Méthodes de classement: Les 3 principales méthodes de classement dans les bureaux
Cet article jette la lumière sur les trois principales méthodes de classement effectuées dans un office. Les méthodes sont les suivantes: 1. Horizontal 2. Latéral 3. Vertical.
Méthode de classement # 1. Horizontal:
Selon cette méthode, les fichiers (plats ou reliés ou boîtes) sont placés horizontalement sur une étagère, sur une table ou dans un tiroir, les uns sur les autres. Les tiroirs peu profonds ou le classement sur bureau sont également des méthodes horizontales. C'est la méthode la plus ancienne ou la plus courante. Ceci est pratiqué lorsque le nombre de fichiers est petit et que l'équipement de classement moderne ne peut pas être acheté.
Avantages:
(a) C'est une méthode simple et facile,
(b) il ne nécessite pas de matériel de classement coûteux,
c) Il convient de conserver des papiers de grand format (de préférence dans des tiroirs peu profonds) comme un plan de bâtiment ou de site qui ne devrait pas être plié,
(d) L'objet et le numéro du fichier, écrit du côté de la jonction, sont facilement lisibles.
Désavantages:
(a) Lorsqu'un fichier, conservé en bas, est protégé, tous les fichiers placés au-dessus doivent être supprimés.
(b) le dossier ne peut pas être conservé horizontalement sur une étagère ouverte,
(c) Il faut plus d'espace total si les fichiers doivent être conservés de manière classifiée.
Méthode de dépôt n ° 2. Latérale:
Les dossiers peuvent être placés debout, comme des livres, sur une étagère, les uns à côté des autres. C'est ce qu'on appelle le classement latéral. C'est aussi une méthode ancienne et courante. Cela peut être pratiqué même si le nombre de fichiers est important.
Avantages:
(a) C'est une méthode simple et facile,
(b) il ne nécessite pas de matériel de classement coûteux,
(c) Il convient de conserver des dossiers en carton dur,
(d) L'objet et le numéro du fichier, écrit du côté de la jonction, sont facilement lisibles.
Désavantages:
(a) Sauf soutien latéral, les fichiers s'affaissent et tombent à droite ou à gauche,
(b) En tirant constamment par l'extrémité de jonction, cette partie du fichier est endommagée et finit par céder. (Les fichiers durs avec un trou de doigt protège les dommages).
Méthode de classement n ° 3. Vertical:
Selon cette méthode, les fichiers sont placés verticalement les uns derrière les autres, avec la fin de la jonction en haut (sur laquelle le sujet et le numéro du fichier sont écrits). Les dossiers sont suspendus dans une position suspendue et il doit donc y avoir un dispositif suspendu.
Il peut y avoir des poches ou des sacs suspendus dans lesquels des fichiers ou dossiers peuvent être conservés. Par conséquent, pour cette méthode, un classement vertical nécessite l’utilisation d’un classeur. C'est la méthode moderne et pratiquée par la plupart des bureaux modernes.
Avantages:
(a) En cas de classement vertical, les inconvénients suivants ne sont pas présents:
(i) Contrairement au classement horizontal, un fichier ne doit pas être supprimé pour en obtenir un autre.
(ii) Contrairement au classement latéral, il n’ya pas de relâchement car il est empêché par le mécanisme du classeur,
(b) Les fichiers ainsi que les dossiers peuvent être conservés par cette méthode. Les dossiers sont préférables dans les bureaux modernes,
(c) Il peut être facile de classer les fichiers ou les dossiers indiqués par des guides, des étiquettes, etc.
(d) Il y a un gain de place, un seul classeur pouvant accueillir un grand nombre de dossiers ou de dossiers.
e) La sécurité est renforcée car les tiroirs du meuble peuvent être verrouillés.
(f) L’élasticité est plus grande puisqu’un grand nombre de fichiers ou de dossiers peuvent être compressés.
(g) À long terme, il est économique de fonctionner.
Désavantages:
(a) C’est une méthode coûteuse, car il est nécessaire de disposer de capital pour l’achat du matériel de classement,
(b) Le personnel doit être formé à son mode de fonctionnement. Leurs échelles de salaires peuvent être élevées,
(c) Il ne convient pas à une petite entreprise ayant un petit nombre de fichiers et disposant de moins de capital.
La méthode de classement verticale est considérée comme la meilleure car elle présente de nombreux avantages. Il existe certaines dépenses d’investissement initiales, car différents types d’équipement de classement, tels qu’un classeur vertical, des classeurs spécialement adaptés, etc., doivent être achetés et le personnel doit également suivre une formation pour suivre la méthode. Mais à long terme, cela devient économique à condition qu’un grand nombre de fichiers soient conservés.
