Équipement de traitement des courriels au bureau: besoins et types

Lisez cet article pour en savoir plus sur le matériel nécessaire à la gestion du courrier Office. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. Besoin d’équipement pour le traitement du courrier 2. Types d’équipement pour le traitement du courrier.

Besoin d'équipement pour manipuler le courrier:

Le traitement du courrier est un travail laborieux. Il y a tellement d'opérations à faire. Chaque jour, un grand nombre d'articles postaux, entrants et sortants, doivent être traités. Le nombre est très grand pour une grande préoccupation. Le nombre augmente à mesure que l'inquiétude grandit; et les activités sont multipliées.

Des lettres, avis ou circulaires doivent être envoyés fréquemment aux mêmes personnes, puis les mêmes adresses doivent être écrites ou dactylographiées plusieurs fois.

De nombreuses pages ou pièces jointes doivent être assemblées. Toutes ces tâches sont fastidieuses mais doivent être effectuées avec précision. Afin de surmonter la monotonie, d’assurer rapidité et précision et d’éviter les vols, diverses machines ont été introduites et peuvent être utilisées, à condition que le volume de travail soit assez important, pour rendre le système économique.

Types d'équipement de traitement du courrier:

Les différents types de machines utilisées dans le traitement du courrier sont décrits ci-dessous:

(1) machine à ouvrir les lettres:

Cette machine est utilisée pour ouvrir des enveloppes. Les lettres sont généralement ouvertes à la main, mais une légère imprudence peut endommager le contenu. Avec cette machine, une enveloppe peut être ouverte en découpant très finement une bande étroite d'un bord de l'enveloppe.

La machine est équipée de fraises ou de lames auto-affûtantes et tournantes. La machine peut être manuelle ou électrique. Une machine à commande électrique peut ouvrir jusqu'à 500 enveloppes de toutes tailles en une minute.

(2) machine à sceller les enveloppes:

Cacheter des enveloppes est fastidieux et sale boulot. Sale parce que de la gomme ou de la colle est utilisée. Une machine à sceller les enveloppes, si elle est actionnée à la main, peut parfaitement sceller environ 150 enveloppes en une minute et, si elle est actionnée électriquement, le nombre peut atteindre 25 000 à l'heure.

L'eau doit être alimentée en permanence. Les enveloppes de largeur, longueur et épaisseur raisonnables peuvent être scellées à l'aide d'un appareil standard. Une machine à commande électrique présente un avantage supplémentaire: l'eau est chauffée et l'eau chaude permet une action rapide sur la gomme.

(3) machine à assembler:

Un certain nombre de pièces jointes ou de feuilles de papier peuvent devoir être assemblées avant d’être expédiées. C'est un travail laborieux et risqué. Risqué parce que n'importe quelle feuille de papier peut être manquée ou il peut y avoir une duplication inutile de la même page. Cela prend aussi beaucoup de temps. Une machine à assembler résout tous les problèmes.

Une telle machine est de plusieurs types et tailles. Une grosse machine non seulement rassemble, mais lie également les papiers. Une dactylographe peut utiliser une simple machine à assembler pour conserver le nombre requis de feuilles de papier intercalées avec du papier carbone, afin de ne pas perdre de temps pour préparer les documents lorsque plusieurs copies doivent être dactylographiées à la machine. temps.

(4) machine à plier le papier:

Plier les papiers avant de les insérer dans les enveloppes n’est pas aussi simple qu’il semble être. Le pliage doit être fait d'une manière ordonnée et élégante. Il ne doit pas y avoir de plis inutiles entraînant une perte de temps. Le pliage devient difficile lorsqu'un tas de papiers doit être plié.

Le pliage doit être en fonction de la taille de l'enveloppe. Si des «enveloppes de fenêtre» sont utilisées, le pliage doit être effectué de manière à ce que l’adresse intérieure saisie sur la lettre devienne visible. Tous ces problèmes peuvent être résolus si une machine à plier le papier est utilisée.

Une machine composite est disponible pour rassembler, plier et insérer les papiers dans une enveloppe pour la sceller. Tout cela peut être fait à une vitesse permettant de préparer 2 500 enveloppes en une heure. Cela dépend toutefois beaucoup du nombre de documents à rassembler.

(5) machine à adresser ou Addressograph:

L'aide d'une telle machine est utilisée lorsque des lettres, des circulaires ou des avis doivent souvent être envoyés aux mêmes destinataires. Par exemple, communication aux membres d'une association ou d'une entreprise, factures d'électricité ou de téléphone aux abonnés, avis de primes aux titulaires de police d'assurance, etc.

Pour cette machine, une copie maîtresse pour chaque nom et adresse doit être préparée. Cela peut être fait en effectuant un gaufrage sur des plaques métalliques ou des coupes au pochoir sur des papiers épais ou des feuilles de plastique, etc. Ces plaques ou cartes sont alimentées à l'intérieur de la machine. En appuyant sur un levier, une plaque ou une carte est amenée une à une en position d’impression.

L'enveloppe ou la carte est placée sur la plate-forme et la plaque ou la carte estampée est appuyée dessus et de l'encre sèche passe entre les deux. Une empreinte est faite. En ajoutant certaines pièces jointes, la numérotation peut également être effectuée simultanément ou une partie de la description complète peut être imprimée (par exemple, seul le nom), etc.

Tous les noms peuvent ne pas être désirés à la fois. À l'aide d'un dispositif automatique, la machine peut effectuer la sélection. Les adresses peuvent être imprimées de 800 à 1 000 par heure avec une machine à commande manuelle et jusqu'à 7 000 par heure avec une machine à commande électrique.

Une telle machine est utilisée même pour les salaires ou les feuilles de paie, pour la facturation, pour d'autres travaux de remplissage de formulaires. Il a de grands avantages:

(a) Il a une vitesse d'exécution extraordinaire,

(b) Il n'y a aucune erreur en indiquant le nom et l'adresse,

(d) Il peut être utilisé à diverses fins et de différentes manières,

e) Cela conduit à l'économie.

Il a aussi des inconvénients:

(a) Les plaques métalliques sont coûteuses bien que durables,

(b) Il est difficile d'apporter des modifications.

(6) machine à affranchir:

Ceci est une machine utilisée pour imprimer sur des enveloppes, des cartes, etc. des dessins de timbres-poste de différentes dénominations, indiquant la date, le montant, le lieu de tamponnement et le numéro enregistré de l'utilisateur. En outre, un slogan publicitaire peut également être imprimé.

Les maisons de commerce, les établissements d’enseignement, les bureaux du gouvernement et diverses autres organisations utilisent couramment cette machine au lieu d’utiliser des timbres-poste adhésifs ordinaires. Cette machine a été introduite après la Convention postale internationale de 1922. Une telle machine peut b; acheté ou acheté, mais doit être amené à un bureau de poste pour y être enregistré et obtenir une licence.

Un numéro est attribué par le bureau de poste à l'utilisateur. Un compteur est attaché à la machine et indique le montant d'argent utilisé pour l'affranchissement. Un montant basé sur la consommation probable doit être estimé et versé à l'avance au bureau de poste.

En conséquence, le bureau de poste ajuste le compteur jusqu'à cette limite, le verrouille et le scelle. L'utilisateur peut utiliser la machine jusqu'à ce que la limite de valeur d'affranchissement soit atteinte et après que la machine cesse de fonctionner. Là encore, la machine doit être amenée au bureau de poste pour un nouvel ajustement du compteur en cas de paiement anticipé.

Pour faire l'affranchissement, il faut suivre les étapes suivantes:

(1) Les lettres doivent être triées en fonction de l’affranchissement requis.

(2) La machine est ajustée avec une valeur nominale à la fois. Par exemple, 25 paise, 35 paise, etc. Les lettres nécessitant un timbre de 25 paises doivent être affranchies à la fois. Puis lettres nécessitant un timbre de 35 paise et ainsi de suite.

(3) Pour les enveloppes ou les articles de forte épaisseur qui ne peuvent pas être entrés dans la machine, des feuilles séparées sont affranchies puis collées sur les articles.

(4) En cas d'erreur, une telle enveloppe est conservée et peut être déposée au bureau de poste pour remboursement.

(5) Chaque jour, le mécanisme d'impression de la date doit être ajusté.

(6) La machine doit être sous la responsabilité d'une personne responsable afin d'éviter toute utilisation abusive.

Avantages:

(a) L'opération fait gagner du temps. Environ 2 000 lettres peuvent être affranchies en une heure avec une commande manuelle et 15 000 avec une machine fonctionnant à l'électricité.

(b) Un stock de timbres-poste ne doit pas être maintenu.

(d) Le livre de courrier n'a pas besoin d'être maintenu.

(e) Le courrier est prêt à être livré rapidement.

(f) L'impression de slogans publicitaires est une méthode de publicité peu coûteuse.

Désavantages:

(a) L'affranchissement de montants incorrects peut entraîner un gaspillage.

(b) Le courrier doit être acheminé au bureau de poste tous les jours après l'affranchissement et ne peut être déposé dans une boîte aux lettres.

(d) Des timbres en vrac peuvent encore être nécessaires pour les lettres urgentes qui doivent être postées immédiatement mais le bureau de poste est déjà fermé.

e) Une bonne somme d’argent doit être versée au bureau de poste à l’avance.

(f) Il a des coûts d'exploitation et de maintenance. Le flux d'encre doit être maintenu.