Office Communication: signification, importance et types

Lisez cet article pour en savoir plus sur Office Communication. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. Signification de la communication Office 2. Importance de la communication Office 3. Types de communication Office.

Signification de communication de bureau:

Communer signifie faire la conversation. C'est une fonction ordinaire dans notre vie quotidienne. Cela est nécessaire pour établir des contacts, expliquer des choses, échanger des idées, transmettre des informations, donner des instructions et dissiper les malentendus. La communication est indispensable à l'existence. La communication a toutefois une signification plus spécifique en sciences de gestion.

Selon le professeur Allen, «c'est un pont de sens. Il consiste en une récitation, une écoute et une compréhension systématiques et continues. ” Il est clair que la communication est terminée lorsque le message envoyé par le communicateur est compris par le communicateur. C'est un pont de sens, c'est-à-dire que le sens d'un message est compris dans le même sens par le communicateur et le communicateur.

Importance de la communication de bureau:

Son importance est grande et grandit. Le succès d’une organisation dépend de l’étendue et de la densité de la communication qu’elle entretient. Il est décrit comme un outil de gestion. C'est le dernier mot en gestion. Chaque fois que plusieurs personnes se rencontrent, il y a une communication entre elles.

Dans un bureau, les gens se rencontrent et travaillent ensemble. Par conséquent, il doit y avoir une communication entre eux. La fonction principale d'un bureau est la communication interne et externe. Une organisation a besoin d'un bureau car toutes les communications vont en sortir et y entrer. Le plus grand nombre de machines de bureau sont destinées à la communication.

Types de communication de bureau:

De manière générale, la communication peut être interne et externe. La communication interne a lieu entre les personnes travaillant à l’intérieur du bureau. Cela signifie également une communication entre l'employeur et les employés ou entre les membres d'une association ou entre une entreprise et ses actionnaires.

La communication externe s’effectue avec les tiers, tels que les clients, les fournisseurs, les débiteurs, les créanciers, les autres organisations, le gouvernement et ses différentes agences, et enfin le grand public. Le secrétaire a le devoir majeur de superviser et de contrôler les deux types de communication.

Selon les méthodes, la communication peut être subdivisée en trois parties: orale, écrite (correspondance) et gestuelle.

Communication interne:

Grâce à la communication, la relation employeur-employé ainsi que la relation supérieur-subordonné peuvent être maintenues. Les décisions prises au plus haut niveau de la direction se répercutent aux niveaux d'exécution et d'exploitation à travers la chaîne de relations supérieur-subordonné à l'intérieur d'une structure organisationnelle.

À moins que les objectifs et les politiques de l'organisation ne soient communiqués au personnel, ceux-ci ne peuvent pas s'identifier à l'organisation ni assumer leurs fonctions respectives.

Chaque fois qu'un changement doit être introduit dans l'organisation, une communication préalable doit être établie avec les membres du personnel afin qu'ils se préparent mentalement. Sinon, il peut y avoir un choc. Les employés doivent également être en mesure de communiquer leurs griefs, plaintes ou difficultés à l'employeur.

De cette manière, une meilleure relation employeur-employé est établie et les malentendus, le cas échéant, sont supprimés. La communication est décrite comme un trafic à double sens. La communication interne peut être orale, écrite, visuelle et gestuelle. La tenue de réunions, de conférences, etc., la tenue de consultations ou de discussions de groupe, etc., l’envoi de rapports, de copies de procès-verbaux, etc. sont quelques-uns des moyens efficaces de communication interne.

En ce qui concerne la communication, il existe six types de requêtes et les requêtes ont des réponses précises. Elles sont:

Pourquoi?

Sans communication, à la fois interne et externe, aucune organisation ne peut être construite et exécutée.

Quand?

Avant que le message ne soit diffusé par d'autres sources.

Quoi?

Rien ne doit être caché sur des questions d’intérêt commun. En réalité, aucun secret ne peut être préservé. Il vaut donc mieux ne rien cacher aux membres du personnel, à quelques exceptions près.

Où?

La communication peut s'effectuer de manière confidentielle entre deux membres d'un très petit groupe dans une chambre, ou ouvertement lors d'une réunion ou d'une conférence réunissant un grand nombre de personnes, ou lors d'une réunion publique.

Comment?

Cela doit être fait en utilisant un support compréhensible par le communicateur et le communiquant. La communication visuelle par images convient très bien aux analphabètes. Il existe de nombreux obstacles à une communication efficace, tels que la langue, le bruit, l'état, etc.

Qui?

Les objectifs communs de l'organisation doivent être communiqués à tous les membres de l'organisation afin que chacun puisse s'identifier à l'organisation.

Dispositifs mécaniques:

Il existe différentes machines ou dispositifs d'économie de travail utilisés pour la communication interne:

(a) Oral - Système téléphonique inter-com, dictaphone, tubes pneumatiques, etc.

(b) Écriture écrite— machine à écrire, duplicateur, etc.

(d) Signalisation - sonnerie, sonnerie, feux rouges, etc.

Communication externe:

La communication externe est essentielle à la réalisation des activités et au développement de toute organisation, commerciale ou non. Cela est nécessaire pour élargir et améliorer les relations publiques, mais aussi pour renforcer la bonne volonté et le prestige. Différentes méthodes de publicité sont destinées à la communication. La publication de rapports, de journaux, etc. est également une autre technique. La communication externe peut être orale, écrite et visuelle.

Dispositifs mécaniques:

Il existe différentes machines ou appareils permettant d'économiser du travail utilisés pour la communication externe:

(a) Oral - Téléphone avec système de coffre, câbles, etc.

(b) Écriture: machine à écrire, duplicateur, téléimprimante (le système télex), etc.

En fait, la télévision est une technique audiovisuelle.