Opérations de bureau: signification, importance et classification

Lisez cet article pour en savoir plus sur les opérations Office. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez plus sur: 1. Signification des opérations de bureau 2. Importance des opérations de bureau 3. Classification des opérations de bureau.

Signification des opérations de bureau:

Une procédure bureautique comprend plusieurs étapes ou actions et la plus petite étape de la procédure entière est appelée une opération. «Opération» a un sens pratique. Le dictionnaire Webster donne la signification du mot comme “faire ou exécuter un travail pratique ou quelque chose impliquant une application pratique de principes ou de processus”.

Une opération de bureau effectue donc des travaux pratiques dans le cadre d’une procédure de bureau. Les opérations de bureau sont également appelées services de bureau.

Importance des opérations de bureau:

Aucun travail ne peut être fait dans sa totalité à la fois. Il y a aussi une division du travail et une personne peut ne pas être obligée de faire tout le travail seule. Chaque partie d'un travail ou chaque opération peut être effectuée par une personne distincte. Par conséquent, il convient d’abord de déterminer quelles opérations devraient être menées à bien pour achever une procédure avant de pouvoir ensuite attribuer les tâches.

La meilleure méthode pour effectuer une opération doit être connue. On doit apprendre la méthode et ensuite tenter l'opération. Taylor, le père de Scientific Management, a écrit une étude d’emploi. Chaque travail a la meilleure méthode de performance qui doit être connue du travailleur.

Son disciple, Gilbreth, a ajouté que chaque travail avait ses petites parties opérationnelles appelées «therbligs» et que la meilleure méthode d'exécution de chaque petite partie devait être connue et que la performance serait meilleure. (En fait, «therblig» n’est rien d’autre que d’épeler Gilbreth à l’inverse. C’est un nom accrocheur et ce n’est pas un mot dans le vrai sens du terme.) L’idée de Taylor était liée aux emplois en usine, mais elle s’applique également aux activités de bureau.

Classification des opérations de bureau:

Les opérations de bureau peuvent être classées de différentes manières. Les opérations peuvent concerner certains services généraux ou centralisés, tels que le classement, ou certains services décentralisés ou privés, tels que la comptabilité. Certaines opérations doivent être effectuées manuellement, comme la signature d'un chèque, et pour certaines opérations, les machines peuvent être utilisées comme la saisie d'une lettre avec des copies.

Les personnes de niveau supérieur effectuent certaines opérations telles que la signature d'une lettre de nomination, tandis que les personnes de niveau inférieur effectuent certaines opérations telles que (l'envoi de courrier. Les opérations peuvent être routinières comme la gestion du courrier. Il existe des opérations non routinières, ainsi que le traitement d'une notification gouvernementale sur la prévoyance. règles de fonds.

Différents types d'opérations requièrent différentes qualités.

Selon le grade, certains types d’opérations sont mentionnés ci-dessous:

(1) Traitement de données:

Cela nécessite une compétence hautement spécialisée et une formation à long terme. Cela inclut la connaissance de l'utilisation d'une machine compliquée telle qu'un ordinateur, la perforation de cartes, etc.

(2) rédaction de lettres:

C'est un travail de haut niveau. Il existe des commis à la correspondance formés et expérimentés, capables de rédiger des lettres de manière impressionnante et efficace. La maîtrise de la langue (anglais) est essentielle.

(3) Tenue des livres de comptes:

Cela nécessite une connaissance de la comptabilité qui est une compétence. Certaines qualifications académiques liées à la comptabilité sont nécessaires.

(4) Traitement du courrier:

Cette opération (ou plutôt une série d'opérations) ne nécessite aucune compétence de haut niveau. Ceci est plus ou moins mécanique et basé sur la pratique seulement.

(5) Manipulation des espèces:

Il s’agit d’une opération simple ne nécessitant aucune compétence réelle. Le comptage rapide des notes est cependant un art ayant une technique. Cela demande un tempérament froid et de la confiance.