d'embauche externe pour la dotation de divers postes au sein de l'organisation.
En établissant des normes de performance et des objectifs d’emploi, les informations d’emploi sont essentielles à la fois qualitativement et quantitativement. Cela facilite également l’évaluation plus scientifique de la performance d’un employé par rapport à de telles normes. Pour les autres décisions liées aux ressources humaines telles que la promotion, le transfert, la relocalisation, la redondance et la conception de la rémunération, les informations sur le poste fournissent des informations essentielles.
2. Analyse du travail:
L'analyse des tâches consiste à collecter des informations sur les tâches et à évaluer ces informations en fonction de ce qui est nécessaire et pertinent. L'analyse des tâches comporte essentiellement trois questions: Qu'est-ce qu'un travail? Que faut-il analyser? Quelles méthodes d'analyse devraient être utilisées?
Un travail est un groupe d'activités ou de tâches essentiellement similaires exécutées par une personne ou un groupe de personnes. Ces activités ou tâches deviennent ensemble un travail. De toute évidence, les tâches ou activités des emplois ne doivent pas nécessairement être identiques. Il peut être effectué à différents endroits, avec différents équipements, dans un ordre différent.
En outre, certains employés peuvent effectuer certaines activités en plus de l'emploi principal. Ou encore, certains employés peuvent effectuer un travail occasionnellement ou temporairement à la place des personnes absentes. Cette définition d'un travail est généralement utilisée dans la conception de la rémunération et pour d'autres pratiques de gestion.
Cependant, une description plus générique d'un travail est utilisée, identifiée par «poste» plutôt que par «travail». Un poste est une famille d’emplois dans lesquels les tâches spécifiques varient, mais une certaine interchangeabilité du travail est possible et la nature fonctionnelle du travail est similaire. Les exemples incluent les assembleurs, les dactylographes et les comptables.
La définition plus large d'un travail facilite le développement d'informations de travail précises, reflétant ainsi le travail de chaque employé. D'autre part, plus la définition du travail est précise, plus il est difficile d'identifier les différences de travail, ce qui complique encore la gestion des employés.
Une autre question fondamentale pour l’analyse des tâches consiste à déterminer si l’organisation doit mesurer les travaux assignés ou les travaux réellement effectués. Certains experts en conception de la rémunération affirment que, à moins que l’analyse des tâches ne tienne compte du travail effectué, l’organisation peut ne pas donner crédit aux employés pour ce qu’ils font réellement.
Par ailleurs, l’analyse du travail effectué peut laisser penser que les employés ont toute latitude pour s’assigner du travail; alors qu'en réalité, il incombe au gestionnaire d'attribuer un travail. Le rôle d’un analyste consiste essentiellement à rassembler des informations sur les travaux et non à évaluer la logique des tâches assignées. Il est principalement responsable de l'enregistrement des responsabilités qu'un responsable a assignées à un employé.
Que faut-il analyser:
La nature des informations d’emploi pour l’analyse d’un emploi dépend d’un certain nombre de considérations, que l’analyse soit nécessaire à des fins d’évaluation ou à d’autres fins également; quel niveau de travail doit être analysé; quel type de plan d'évaluation doit être utilisé; et quelle connaissance du travail est détenue par l'analyste qui va mener l'évaluation.
Certains domaines d’information de base peuvent inclure:
a) But fondamental du travail
(b) Éléments de travail dans le travail - nécessite l'étude de tâches spécifiques, de domaines de responsabilité et d'exemples de travail
(c) Importance générale de chaque élément de travail et sa relation avec le fonctionnement total - la manière dont il est intégré au travail total
d) Temps approximatif consacré à chaque tâche ou domaine de responsabilité spécifique
e) Portée du travail et impact sur l'opération
f) Autorité inhérente (non seulement délégation formelle mais aussi latitude d'action) et audits formels ou informels des travaux
g) Relations de travail (y compris supervision)
(h) Méthodes, équipements ou techniques spécifiques nécessaires pour le travail
i) Climat de travail, y compris objectifs et environnement de travail
j) Conditions de travail telles que l'effort physique, les dangers, la gêne, le respect des délais, les exigences de déplacement, la créativité et les innovations requises
Quelles méthodes d'analyse faut-il utiliser?
Les informations sur les tâches peuvent être obtenues de différentes manières, soit par un analyste du personnel, soit par le responsable hiérarchique individuel. Il est toujours préférable d’impliquer les responsables hiérarchiques dans la compilation des informations sur les travaux en raison de la proximité fonctionnelle. Une méthode d'analyse relativement simple et peu coûteuse consiste à collecter des informations sur les emplois par le biais de la réponse au questionnaire.
L'observation directe du travail effectué est une autre méthode d'analyse des tâches importante. L'observation du travail est essentielle pour comprendre le rôle du travail. Cependant, cela coûte plus cher et prend plus de temps. Des informations utiles sur les emplois peuvent également être obtenues à partir de manuels d’organisation, de rapports d’étude de temps, de descriptions de postes antérieures et d’études de méthodes.
3. Questionnaire d'emploi:
Un questionnaire de travail est un outil spécial pour consolider les informations de travail. C'est un formulaire imprimé dans lequel des informations essentielles sur le travail peuvent être listées par l'employé ou par ses superviseurs. Le principal avantage du questionnaire d’emploi est qu’il utilise les connaissances de ceux qui sont proches du travail. En outre, il donne à chaque employé la possibilité de participer et de contribuer en donnant des réponses au questionnaire, ce qui facilite la compilation immédiate des informations sur les emplois.
Un autre avantage important du questionnaire de travail est que les informations compilées peuvent être utilisées comme descriptions de travail. Ceci élimine donc la nécessité de rédiger davantage de descriptions de travail. De plus, en utilisant un questionnaire sur l'emploi, les entreprises ont également l'avantage de communiquer aux employés des informations à jour sur l'emploi.
Cependant, les principaux inconvénients du questionnaire d’emploi sont que son succès dépend de la compréhension et de la capacité de rédaction des employés et des superviseurs. En cas d’incongruence perceptuelle, des incohérences dans le modèle de réponse peuvent survenir.
Ces incohérences dans le modèle de réponse peuvent se multiplier davantage lorsque davantage de sections de personnes participent à la réponse au questionnaire / à l'enquête. En outre, la compilation des informations sur les emplois à partir de la réponse au questionnaire peut poser problème en raison de l’exagération. Ce sont les problèmes inhérents à la qualité de l’information par le biais d’un questionnaire d’emploi.
Pour éliminer les inconvénients inhérents à la compilation des informations sur les emplois au moyen d'un questionnaire, il est toujours préférable de compiler les informations en combinant observation directe et questionnaire sur les emplois. Cette approche peut prendre beaucoup de temps et impliquer des coûts énormes, mais elle est plus scientifique car elle élimine le risque d'erreur en rendant compte des différences perceptives entre ce qu'ils perçoivent et ce qu'ils font.
