Les bases d'un bon rapport

Les bases d'un bon rapport!

1. Le rapport doit avoir un titre approprié pour décrire l'objet qui y est rapporté. Le rapport doit être en bonne forme et comporter des sous-titres et des divisions de paragraphe. Le nom du destinataire du rapport doit être écrit en haut du rapport.

2. Le rapport devrait être factuel. Les caprices et les idées de la personne qui prépare le rapport ne devraient pas être autorisés à influencer le rapport.

3. Le rapport doit se rapporter à une certaine période et la période de temps doit être indiquée en haut du rapport.

4. Le rapport doit être clair, bref et concis. La clarté ne devrait pas être sacrifiée au prix de la brièveté.

5. La notification doit être rapide car les informations différées sont des informations refusées. Si un laps de temps considérable s'écoule entre la survenue des événements et le compte rendu, des mesures appropriées peuvent être perdues ou des décisions erronées peuvent être prises par la direction en l'absence d'informations.

La périodicité d'un rapport doit être gardée à l'esprit et les rapports doivent être soumis à temps. Le rapport doit être en bonne forme et comporter des sous-titres et des divisions de paragraphe.

6. Un rapport doit faire la distinction entre les facteurs contrôlables et non contrôlables et les signaler séparément. C'est parce que la direction peut prendre des mesures appropriées concernant les facteurs contrôlables.

7. Le rapport devrait contenir des remarques appropriées. Cela fait gagner un temps précieux à la direction et garantit une attention prompte. Des données adéquates doivent être fournies pour suggérer un plan d'action possible.

8. Un rapport devrait être examiné périodiquement. La forme et le contenu d'un rapport ne doivent pas être de nature permanente. Ils devraient continuer à changer avec le changement de circonstances; sinon, le destinataire les prendra comme un type usé et routinier.

9. Le rapport doit être considéré comme correct dans les limites du degré d'inexactitude autorisé. La marge d'erreur autorisée dépendra de la raison pour laquelle le rapport est préparé.

10. Le rapport devrait immédiatement attirer l'attention du responsable sur les questions exceptionnelles afin que la gestion par exception puisse être effectuée efficacement. Ainsi, les rapports doivent mettre en évidence des écarts importants par rapport aux normes.

11. Les rapports visuels sous forme de graphiques, de diagrammes et de diagrammes doivent être préférés aux rapports descriptifs, car les rapports visuels attirent plus rapidement les yeux et laissent une impression durable sur l'esprit.

12. Lorsque la comparaison est reflétée dans un rapport, il convient de s'assurer qu'il en est de même entre les éléments comparables (c'est-à-dire similaires), afin de permettre une comparaison significative et de donner une idée de l'efficacité ou de l'inefficacité.

13. Dans tous les cas possibles, une analyse détaillée doit être fournie pour tous les écarts résultants entre les résultats réels de la période et les standards / budgets, qu'il s'agisse des ventes, des achats, de la production, des profits ou des pertes, des dépenses en capital, de la situation du fonds de roulement, etc. de sorte que les causes exactes des performances médiocres puissent être connues et que des mesures correctives puissent être prises en temps voulu.

14. Le format d'un rapport ne doit pas être modifié d'une période à l'autre. Si le format doit être modifié pour apporter des améliorations, il convient de justifier le changement de format ou de contenu.