Cycle d'amélioration continue des processus opérationnels (4 phases)
Le cycle d'amélioration continue comprend quatre phases.
Phase 1 Sélection et définition du processus:
Cela implique de sélectionner et de définir un processus critique (lié à la stratégie commerciale) susceptible d'amélioration continue.
Phase 2 Évaluation et normalisation des processus:
Cela comprend la description, l'évaluation et la normalisation du processus sélectionné pour l'amélioration.
Phase 3 Amélioration du processus:
Cela implique l'amélioration continue du processus évalué selon le cycle PDCA (c.-à-d., Cycle Plan-Do-Check-Act)
Phase 4 Amélioration personnelle:
Ceci fait référence à l'amélioration continue de l'individu qui porte l'amélioration du processus en fonction du nouveau cycle PDAC (c.-à-d., Cycle Plan-Do-Act-Challenge).
Ces quatre phases sont brièvement décrites dans les paragraphes suivants.
Phase 1 Sélection et définition du processus:
Dans la première phase du cycle d'amélioration continue, l'accent est mis sur la sélection du processus critique d'amélioration et la définition du processus sélectionné. Cette phase comprend les activités suivantes.
(i) Préparer le terrain pour l'amélioration continue des processus en formulant la carte de score d'équilibre organisationnel (OBSC) qui comprend la mission, la vision, les valeurs fondamentales, les facteurs de réussite critiques, les objectifs, les mesures de performance, les objectifs et les actions d'amélioration de processus. Le CSB est divisé en quatre perspectives: la finance, les clients, les processus internes, la connaissance et l’apprentissage.
(ii) Former un groupe de pilotage auquel la direction participe également activement. Une étape dans l’amélioration des processus en créant un environnement propice à l’amélioration des processus et à l’amélioration personnelle.
(iii) Définir les processus critiques liés à l'OBSC et déterminer les processus pertinents en fonction de facteurs de réussite critiques.
(iv) Sélection du processus le plus critique (qui pose le plus gros problème ou la plus grande opportunité dans la situation actuelle). Cela signifie qu’il faut sélectionner un processus sur lequel le groupe se concentrera pour l’améliorer.
(v) Désigner un propriétaire de processus dans le processus sélectionné, qui est responsable de l'amélioration du processus sélectionné. Le responsable du processus agit en tant que sponsor, la personne du groupe de pilotage jouant le rôle de conseil pour le projet d'amélioration. Le propriétaire du processus est responsable du bon fonctionnement du processus et a le pouvoir de le modifier.
(vi) Installer une équipe d'amélioration par le propriétaire du processus et lui donner la propriété de ses processus.
(vii) Demander au propriétaire du processus et aux membres de l'équipe de définir le processus choisi. Définir le processus est une condition préalable essentielle pour l’améliorer.
La définition du processus inclut: (a) les clients internes / externes, (b) les entrées, (c) le processus et (d) les sorties.
(viii) Former l'équipe à l'utilisation des méthodes et techniques d'amélioration et former le chef d'équipe à devenir formateur.
(ix) Formuler un plan d’amélioration qui comprend la mission de l’équipe, le titre du projet, les objectifs d’amélioration, les mesures d’évaluation des performances, le calendrier d’exécution, les moyens demandés, le type d’appui demandé par la direction, les conséquences de l’introduction du processus d’amélioration, les employés attendus résistance à l'introduction du processus d'amélioration, etc.
(x) Recueillir les informations nécessaires, analyser les données clients et les réclamations connexes et enregistrer le processus modifié à l'aide d'organigrammes.
Phase 2 Évaluation et normalisation des processus:
Dans cette phase, le processus sélectionné est décrit en détail pour vérifier si le processus est bien compris ou non. Cela nécessite de normaliser le processus, de mesurer et d’examiner ses performances, d’identifier les faiblesses du processus et d’analyser les problèmes liés au processus.
En normalisant le processus, le meilleur moyen actuel d’exécuter ce processus est établi. Ceci est fait pour s'assurer que tout le monde comprend le processus et que le processus est utilisé systématiquement de la même manière à chaque fois. Les normes de processus fournissent la base pour l'amélioration continue des processus.
Les activités importantes de cette phase sont:
(i) Définition et description du processus sélectionné
ii) Mesure de la performance du processus sur la base de la mesure de performance décrite
(iii) Analyse des données de processus disponibles
iv) Effectuer des analyses de cause à effet et
(v) Identifier les causes profondes
Phase 3 Amélioration du processus:
Dans cette phase, le processus sélectionné est continuellement amélioré. Le cycle PDCA est utilisé à cette fin.
Les différentes phases de ce cycle sont:
(je prevois:
Le plan d'amélioration élaboré lors de la phase de «sélection et définition du processus» est mis à jour. Les objectifs d’amélioration sont déterminés, les actions d’amélioration et leur lien avec le système OBSC sont indiqués et des solutions répondant aux exigences énoncées et aux causes des problèmes sont développées.
(ii) faire:
Le plan d'amélioration est exécuté à une échelle limitée, les solutions sélectionnées sont testées, des expériences réalisées et des membres de l'équipe formés à l'utilisation des méthodes et techniques d'amélioration.
(iii) Vérifier:
Les effets du changement de processus sont mesurés, les résultats de ces actions d'amélioration sont examinés en fonction de mesures de performance, la mesure dans laquelle les objectifs d'amélioration peuvent être atteints avec ces actions est vérifiée et les résultats comparés aux normes.
iv) Loi:
Les résultats sont mis en œuvre, c’est-à-dire que l’amélioration du processus est introduite, que le processus est maîtrisé, que le processus final est modifié, que les résultats sont évalués, que le processus est continuellement amélioré et contrôlé, que la performance améliorée est documentée et que les modifications éventuelles du processus sont normalisées.
Phase 4 Améliorations personnelles:
Le changement organisationnel est provoqué par l'impact cumulatif des efforts de tous les individus pour améliorer leur sort, leur travail et leur organisation. Les techniques individuelles d’auto-amélioration sont utiles pour concentrer les efforts d’amélioration personnelle de chaque personne de l’organisation.
Au cours de la phase d’amélioration personnelle, l’accent est mis sur l’amélioration continue des compétences et du comportement de l’individu, qui constituent le fondement du développement individuel, du succès personnel et du bien-être.
Le cycle PDAC est utilisé. Les différentes phases de ce cycle sont :
(je prevois:
Formulez ou mettez à jour votre carte de pointage personnelle équilibrée (PBSC) qui se concentre sur votre travail et votre temps libre.
(ii) faire:
Commencez par un objectif simple de votre PBSC avec l'action d'amélioration correspondante. Concentrez-vous sur les choses pour lesquelles vous n'êtes pas bon, sur les habitudes qui vous limitent, sur celles qui ont une influence défavorable sur votre vie et sur celles qui donnent des résultats médiocres. Concentrez-vous sur l'effort de votre action d'amélioration. Partagez votre PBSC avec un collègue ou un ami de confiance et assurez-vous du soutien de votre superviseur.
(iii) Agir:
Vérifiez si l'action d'amélioration fonctionne et prenez des mesures lorsqu'elle ne fonctionne pas. Examinez les résultats en fonction de mesures de performance et d’objectifs personnels définis. Vérifiez dans quelle mesure vous avez réalisé vos objectifs personnels. Développez vos compétences pour atteindre les objectifs choisis. Mettez en œuvre l'amélioration personnelle éprouvée et évaluez les résultats personnels.
(iv) Défi:
Acceptez de plus grands défis en sélectionnant une cible plus difficile et les actions d’amélioration correspondantes de votre PBSC et continuez.
