Un système d'information de gestion efficace (9 caractéristiques)

Les caractéristiques essentielles d’un système d’information de gestion efficace sont les suivantes: 1. Le SIG est orienté gestion 2. Le SIG est développé sous la direction de la direction 3. Le SIG est un système intégré 4. Flux de données communs 5. Le SIG est basé sur les besoins futurs de l’entreprise 6. Le SIG est composé de sous-systèmes. 7. Le SIG requiert de la flexibilité. 8. Le traitement de données réparti et 9. Le SIG est essentiellement informatisé.

Le système d’information de gestion est mis en place dans une organisation pour fournir des informations pertinentes aux gestionnaires afin qu’ils puissent fonctionner efficacement.

1. MIS est orienté vers la gestion:

La conception des SIG commence par une évaluation des besoins en information de la direction. Le système est généralement conçu de haut en bas. Toutefois, cela ne signifie pas que les systèmes d’information répondent uniquement aux besoins en informations de la direction.

Cela signifie simplement que les besoins en information du top management serviront de base à l'évaluation des besoins en information des managers de niveau inférieur. Dans tous les cas, le système devrait être conçu pour répondre aux besoins d’information de tous les niveaux de gestion.

2. MIS est développé sous la direction de la direction:

En raison de l’orientation de la gestion des SIM, il est impératif que la direction d’une organisation dirige activement le développement et la mise en place du SIM dans une organisation. Il est rare de trouver un SIG où le responsable lui-même, ou un représentant de haut niveau de son département, ne consacre pas beaucoup de temps à la conception du système.

Il ne s'agit pas d'une implication ponctuelle, car un examen et une participation continus sont nécessaires pour garantir que le système mis en œuvre répond aux spécifications du système conçu. Par conséquent, la direction de l’organisation ne doit pas seulement participer activement à l’élaboration des systèmes d’information de gestion, mais également jouer un rôle majeur dans les modifications ultérieures apportées au système, de manière à ce qu’il réponde aux besoins d’information de la direction.

3. MIS est un système intégré:

MIS est un système intégré qui combine les informations provenant de plusieurs domaines opérationnels pour répondre plus efficacement aux besoins d’information de la direction. Il présente une vue d'ensemble des sous-systèmes imbriqués qui fonctionnent au sein d'une organisation.

Par exemple, pour mettre au point un système efficace de planification de la production, la direction doit prendre en compte des facteurs tels que (a) la capacité de production, (b) la force de travail (c) les niveaux de stock (d) la nature du produit (e) la structure de la demande du produit (f) exigences de capital et (g) réseau de commercialisation. Un système qui ignore l'un de ces éléments ne fournira pas un calendrier de production efficace.

4. Flux de données communs:

Le SIG cherche à éviter les doubles emplois et la redondance dans la collecte, le stockage et la diffusion des données. Les concepteurs de systèmes d'information de gestion sont conscients que quelques documents sources clés représentent la majeure partie du flux d'informations et affectent de nombreux domaines fonctionnels.

Le concept de flux de données commun nécessite la création et l'utilisation de fichiers maîtres, pour l'enregistrement et la génération de rapports. Ce concept prend en charge plusieurs des principes de base de l'analyse de système, évitant les doubles emplois, combinant des fonctions similaires et simplifiant les opérations chaque fois que possible.

5. MIS est basé sur les besoins futurs de l'entreprise:

MIS est conçu pour répondre efficacement aux objectifs et aux besoins de l'entreprise. Le concepteur MIS doit éviter toute possibilité d'obsolescence du système avant sa mise en service. Si MIS est conçu après avoir pris en charge les futurs besoins d’information de l’entreprise, il reste peu de chance qu’il devienne obsolète.

6. Le SIG est composé de sous-systèmes:

Les systèmes d'information de gestion, bien que considérés comme une seule entité, doivent être décomposés en sous-systèmes. La décomposition du SIG en sous-systèmes significatifs ouvre la voie à une mise en œuvre hiérarchisée. Cela permet également au concepteur MIS de se concentrer sur des entités gérables pouvant être attribuées et informatisées par des systèmes et des équipes de programmation sélectionnés.

7. Les systèmes d’information requièrent de la flexibilité:

Le SIG est conçu pour répondre aux besoins d’information de la direction en vue de la prise de décisions. Malgré une analyse minutieuse des futurs besoins d’information de la direction, il est impossible de prévoir avec précision tous les événements survenus dans trois à cinq ans.

Cela est vrai dans la plupart des industries et en particulier dans celles qui évoluent rapidement. Par conséquent, le SIG devrait être conçu de manière à permettre des modifications appropriées à l'avenir. Si le SIG ne permet aucune modification, il deviendra vite obsolète.

8. Traitement de données distribué:

Dans le cas d'entreprises disposant d'un réseau géographique de bureaux de vente, de points de distribution, d'installations de fabrication, de divisions et de subdivisions, une forme de traitement de données distribué est nécessaire, car certaines de ces unités peuvent être exploitées de manière totalement indépendante.

Le traitement de données réparties a pour but de garantir que les informations sont placées dans les mains de ceux qui en ont besoin au moment où ils en ont besoin. Toutefois, les sous-systèmes conçus pour le traitement de données distribuées doivent être considérés comme faisant partie intégrante du système d’information de gestion de la société.

9. MIS est principalement informatisé:

De nos jours, toutes les activités des SIG, à savoir la collecte, le traitement et la récupération des données, sont réalisées par le biais de supports électroniques. L'utilisation d'un ordinateur garantit l'exactitude et la cohérence du traitement des données et accélère la diffusion des informations.