Fonctions Office: 4 principaux types de fonctions Office

Cet article met en lumière les quatre principaux types de fonctions d’un bureau. Les fonctions sont les suivantes: 1. Communication 2. Informatique 3. Enregistrement 4. Gestion de l'espace.

Fonction de bureau n ° 1. Communication:

Chaque organisation a besoin d'un bureau. Organiser le travail, c'est entrer en contact avec les gens. Une structure organisationnelle est construite par des personnes. La communication est le processus par lequel les contacts peuvent être établis. La communication signifie l'échange d'idées et c'est un trafic à double sens. Les informations doivent être reçues et les informations doivent également être envoyées. Ceci est collectivement appelé communication.

(1) La communication est de deux types:

Externe et interne,

a) à l'extérieur:

Une organisation doit établir des contacts et des relations avec des personnes extérieures: les clients, les débiteurs, les créanciers, les fournisseurs, d'autres organisations, le gouvernement et enfin le grand public. Même la communication avec les membres d'une organisation peut être appelée communication externe car les membres résident à des endroits différents.

La communication externe est un processus complexe et en expansion. Il existe de nombreux types de dispositifs mécaniques permettant d’établir des contacts plus larges et plus rapides. Par exemple, un téléphone, un appareil télégraphique, un appareil télex, etc.

La communication externe peut être réalisée en organisant des réunions, des conférences, etc., auxquelles les personnes éloignées peuvent participer. La correspondance est le processus le plus courant et le plus pratique de communication externe, peu importe la distance.

(b) en interne:

La communication est nécessaire entre les personnes travaillant au sein du bureau dans différents départements. Une telle communication est une affaire continue. À chaque étape de chaque activité, il est nécessaire. C'est entre le supérieur et les subordonnés que l'on peut appeler une communication verticale. Il existe une communication horizontale entre les personnes de même niveau ou de même rang appelées pairs.

Dans les grands bureaux, il existe un système élaboré d’intercommunication (appelé communément système intercomm.) À l’aide d’équipements mécaniques. Des réunions, des conférences, etc. sont également organisées entre les membres du personnel. Les formations de comités, les discussions de groupe, etc., sont également très populaires de nos jours.

(2) La communication peut être classée en trois types sous un autre angle:

a) Orale:

C'est une communication face à face entre deux personnes ou plus. Une personne peut parler à une personne ou à un groupe de personnes. Ceci est principalement destiné aux communications internes à l'aide d'inter-com, d'un appareil, d'un dictaphone, etc. Une communication orale longue distance est possible par téléphone. La tenue d’un entretien est une forme exclusive de communication orale.

(b) écrit:

Cela se présente sous forme de lettres, de rapports, d'avis, de circulaires, de mémos, etc. C'est ce qu'on appelle la correspondance. Il est plus courant de communiquer à distance. Des machines à écrire, des machines à dupliquer, etc. sont utilisées pour préparer le texte. Le plus grand avantage de la communication écrite est que l'enregistrement simultané peut être maintenu. Bien entendu, les communications orales peuvent également être enregistrées sur un magnétophone.

Une communication écrite peut être envoyée à un grand nombre de personnes à la fois exactement sous la même forme, en utilisant des duplicateurs ou des presses à imprimer. La correspondance est peut-être la fonction la plus importante d'un bureau. Le secrétaire est censé être un expert dans ce travail.

(c) gestuelle:

Il s'agit d'une méthode de communication par signaux et signes, agitation des mains, tapotements dans le dos, etc. Elle est effectuée dans une sphère très proche et dans la plupart des cas, il s'agit d'un processus informel. On dit à juste titre que les yeux peuvent en dire plus que ce que les mots peuvent faire. La communication gestuelle ou l'utilisation de la «langue du corps» est internationale car il n'y a pas de barrière de la langue.

La communication peut également être visuelle à l’aide de photographies, d’images, etc., ainsi que par la signalisation (par exemple, une sonnerie, un feu rouge, etc.).

La communication externe est principalement écrite et en partie orale, tandis que la communication interne est en grande partie orale, en partie écrite et souvent gestuelle.

Fonction de bureau n ° 2. Informatique :

Les informations recueillies par le biais de la communication et des enregistrements sont analysées, comparées et discutées, tandis que des calculs sont effectués à l'aide des données et statistiques disponibles pour prendre des décisions. Les décisions sont suivies d'actions.

Le terme informatique signifie calculer. En fait, c'est plus que de simples calculs. Dans les grands bureaux modernes, des machines informatiques sont utilisées. Une telle machine est un dispositif électronique de traitement de données facilitant la prise de décision.

Dans les petites entreprises, le travail informatique est effectué par un travail mental. Les membres de la haute direction et les mieux rémunérés siègent au bureau pour prendre de telles décisions. Les principales décisions sont prises par les personnes au plus haut niveau, comme les dirigeants d’une entreprise. Le secrétaire assiste très souvent les personnes de haut niveau dans le processus de prise de décision.

Des tableaux statistiques et des diagrammes sont préparés à cet effet. Des enquêtes sont effectuées pour plus d’informations et préparées à ce sujet. Des informations sur l'expérience d'autres personnes dans la même ligne peuvent être très utiles.

Fonction de bureau n ° 3. Enregistrement :

Apparemment, c'est la fonction principale d'un bureau. L'enregistrement signifie la préservation d'informations et d'événements de toutes sortes. L'enregistrement est un processus continu et même automatique. L'enregistrement commence par la communication, en particulier lorsque la communication est écrite. Toutes les informations reçues et celles envoyées sont enregistrées.

Des enregistrements de différents calculs et analyses sont conservés dans le processus de prise de décision. Les décisions sont également enregistrées. Les décisions majeures sont très souvent prises sous la forme de résolutions lors de réunions consignées dans des comptes rendus. Une grande partie du personnel de bureau est engagée pour l'enregistrement des travaux.

(1) L'enregistrement a deux aspects:

a) Préparation des archives:

Les enregistrements doivent être préparés en premier. Il existe diverses règles pour la préparation des enregistrements. Par exemple, les enregistrements comptables doivent être préparés selon le système de comptabilité en partie double. Il existe différentes formes à utiliser. Par exemple, le bilan d’une entreprise a sa forme spécifique, telle que donnée à l’annexe VI de la Loi sur les compagnies.

b) Conservation des archives:

Les enregistrements doivent être préservés. Les disques ont plusieurs utilitaires. Ils sont préparés aux preuves, aux références et aux orientations futures et doivent donc être préservés. Le classement est un art de la conservation des archives. Il existe différents types d'équipement, comme un classeur, à cette fin.

(2) Les enregistrements sont de deux types:

a) Financier:

Différents types de livres comptables constituent le registre financier. Divers tableaux statistiques sont également nécessaires à cet effet.

b) non financier:

Des lettres, des rapports, des procès-verbaux de réunions, etc., constituent le dossier non financier. Les deux types d'enregistrements sont d'égale importance pour une organisation. Certains documents doivent être distribués. Par exemple, le rapport de gestion (enregistrement non financier), le compte de résultat et le bilan (enregistrement financier) doivent être distribués aux membres d'une société. Le secrétaire a la responsabilité vitale de superviser et de contrôler la préparation et la conservation des documents.

Fonction de bureau n ° 4. Gestion de l’espace:

Certaines personnes sont d’avis que l’utilisation appropriée de l’espace ou des locaux du bureau est une autre fonction du bureau. L'espace étant rare et coûteux, il est nécessaire de l'utiliser au maximum sans encombrement. Tout dépend de la mise en page scientifique afin que le flux de travail maximum est assuré.

Des personnes spécialisées sont nécessaires pour chaque type de travail de bureau. Le recrutement du personnel doit donc être effectué avec beaucoup de soin. Une formation séparée peut leur être dispensée à cet effet. Le secrétaire doit avoir une connaissance pratique de chaque type de fonction sinon il ne peut pas contrôler le personnel.