Fonction de contrôle de gestion: (Importance et carences)

L’importance du contrôle de gestion peut être indiquée en énumérant les avantages importants suivants de la fonction de contrôle:

La fonction de contrôle facilite la gestion de différentes manières. Les gestionnaires peuvent mesurer les performances réelles et orienter vers la réalisation d'objectifs prédéterminés uniquement lorsque le système de contrôle est à jour et efficace. Il aide l’organisation à atteindre ses objectifs avec efficacité et efficience.

1. Assurance contre les performances décevantes:

Le contrôle de gestion agit comme une assurance contre le risque de non-conformité de la performance réelle à des objectifs prédéterminés. La fonction de contrôle a une grande valeur d’assurance car elle élimine en grande partie le risque de non-conformité des performances réelles aux objectifs prédéterminés. Il réglemente les opérations de manière à assurer la réalisation des objectifs prédéterminés. Cela se fait par un examen continu de l'avancement des travaux afin de procéder aux ajustements nécessaires des opérations.

2. Facilité de coordination:

Il facilite la coordination en maintenant les activités et efforts de routine dans les limites fixées par des objectifs prédéterminés et guide chaque membre de l'organisation dans la direction d'objectifs communs par le biais de directives coordonnées. Il permet une communication horizontale entre les chaînes de commandement par le biais de contacts croisés directs en déterminant «qui a besoin de quelle information».

Cela permet aux responsables de superviser le travail jusqu'à son achèvement et de s'assurer que des performances ordonnées ont lieu dans chaque section ou unité de l'entreprise. Les divers outils et dispositifs de contrôle permettent à la direction d’éviter une perte de temps, d’argent et d’efforts.

3. Base pour l'action future:

Un flux continu d'informations de contrôle entre les projets de travail maintient la planification à long terme sur la bonne voie. Il donne une image correcte de la nature de l'action corrective requise pour permettre à la direction de procéder à une évaluation correcte des résultats finaux à l'achèvement des travaux.

Une telle évaluation fournit les faits et les informations nécessaires pour prendre des mesures correctives et modifier en conséquence la planification, l’organisation et la direction. Cela permet à la direction de prendre les mesures appropriées pour vérifier la répétition des erreurs à l'avenir.

En d’autres termes, cela signifie que le système de contrôle permet à la direction de prendre les bonnes décisions quant au type d’action de suivi nécessaire pour atteindre les objectifs de l’organisation. Comme le pense Ierome, «un contrôle est nécessaire à la fois pour simplifier la prise de décisions ultérieures et pour garantir la réalisation des objectifs implicites des décisions politiques initiales à long terme."

4. Extension de la décentralisation:

Il est impossible d'étendre les frontières de la décentralisation sans des contrôles adéquats. Le système de contrôle moderne permet à la direction de repousser les limites de la décentralisation sans perdre le contrôle ultime de l’organisation.

L'application des principes de maîtrise de soi ainsi que de gestion par exception dans la gestion des entreprises permet à la direction de trouver suffisamment de temps pour se concentrer sur la planification et le contrôle globaux sans avoir à se soucier de détails mineurs et indésirables.

Chaque fois que les subordonnés doivent prendre des décisions cruciales affectant l’entreprise, la direction peut instituer la pratique du contrôle des approbations préalables à l’action. En bref, le contrôle de gestion moderne permet à la direction de garder le contrôle entre ses mains avec suffisamment d’outils pour évaluer si l’autorité est correctement utilisée dans le cadre décentralisé, ce qui permet la dispersion de l’autorité de prise de décision dans l’organisation.

5. Détection rapide des faiblesses de gestion et des écarts importants:

La fonction de contrôle de la direction révèle et renvoie les informations nécessaires pour indiquer les faiblesses de la direction et les supprimer par des mesures correctives. Cela simplifie la fonction de supervision en:

(i) indiquant correctement et rapidement les écarts significatifs

(ii) garder les subordonnés sous contrôle

(iii) en instaurant la discipline parmi eux

Cependant, la direction peut ne pas être en mesure de traiter tous les cas de malhonnêteté habituelle à l'aide du contrôle de gestion. Mais cela serait considéré comme imprudent s'il néglige la nécessité de mettre de l'ordre et de la discipline parmi les membres de l'organisation par le biais de processus de contrôle efficaces.

Selon McFarland, si le contrôle ne peut pas remédier à la malhonnêteté habituelle dans tous les cas, la direction est irresponsable si elle ne fait pas un effort raisonnable pour assurer l'ordre et la discipline parmi ses employés par le biais de processus de contrôle efficaces. " La direction peut définitivement localiser les points faibles très rapidement grâce à un bon système de contrôle et peut penser en termes d’extension du périmètre de contrôle à tous les niveaux.

Lacunes du contrôle:

Bien que la nécessité et l’importance de la fonction de contrôle de la direction aient augmenté en raison des divers avantages évoqués ci-dessus, elle peut souffrir des inconvénients suivants, en particulier lorsque la direction ne respecte pas les exigences de base considérées comme l’essentiel d’une gestion saine. et système de contrôle efficace.

(1) Absence de normes satisfaisantes:

Certaines activités impliquant des performances immatérielles telles que les résultats du développement du management, les relations humaines, les relations publiques, la recherche, etc. ne peuvent être indiquées avec précision par aucune norme prédéterminée. En effet, de telles activités relatives au comportement humain ne se prêtent pas à une quantification de leurs résultats et à une identification de leur niveau de réalisation et, de ce fait, aucune norme satisfaisante ne peut être établie.

(2) Manque de perfection dans les mesures:

Outre les problèmes liés à l'établissement de normes appropriées dans le cas d'activités impliquant une performance immatérielle, ils compliquent également la tâche de mesure des résultats pour évaluation en termes quantitatifs ou qualitatifs.

(3) Lacunes dans les actions correctives:

Les directions rencontrent plusieurs problèmes lorsqu'elles tentent de prendre les mesures correctives nécessaires pour éviter la répétition de telles erreurs.

Les exemples importants sont:

(i) changement soudain des conditions d'exploitation d'une entreprise dû à des forces externes indépendantes de la volonté de la direction

(ii) la possibilité de passer certaines déviations mineures au sein de l'organisation pour des raisons de commodité, de manque d'autorité et d'absence d'informations opportunes, etc. De tels problèmes peuvent rendre les actions correctives sans pertinence.

(4) Opposition de subordonnés:

Étant donné que le contrôle de gestion interfère avec leurs actions et leurs pensées individuelles, les subordonnés peuvent s'opposer au procès même de certains dispositifs de contrôle. Peut-être ne le feront-ils pas dans le cas d'autres fonctions de gestion.

La pression du travail imposée par le contrôle peut entraîner

i) la réduction de la qualité du travail

(ii) une tentative d'ignorer les objectifs à long terme en faveur des objectifs à court terme

(iii) l'évasion de la censure par la falsification de rapports

(iv) les efforts pour dissimuler les inefficiences par des pratiques discutables, etc.

En résumé, un système de contrôle très proche et très détaillé peut souvent avoir plus d’effets néfastes chez les gestionnaires de niveau inférieur. En résumé, même si la fonction de contrôle de gestion souffre de certaines de ces limitations, la direction peut certainement en surmonter la plupart si certains des principes importants qui sont considérés comme les exigences de base ou les éléments essentiels d’un système de contrôle solide plus tôt) sont scrupuleusement respectées par la direction.

Juste parce qu'il est possible que certaines de ces limitations réduisent l'efficacité des techniques de contrôle, aucune direction ne peut jamais penser à supprimer totalement la fonction de contrôle. En fait, le contrôle de gestion constitue la dernière fonction de gestion, mais la plus essentielle.