Comment exercer plus efficacement les fonctions organisationnelles? (15 principes)

La fonction d'organisation peut être remplie efficacement à l'aide des principes mentionnés ci-dessous:

i) Division du travail:

Tout en structurant l’organisation, la division du travail doit être considérée dès le départ comme la base de l’efficacité. Il est établi que des groupes de personnes peuvent obtenir de meilleurs résultats en procédant à une division du travail.

Par conséquent, lors de la conception de l’organisation, nous devons nous efforcer de regrouper les activités de manière appropriée. Cela s'appelle aussi le principe de spécialisation.

(ii) Attention aux objectifs:

Une organisation est un mécanisme permettant d’atteindre certains buts ou objectifs. Les objectifs d’une organisation jouent un rôle important dans la détermination du type de structure à développer. Des objectifs clairement définis facilitent le regroupement des activités, la délégation de pouvoirs et, partant, la coordination efficace.

(iii ) étendue de la gestion.

L'étendue de la gestion fait également référence à l'étendue du contrôle, à savoir le nombre de subordonnés relevant directement d'un dirigeant. Ce principe a été développé par le colonel Urwick. Il est de notoriété publique que plus le nombre de subordonnés relevant directement de l'exécutif est grand, plus il lui est difficile de les superviser et de les coordonner efficacement. Cet important principe de gestion doit être pris en compte.

(iv) Unité de commandement:

La structure organisationnelle devrait également être conçue de manière à ce qu'il existe une unité de commandement en ce sens qu'un seul dirigeant est la source ultime de l'autorité. Cela facilite la cohérence dans la direction, la coordination et le contrôle pour atteindre les objectifs finaux.

v) flexibilité:

Lors de la conception de l'organisation, il ne faut pas oublier que la structure organisationnelle ne doit pas être considérée comme statique. Chaque organisation est une entité vivante dans un environnement qui évolue rapidement.

En tant que tel, il doit y avoir suffisamment de place pour changer et modifier la structure à la lumière des changements environnementaux afin que l'objectif ultime de l'organisation soit atteint.

(vi) Solde adéquat:

Il est important de maintenir en équilibre les différents segments ou départements d'une organisation. Le problème de l'équilibre se pose essentiellement lorsqu'une activité ou un service est divisé et subdivisé en segments plus petits. Le problème de l’équilibre se pose également avec la croissance de toute organisation dans sa taille et son fonctionnement.

(vii) Gestion par exception:

C'est un principe fondamental qui rend toute organisation efficace dans son vrai sens. Ce principe signifie que seuls les problèmes de nature inhabituelle doivent être renvoyés à la hausse et résolus par les cadres supérieurs de la hiérarchie managériale, tandis que les problèmes courants doivent être transmis aux niveaux inférieurs et résolus à cet endroit.

L’application de ce principe en tant que tel exige certes d’adhérer au principe de délégation de pouvoir. Le principe d'exception est donc d'une utilité pratique significative et s'applique à tous les niveaux de la structure organisationnelle.

viii) Décentralisation:

Ce principe est d'une grande importance pour les grandes organisations. La décentralisation implique une dispersion sélective des pouvoirs pour aider les départements et les unités à fonctionner de manière efficace et efficiente sans interruptions fréquentes du sommet de l'entreprise.

Cela nécessite une sélection très minutieuse des décisions à adopter au sein de l’organisation, des décisions spécifiques à prendre ou à proximité de la prise de décision spécifique afin de guider la prise de décision, la sélection et la formation des personnes et un contrôle adéquat. La décentralisation, en tant que telle, englobe tous les domaines de la gestion et revêt évidemment une importance primordiale dans la structure organisationnelle.

(ix) Département:

La division est le processus de regroupement des activités en unités à des fins d’administration. En d’autres termes, cela dénote le regroupement d’emplois et d’activités connexes sans violer le principe d’homogénéité sur lequel un exécutif a le pouvoir d’exercer et de s’affirmer.

Les principaux avantages de la division sont qu’elle permet à chaque dirigeant de gérer efficacement ses subordonnés puisqu’un nombre raisonnable de personnes est placé sous la supervision directe de différents dirigeants.

(x) efficacité:

L'organisation devrait pouvoir atteindre les objectifs prédéterminés au moindre coût. Si tel est le cas, le test d'efficacité sera satisfait. Du point de vue d'un individu, une bonne organisation devrait fournir une satisfaction maximale au travail.

De même, du point de vue social, une organisation sera efficace lorsqu'elle contribuera au maximum au bien-être de la société.

xi) principe scalaire:

La chaîne scalaire fait référence au placement vertical des supérieurs allant du directeur général en haut au niveau intermédiaire en passant par le niveau de supervision inférieur. Une chaîne scalaire ou une ligne de commande appropriée est une condition préalable à une organisation efficace.

xii) Unité de direction:

Cela signifie que chaque groupe d'activités ayant les mêmes objectifs devrait avoir un plan et une tête. Il devrait y avoir un plan ou programme pour chaque segment de travail devant être exécuté sous le contrôle et la supervision d'un chef ou d'un supérieur.

Si des plans ou des politiques différents sont suivis dans un département par les subordonnés, la confusion est inévitable.

xiii) Continuité:

La forme de la structure organisationnelle devrait permettre à l’entreprise d’atteindre ses objectifs sur une longue période.

xiv) coordination:

Le principe de coordination souligne la nécessité d'une liaison et d'une coopération appropriées entre les différents départements et unités de travail. L'unité des efforts pour la réalisation des objectifs souhaités est le but principal de l'organisation.

Ceci peut être réalisé grâce au principe de coordination. Money et Reilley soulignent à juste titre que l'objectif final de toute organisation est une coordination harmonieuse et efficace.

(xv) Autorité et responsabilité:

L'autorité devrait correspondre à la responsabilité. Lors de l'attribution de la responsabilité, l'autorité requise doit également être attribuée. Si l'autorité n'est pas accordée, les subordonnés ne peuvent pas être tenus pour responsables.