Comment organiser votre bureau: 12 étapes principales

Cet article fait la lumière sur les douze étapes à suivre pour organiser un bureau. Les étapes sont les suivantes: 1. Planification 2. Choix du site 3. Espace ou hébergement 4. Disposition 5. Conditions de travail 6. Équipement 7. Recrutement du personnel 8. Direction> Attribution des emplois 10. Délégation de pouvoir 11. Création des relations 12. Préparation d’un manuel de bureau.

Organiser un bureau Étape 1. Planification:

Chaque type de travail nécessite une planification. Le travail hasardeux entraîne un gaspillage de temps, d’argent et d’énergie. La planification d'un bureau dépend en grande partie de sa variété et de son volume d'activités. Encore une fois, cela dépend de la nature et de la nature de l’organisation pour laquelle le bureau est mis en place. Outre la planification physique, un budget doit également être préparé, tant pour les dépenses en capital que pour les recettes, en tenant compte des fonds disponibles.

Organiser un bureau Étape n ° 2. Sélection du site:

C'est une tâche problématique. Divers facteurs, commerciaux, économiques et circonstanciels, doivent être pris en compte.

Organiser un bureau Étape 3. Espace ou logement:

Le logement doit être suffisant pour les activités du département. La portée doit être là pour une expansion future mais le facteur de loyer ne peut être ignoré.

Organiser un bureau Étape # 4. Mise en page:

Le logement et la mise en page sont étroitement liés. Il existe différents types de mise en page qui dépendent du système de bureau et du nombre de services. Le principe d'utilisation optimale de l'espace doit être pris en compte.

Organiser un bureau Étape 5. Conditions de travail:

Le bureau doit être pourvu d’un éclairage, d’une ventilation, d’un système d’assainissement, etc. appropriés, dont dépend en grande partie l’efficacité du travail.

Organiser un bureau Étape n ° 6. Équipement:

Différents types d'équipements, tels que meubles, machines, appareils ménagers, papeterie, etc., sont nécessaires au fonctionnement quotidien d'un bureau. Les achats doivent être effectués avec le plus grand soin. La continuité des approvisionnements, un entretien approprié et des réparations et des renouvellements ponctuels sont nécessaires pour eux.

Un service des achats séparé peut être créé à cet effet. Le secrétaire peut être chargé du travail. En d'autres termes, tous les éléments matériels doivent être achetés et leur approvisionnement régulier est assuré.

Organiser un bureau Étape # 7. Recrutement du personnel:

C'est le traitement des éléments humains dans une organisation de bureau et la tâche la plus difficile.

Le recrutement du personnel est un processus comprenant les étapes et aspects suivants:

a) Spécification et classement:

Au premier travail, la spécification doit être faite. Cela signifie qu’il faut dresser une liste des types d’emplois spécifiques requis pour le problème. De même, une liste de types spécifiques d'hommes requis pour effectuer les tâches doit également être préparée.

La spécification du travail et la spécification de l'homme sont des actes simultanés. Les emplois doivent aussi être notés. Selon l'American Management Association, il existe six types de grades, de A à F. Plus le grade est élevé, plus la fonction de penser que de faire est la fonction. Baissez la note, plus la fonction que la fonction de penser

Les facteurs suivants doivent être pris en compte pour déterminer la note:

(i) L'éducation, générale et technique,

(ii) Compétences requises pour effectuer un travail.

(iii) Expérience, le cas échéant.

(iv) La quantité de supervision et de direction nécessaire. Les taux de rémunération dépendront du grade de l'emploi.

(b) Politique de recrutement:

Il doit y avoir une politique de recrutement bien définie. Le recrutement peut se faire par des annonces dans les journaux ou par notification aux bureaux de placement. Les autres sources de recrutement sont: les membres de la famille du personnel en place, le syndicat, les anciens militaires (en particulier pour le personnel de sécurité), les instituts professionnels, les entreprises fournissant des appareils de bureau, les demandeurs d'emploi, etc.

c) Procédure de recrutement:

La procédure consiste en la réalisation de différents tests, écrits et oraux, en passant par un entretien médical, un examen médical, etc. Il s’agit d’un processus d’élimination qui permet enfin de sélectionner certaines personnes.

d) Formation:

Dans de nombreux cas, les hommes sélectionnés doivent suivre une formation d'initiation. Parfois, avant d'obtenir un emploi, il faut passer par une période d'apprentissage. Ou, après avoir obtenu l'emploi, une période probatoire doit être couverte par l'employé avant que le service ne devienne permanent. Une formation est également dispensée pour les promotions ou les transferts entre départements.

Organiser un bureau Étape # 8. Département:

Département est un travail spécialisé. Cela signifie le regroupement des emplois. Un groupe de tâches connexes est appelé fonctionnellement un département.

Par exemple, la comptabilité comprend tous les travaux liés à la tenue des livres, à la préparation des états financiers et des comptes, au calcul du coût de production et du prix de vente, à la passation des ordres de paiement, au maintien des relations avec les banques, les créanciers, les débiteurs, etc. faire de telles autres fonctions alliées.

Divers facteurs doivent être pris en compte avant de diviser l'ensemble des fonctions d'une organisation en départements. Avant la division, une divisionalisation peut être nécessaire. La question de la centralisation et de la décentralisation des fonctions de bureau se pose également. Le système de bureau doit être déterminé.

Organiser un bureau Étape # 9. Attribution des tâches:

Chaque membre du personnel se voit attribuer des tâches spécifiques. Emplois à leur attribuer. Chacun saura qui est son supérieur, de qui il doit recevoir des ordres et envers qui il doit rendre des comptes. L'attribution du travail est suivie par la préparation de la routine pour le travail selon une procédure bien déterminée ou une méthode adoptée.

Organiser un bureau Étape # 10. Délégation de pouvoirs:

La délégation de pouvoir est la force de vie d'une organisation. Tout supérieur hiérarchique doit déléguer ou accorder une partie de son autorité à son subordonné. En vertu de cette autorité, le subordonné a le pouvoir d'accomplir son travail et peut donner des ordres à son subordonné. Un montant égal de responsabilité est créé avec la délégation de pouvoir. Plus l'autorité est grande, plus la responsabilité est grande.

L'autorité descend du supérieur au subordonné, la responsabilité est créée et la responsabilité augmente du subordonné au supérieur. La reddition de comptes signifie que le supérieur hiérarchique doit faire rapport aux subordonnés pour déterminer dans quelle mesure ils ont accompli leur travail. Par la responsabilité, le supérieur exerce un contrôle sur ses subordonnés.

Organiser un bureau Étape # 11. Création de relations:

C'est la tâche vitale de l'organisation. Au sein de l'organisation, un grand nombre de personnes sont réunies. Ils doivent faire leur travail respectif, mais leur fonctionnement doit être parfaitement coordonné pour atteindre les objectifs communs de l'organisation.

La relation entre les membres du personnel d'une organisation est basée sur l'autorité. Le terme autorité signifie le pouvoir de prendre des décisions et de donner des ordres à d'autres pour que ces décisions soient exécutées. Au sein d'une organisation, il existe une chaîne de relations supérieur-subordonné entre les membres du personnel.

Chaque individu est supérieur à son prochain mais subordonné à son précédent. Et l’autorité descend et la responsabilité monte entre un supérieur et son subordonné. Un supérieur peut avoir un certain nombre de subordonnés sous lui. C'est «l'étendue du contrôle». Mais, chaque subordonné doit avoir un seul supérieur au-dessus de lui. C'est ce qu'on appelle le principe de "l'unité de commandement".

Dans un bureau, si l’on regarde le service de la comptabilité, la conception sera claire. Le secrétaire, qui est le chef, passe au comptable en chef ou au directeur des finances (quel que soit le nom du poste). Le comptable en chef ne fait pas lui-même tout le travail de comptabilité.

Il délègue une partie de son autorité à ses assistants et l'assistant délègue une partie de leur autorité aux greffiers. La responsabilité passe des greffiers aux assistants, des assistants au comptable en chef et du comptable en chef au secrétaire. Le secrétaire, qui a reçu l’autorité des cadres supérieurs, est responsable devant eux.

Différents aspects d'une organisation:

La relation d'autorité dans une organisation est divisée en deux parties:

(une ligne:

Ceux qui sont engagés dans les fonctions de base ou principales d'une organisation, telles que la production, le marketing, les achats, etc., sont appelés «interlocuteurs». Leur autorité est appelée autorité de ligne. La délégation de pouvoir s'effectue principalement par le biais des interlocuteurs,

b) Personnel:

Ceux qui exercent des fonctions de service ou de conseil, comme les finances, la gestion du personnel, etc., sont appelés «employés». Ces personnes sont des spécialistes et conseillent les responsables hiérarchiques par le biais de leurs services spécialisés afin que les fonctions principales ou de base puissent être exécutées efficacement.

Un bureau, est un siège pour les deux types de personnes - la ligne et le personnel. Lorsque la division est faite, il faut garder à l’esprit ce regroupement de fonctions. Ceci est très important car on constate souvent un conflit entre la ligne et le personnel.

Il s’agit de l’organisation formelle d’un bureau qui est mis en place par les cadres supérieurs sur la base des relations entre autorités. Outre cette organisation formelle, il y a une croissance de l'organisation informelle au sein d'un bureau.

Les personnes travaillant dans un bureau appartenant à différents départements et à différents niveaux d'autorité peuvent former des groupes informels en raison des facteurs suivants:

a) parler la même langue;

(b) avoir le domicile dans le même état ou le même district;

c) Faire confiance à la même idéologie politique;

d) Appartenir à la même communauté religieuse; etc.

On constate souvent que l’organisation informelle est plus forte que l’organisation formelle. Ce qui ne peut pas être accompli par des ordres officiels ou formels peut être réalisé par des demandes informelles.

Organigramme et manuel:

Il est souhaitable d’établir un tableau montrant les positions et les relations formelles. En regardant le tableau, on peut comprendre sa position par rapport à ses supérieurs et ses subordonnés. Un organigramme peut être vertical, horizontal ou circulaire. Mais l'organigramme ne suffit pas. Il ne décrit pas les fonctions des personnes occupant les différents postes.

Un manuel d'organisation est préparé, qui ressemble à un journal décrivant les fonctions spécifiques des différents postes. Un exemplaire de ce manuel est remis à chaque membre du personnel pour une meilleure compréhension de l'organisation et de ses collaborateurs. On peut connaître ses devoirs et les limites de son autorité. Le secrétaire a pour tâche principale de préparer l'organigramme et le manuel d'organisation.

Organisation d’un bureau Étape n ° 12. Préparation d’un manuel de bureau:

Dans un bon bureau, un manuel de procédure est préparé et une copie est distribuée à chaque membre du personnel à titre indicatif. Le gouvernement publie un manuel de bureau pour la procédure et les formalités départementales. Il est proposé à la vente au public à un prix symbolique.

Un manuel bien conçu pour la procédure de bureau sert les objectifs suivants:

(a) Il s'agit d'un plan permanent de travail,

(b) Il est considéré comme un moyen de communication interne,

c) C’est aussi un outil de contrôle de la performance

Un manuel de bureau est constitué d'organigrammes.

Les avantages du manuel de bureau sont:

(a) Il aide à la coordination de différentes activités,

b) il rend la prise de décision plus rapide et fondée sur l'uniformité des objectifs,

(d) Il enregistre les leçons de l'expérience passée de l'organisation et de la procédure la plus pratique qui soit élaborée.

e) C’est un outil très efficace de contrôle et de mesure du travail,

(f) Il constitue la base de l'étude d'exploitation et de maintenance.