Planification: importance, éléments et principes
Lisez cet article pour en savoir plus sur la planification dans une organisation. Après avoir lu cet article, vous apprendrez: - 1. Définition et signification de la planification 2. Nature et caractéristiques de la planification 3. Importance 4. Éléments 5. Étapes 6. Principes.
Définition et signification de planification:
La planification est une fonction majeure et primordiale de la gestion. Aucune organisation ne peut fonctionner correctement sans planification.
La planification est une étape préparatoire à l'action. Cela signifie une pré-réflexion systématisée pour déterminer la marche à suivre pour atteindre le résultat souhaité.
La planification est essentiellement un processus consistant à décider à l'avance de ce qui doit être fait, quand et où cela doit être fait, de quelle manière et par qui. Planifier, c'est regarder en avant et définir le cours futur des activités d'une entreprise.
Par le biais de la planification, le responsable fixe les objectifs de l’organisation dans son ensemble et, partant, les objectifs de ses différents départements. Ensuite, il prépare une sorte de "schéma directeur" pour déterminer les moyens d'atteindre ces objectifs.
Par conséquent, la planification peut être définie comme suit:
La planification est le processus par lequel les responsables d’une organisation fixent des objectifs, évaluent l’avenir de manière globale et définissent les mesures à prendre en vue d’atteindre les objectifs de l’organisation.
Il découle de cette définition que le processus de planification implique:
(i) la détermination des buts et objectifs appropriés,
(ii) la spécification des actions nécessaires pour atteindre les objectifs fixés; et
(iii) La période optimale pour les atteindre.
Comme la planification vise à identifier des solutions de rechange et à choisir la solution la plus favorable, elle peut à juste titre être décrite comme «l’outil le plus fondamental des fonctions de gestion». La planification est donc un processus permettant de déterminer les objectifs commerciaux et de tracer une voie rationnelle de gestion. atteindre ces objectifs.
Voici quelques définitions importantes de la planification, données par les auteurs éminents:
Selon Koontz et O'Donnell, la planification est «un processus intellectuel, la détermination consciente des lignes de conduite, la prise des décisions en fonction d'objectifs, de faits et d'estimations réfléchies».
George Terry écrit:
«Par le biais de la planification, les membres de la direction tentent d’envisager l’avenir, d’anticiper les éventualités, de se préparer aux imprévus, de planifier les activités et de fournir une séquence ordonnée pour atteindre l’objectif.
Henry Fayol vues:
"Le plan d'action est à la fois le résultat envisagé, la ligne d'action à suivre, les étapes à suivre et les méthodes à utiliser."
Planification et prise de décision:
La planification détermine le plan d'action futur et implique de la choisir parmi des alternatives. De ce point de vue, la prise de décision et la planification vont de pair et l’un dépend de l’autre. À vrai dire, la planification dans son ensemble avec ses composantes est le résultat de la prise de décision.
La prise de décision a donc une influence prépondérante sur la planification et fait partie du processus de planification. Ainsi, la prise de décision et la planification ont une relation intime les unes avec les autres. Mais la prise de décision a une connotation plus large que la planification. Nous entendons par là que l’application du processus décisionnel s’étend au-delà de l’horizon de la planification et que, dans toute entreprise, presque chaque poste est un centre de décision. La prise de décision est nécessaire non seulement lors de la planification, mais également dans d’autres domaines des fonctions de gestion tels que l’organisation, la direction, la coordination et le contrôle.
On peut mentionner ici divers ordres et instructions de fonctionnement qui ne relèvent pas de la planification, mais qui sont soumis à une prise de décision. Là encore, il existe de nombreuses fonctions managériales telles que motiver les employés, désapprouver leur travail ou les décharger de service qui appellent une prise de décision, mais ces fonctions ne peuvent pas être incluses dans la planification du point de vue de l'analyse analytique de différents processus de gestion.
Nature et caractéristiques de la planification:
La planification concerne l’établissement des objectifs d’une entreprise et la recherche du moyen de les atteindre. Cependant, sans fixer d'objectifs, il n'y a rien à organiser, diriger ou contrôler. Par conséquent, chaque organisation est tenue de spécifier ce qu’elle veut réaliser. La planification est fondamentalement liée à cet aspect.
La nature et les caractéristiques de la planification peuvent être énoncées comme suit:
1. Processus intellectuel:
La planification est un processus intellectuel et rationnel. La planification est un exercice mental impliquant de l'imagination, de la prévoyance et un bon jugement. Cela nécessite une disposition mentale de la pensée avant d'agir à la lumière des faits plutôt que de deviner. La qualité de la planification dépend des capacités des gestionnaires, qui doivent rassembler tous les faits pertinents, les analyser et les interpréter correctement.
Le processus de planification précise la distance à laquelle un dirigeant peut voir et avec quelle clarté il dépendra de son calibre intellectuel. En réfléchissant aux objectifs, aux plans d'action alternatifs et, surtout, en prenant la décision de choisir certaines alternatives, le planificateur suit un processus intellectuel.
2. Orientation vers les objectifs:
Toute planification est liée à certains buts et objectifs. Il s'ensuit que chaque plan doit contribuer de manière positive à la réalisation des objectifs du groupe. La planification n'a pas de sens sans être liée aux buts et objectifs. Il doit combler le fossé entre où nous sommes et où nous voulons aller au moindre coût.
3. Fonction principale:
La planification est considérée comme la fonction la plus fondamentale et la plus fondamentale de la gestion. Il occupe la première place et précède toutes les autres fonctions de gestion conçues pour atteindre les objectifs fixés dans la planification. En effet, le responsable décide des politiques, procédures, programmes, projets, etc. avant de poursuivre le travail. Les autres fonctions de gestion - organisation, direction, coordination et contrôle - ne peuvent être remplies que lorsque le responsable a formulé la planification nécessaire.
4. Pervasivité:
La planification imprègne toutes les activités de gestion. C’est le travail de tous les gestionnaires de tous les types d’organisation. Elle est entreprise à tous les segments et à tous les niveaux de l’organisation, du directeur général au contremaître. Quelle que soit la nature de l'activité, la gestion commence par la planification. Le caractère et l’ampleur de la planification varieront bien sûr d’un emploi à l’autre, en fonction du niveau de gestion.
5. Uniformité:
Il peut y avoir des plans distincts préparés à différents niveaux de l'organisation, mais tous les sous-plans doivent être associés au plan général afin de constituer un plan complet pour une opération à la fois. L’uniformité doit donc être présente à tous les niveaux de la planification pour correspondre au plan général.
6. Continuité:
Pour que l’entreprise puisse poursuivre ses activités sans interruption, il est essentiel que la planification soit un processus continu. Ainsi, le premier plan doit suivre le deuxième plan et le deuxième plan le troisième et ainsi de suite en séries interminables et successives.
7. Flexibilité:
Les plans ne doivent pas être rigides. Il doit être aussi souple que possible de s'adapter à tous les changements possibles dans l'entreprise afin de faire face aux conditions changeantes du marché. En fait, la planification est une activité dynamique.
8. simplicité:
La langue de l'horaire ou du programme de travail dans la planification doit être simple, afin que chaque partie de celui-ci puisse être facilement comprise par les employés à différents niveaux, en particulier au niveau inférieur.
9. précision:
La précision est l'âme de la planification. Cela donne à la planification une signification exacte, précise et précise dans son étendue et son contenu. Toute erreur ou erreur de planification va sûrement perturber d'autres fonctions de la direction et, par conséquent, la précision est d'une importance capitale pour tout type de planification.
10. Faisabilité:
La planification n'est ni la poésie ni la philosophie. Il est basé sur des faits et des expériences, et de ce fait, de nature réaliste. Il représente un programme qu'il est possible d'exécuter avec plus ou moins de ressources existantes.
11. Choix parmi les cours alternatifs:
La planification implique la sélection d'un plan d'action approprié parmi plusieurs alternatives. S'il n'y a qu'un seul moyen de faire quelque chose, il n'est pas nécessaire de planifier. La planification doit rechercher plusieurs alternatives, estimer la faisabilité et la rentabilité des différentes alternatives et en choisir la meilleure.
12. efficacité:
La planification est orientée vers l'efficacité. Un plan est un plan d’action qui promet d’optimiser le rendement au moindre coût des intrants. Lors de la planification, le responsable évalue les alternatives en fonction de l'efficacité. Un bon plan doit non seulement établir une relation optimale entre le produit et l’intrant, mais aussi apporter la plus grande satisfaction à ceux qui sont responsables de son application.
13. Interdépendance:
Les différents départements peuvent formuler différents plans et programmes pour leur intégration dans la planification globale. Mais les plans de coupe ne peuvent qu'être interdépendants. Par exemple, la planification de la production dépend de la planification des ventes, et inversement.
Encore une fois, planifier l’achat de matières premières, l’emploi de main-d’œuvre, etc. ne peut être un acte isolé en dehors de la planification des ventes et de la production. La planification est un processus structuré et différents plans constituent une hiérarchie. Différents plans sont interdépendants et interdépendants. Chaque plan de niveau inférieur sert de moyen vers la fin des plans plus élevés.
14. Prévision:
Surtout, aucune planification ne peut être réalisée sans prévision - ce qui signifie évaluer l'avenir et le prévoir. La planification est la synthèse de diverses prévisions - à court terme ou à long terme, spéciales ou non. Ils se fondent tous dans un seul programme et servent de guide pour l’ensemble du problème.
Importance de la planification:
La planification est la clé du succès d'une organisation. En fait, la plupart des réalisations de l'entreprise peuvent être attribuées à une planification minutieuse. La planification est une fonction de chaque responsable à chaque niveau de l'entreprise. Chaque responsable doit d'abord planifier la réalisation systématique et ordonnée des tâches qui lui sont assignées.
C'est au sein de la fonction de planification que les objectifs sont déterminés, que les décisions sont prises, que les prévisions sont établies et que les stratégies sont lancées. Ainsi, la planification a pris une grande importance dans tous les types d’organisations, qu’elles soient commerciales ou non, privées ou publiques.
En tant que fonction de direction, la planification est importante pour les raisons suivantes:
1. Fournir le fondement de la décision:
La première et la plus importante des raisons de la planification réside dans le fait qu’elle fournit une base sur laquelle les décisions sont prises. Il est extrêmement nécessaire que les dirigeants d’une entreprise se concentrent sur ce qu’ils veulent accomplir, puis planifient l’utilisation du temps, des ressources et des efforts pour atteindre leurs objectifs.
2. Concentrer l'attention sur les objectifs:
La planification concentre l'attention sur les objectifs d'une entreprise. La première fonction de la planification est d’énoncer ses objectifs. Les objectifs sont définis en termes plus concrets, précis et significatifs. Grâce à cette attention, il devient possible pour les planificateurs de déterminer les politiques, procédures, programmes et règles permettant de progresser de manière ordonnée vers les objectifs ultimes à atteindre.
3. Réduire l’incertitude et les risques:
L'avenir est incertain. La planification aide les gestionnaires à gérer les incertitudes futures et minimise ainsi les risques pour l'entreprise. Il anticipe les événements futurs et définit le plan d'action permettant de contrôler ces événements à son avantage. Avec l’aide de la planification, une entreprise peut prédire des événements futurs et prendre les dispositions nécessaires. Cela élimine ou réduit sans aucun doute la possibilité ou le risque de tomber dans les incertitudes.
4. Adaptation aux changements:
La planification des activités est devenue impérative car une entreprise évolue dans un environnement en mutation et dynamique. Les aspects de cet environnement en mutation incluent les changements technologiques, les politiques gouvernementales, la nature de la concurrence, les normes et attitudes sociales, etc. À mesure que la planification progresse, elle prévoit les changements susceptibles de se produire et prépare en conséquence son programme par les ajustements et adaptations nécessaires. .
5. Sécuriser l'économie:
La planification est axée sur l'efficacité et la rentabilité. Un plan est un plan d’action permettant à l’organisation d’atteindre ses objectifs au moindre coût. La planification évite le gaspillage de ressources en choisissant le meilleur plan d'action parmi de nombreuses alternatives. Il vise à faciliter le flux de travail. Toutes ces étapes de la planification mènent automatiquement à l'économie.
6. Aider à la coordination:
La planification permet de mettre en place une structure d’opérations coordonnée. Il fournit un cadre unificateur. Une bonne planification relie toutes les activités et ressources d'une organisation. Des plans globaux bien pensés harmonisent les activités interministérielles. Ainsi, divers départements travaillent conformément au plan global et la coordination est réalisée.
7. Rendre le contrôle efficace:
La fonction de contrôle de gestion consiste à comparer le rendement prévu et le rendement réel des subordonnés et des services de l’organisation. Ainsi, le contrôle s’exerce dans le contexte de l’action de planification puisque les normes auxquelles les résultats réels doivent être comparés sont définies dans le cadre de la planification. La planification constitue donc la base du contrôle. Ainsi, planification et contrôle sont indissociables.
8. Efficacité organisationnelle croissante:
La planification assure l'efficacité organisationnelle de plusieurs manières. Il énonce les objectifs de l'organisation dans le contexte de ressources données; permet une utilisation appropriée des ressources au mieux, donne la force concurrentielle nécessaire à une croissance continue et à des progrès constants en prévoyant ce que les concurrents sont susceptibles de faire et en faisant évoluer ses stratégies en conséquence.
Le processus de planification génère la mise en place ciblée et ordonnée des activités à mener. Il définit les limites dans lesquelles l'entreprise doit opérer. Cela permet à l’homme d’affaires de se concentrer sur les questions réellement pertinentes et vitales pour la réussite de son entreprise.
Éléments de planification:
La planification en tant que processus de gestion comprend les éléments ou composants suivants:
1. Objectifs:
La tâche importante de la planification est de déterminer les objectifs de l’entreprise. Les objectifs sont les objectifs visés par toutes les activités de gestion. Tout travail de planification doit énoncer clairement les objectifs à atteindre à partir des activités commerciales proposées. Lorsque des actions de planification sont entreprises, ces objectifs deviennent plus concrets et significatifs. Par exemple, si l'objectif organisationnel est de générer des bénéfices, l'activité de planification spécifiera le montant des bénéfices à générer en examinant tous les facteurs facilitants et contraignants.
2. Prévisions:
C'est l'analyse et l'interprétation du futur en relation avec les activités et le fonctionnement d'une entreprise. La prévision des activités consiste à analyser les données statistiques et d’autres informations économiques, politiques et de marché dans le but de réduire les risques inhérents à la prise de décisions et de plans à long terme. La prévision fournit une base logique pour anticiper la forme des futures transactions commerciales et leurs besoins en personnel et en matériel.
3. Politiques:
La planification nécessite également la définition de politiques facilitant la réalisation des objectifs de l'entreprise. Les politiques sont des déclarations ou des principes qui guident et dirigent différents gestionnaires à différents niveaux pour prendre des décisions. Les politiques fournissent la base nécessaire au fonctionnement de l’exécutif. Ils définissent les limites globales dans lesquelles les décideurs sont censés agir lorsqu'ils prennent des décisions. Les politiques servent de lignes directrices pour la prise de décisions administratives.
Dans une grande entreprise, différentes politiques sont formulées pour guider et orienter les subordonnés dans différents domaines de la gestion. Il peut s’agir de politique de production, de vente, de finance, de personnel, etc. Cependant, ces différentes politiques sont coordonnées et intégrées de manière à faciliter la réalisation des objectifs ultimes de l’entreprise. Les politiques doivent être cohérentes et ne doivent pas être changées fréquemment.
4. Procédures:
La manière dont chaque travail doit être effectué est indiquée par les procédures définies. Les procédures décrivent une série de tâches pour un plan d’action spécifié. Il peut y avoir une certaine confusion entre les politiques et les procédures. Les politiques fournissent des lignes directrices pour la réflexion et l'action, mais les procédures sont des étapes précises et spécifiques pour la réflexion et l'action. Par exemple, la politique peut être de recruter du personnel de toutes les régions du pays; mais les procédures peuvent consister à annoncer et à inviter des applications, à prendre des entretiens et à proposer un rendez-vous au personnel sélectionné.
Ainsi, les procédures représentent des étapes précises dans une séquence chronologique au sein de la zone définie par les politiques. En d'autres termes, les procédures sont les méthodes par lesquelles les stratégies sont appliquées. Différentes procédures sont adoptées dans différents domaines d'activité. Il peut y avoir procédure de production, procédure de vente, procédure d'achat, procédure de personnel, etc.
Le processus de production implique la fabrication et l’assemblage de pièces; La procédure de vente concerne la publicité, les offres, la sécurisation et l'exécution des commandes; La procédure d'achat indique l'invitation à soumissionner, la sélection des devis, la passation des commandes, le stockage des marchandises et leur remise sur demande aux différents départements. La procédure de recrutement comprend le recrutement, la sélection et le placement de travailleurs dans différents emplois.
5. Règles:
Une règle spécifie le plan d’action nécessaire dans une situation donnée. Il sert de guide et revêt essentiellement le caractère d'une décision prise par l'autorité de gestion. Cette décision signifie que des mesures doivent être prises dans une situation donnée. Les règles prescrivent un plan d’action précis et rigide à suivre dans différentes activités commerciales, sans possibilité de déviation ni de discrétion.
Toute dérogation à la règle entraîne une pénalité. La règle est liée à des parties d'une procédure. Ainsi, une règle peut être intégrée en ce qui concerne la procédure d’achat, selon laquelle tous les achats doivent être faits après l’invitation à soumissionner. De même, en ce qui concerne la procédure de vente, il peut être appliqué que toutes les commandes doivent être confirmées dès le lendemain.
6. Programmes:
Les programmes sont des plans d’action précis suivis dans un ordre approprié, conformément aux objectifs, aux politiques et aux procédures. Les programmes conduisent donc à un ensemble concret d’actions interdépendantes pour la réalisation d’un objectif. Ainsi, une entreprise peut avoir un programme pour la création d’écoles, de collèges et d’hôpitaux à proximité de ses locaux ainsi que pour la croissance de ses activités.
Les programmes doivent être étroitement intégrés aux objectifs. La programmation consiste à diviser en étapes les activités nécessaires à la réalisation des objectifs, à déterminer l’enchaînement entre les étapes, à définir la responsabilité de la performance pour chaque étape, à déterminer les besoins en ressources, en temps, en finances, etc., et à assigner des tâches précises à chaque partie.
7. Budgets:
Par budget, on entend une estimation des hommes, de l’argent, des matériaux et des équipements en termes numériques nécessaires à la mise en œuvre des plans et programmes. Ainsi, la planification et la budgétisation sont liées. Le budget indique la taille du programme et implique des revenus et des dépenses, des intrants et des résultats. Il sert également de dispositif de contrôle très important en mesurant la performance par rapport aux objectifs fixés. Il peut y avoir plusieurs budgets de département qui sont à nouveau intégrés dans le budget principal.
8. Projets:
Un projet est un plan à usage unique qui fait partie d'un programme général. Cela fait partie du travail qui doit être fait dans le cadre du programme général. Ainsi, une seule étape dans un programme est configurée en tant que projet. Généralement, lors de la planification d'un projet, un groupe de travail spécial est également envisagé.
Il s’agit d’un système d’investissement de ressources pouvant être analysé et évalué de manière raisonnable et indépendante. Un projet implique essentiellement l’investissement de fonds, dont les avantages peuvent être accumulés à l’avenir. Des exemples de tels investissements peuvent être les dépenses en terrains, bâtiments, machines, recherche et développement, etc., en fonction de la situation.
9. Stratégies:
Les stratégies sont les dispositifs formulés et adoptés du point de vue de la concurrence ainsi que du point de vue des employés, des clients, des fournisseurs et du gouvernement. Les stratégies peuvent donc être internes et externes. Que ce soit interne ou externe, le succès des plans exige qu’il soit axé sur la stratégie.
La meilleure stratégie de planification du point de vue de la concurrence consiste à être pleinement informé des "secrets" de planification des concurrents et à élaborer son propre plan en conséquence. Les stratégies agissent comme des forces de réserve pour surmonter les résistances et les réactions en fonction des circonstances. Ils sont appliqués au besoin.
Étapes de la planification:
Un plan est essentiellement le projet d'aujourd'hui pour l'action de demain et un aperçu des mesures à prendre à l'avenir. Un bon plan doit être simple, équilibré et flexible et utiliser au mieux les ressources existantes. Il doit être basé sur des objectifs clairement définis.
Pour la préparation d'un tel plan, un processus précis comprenant les étapes suivantes doit être suivi:
1. Perception des opportunités:
Le responsable doit d’abord identifier l’opportunité qui appelle une planification et une action. Ceci est très important pour le processus de planification, car il débouche sur la formulation de plans en fournissant des indices permettant de déterminer s’il existe des possibilités de reprendre des plans particuliers.
La perception des opportunités inclut un premier regard sur les opportunités possibles et la possibilité de les voir clairement et complètement, une compréhension des raisons pour lesquelles l’organisation souhaite résoudre les incertitudes et une vision des objectifs qu’elle espère obtenir. Cela donne l’occasion de définir les objectifs dans un sens réel.
2. Établissement des objectifs:
La prochaine étape du processus de planification consiste à définir les objectifs à atteindre par l'entreprise de la manière la plus claire possible tout en gardant à l'esprit sa force et ses limites. Les objectifs spécifient les résultats attendus en termes mesurables et indiquent les points finaux de ce qui doit être fait; où l'accent doit être mis, et ce qui doit être accompli par différents types de plans. Les entreprises commencent par un objectif général.
De là sont développés des objectifs subordonnés qui contribuent à la réalisation de l'objectif général. Celles-ci sont à leur tour appuyées par les objectifs spécifiques des départements. Dans ce processus, une hiérarchie d'objectifs est créée. Les plans à chaque niveau de l'organisation sont conçus pour atteindre les objectifs appropriés dans la hiérarchie. Cette hiérarchie peut être construite en coordonnant les plans de différents départements.
3. Construire les locaux de planification:
Après avoir déterminé les objectifs organisationnels, il est nécessaire d’établir des locaux de planification, c’est-à-dire les conditions dans lesquelles les activités de planification seront entreprises. Cela implique la collecte de faits et de chiffres nécessaires à la planification du cours futur de l'entreprise. Les "lieux de planification" sont des hypothèses de planification relatives aux conditions environnementales et internes attendues.
Ainsi, les locaux de planification sont de deux types: externe et interne. Les prémisses externes comprennent des facteurs globaux de l'environnement tels que sociaux, politiques, technologiques, des plans et actions de concurrents, des politiques gouvernementales, etc. Les facteurs internes incluent les politiques de l'organisation, des ressources de types variés et la capacité de l'organisation à résister à la pression environnementale. Les plans sont formulés à la lumière de facteurs externes et internes.
4. Identifier les alternatives:
La prochaine étape du processus de planification consiste à rechercher différents plans d’action alternatifs en fonction des objectifs de l’organisation et des prémisses de la planification. Un objectif particulier peut être atteint par diverses actions. Par exemple, si une organisation a pour objectif de poursuivre sa croissance, cela peut être réalisé de différentes manières, par exemple en développant le champ d'activité ou la gamme de produits, en rejoignant d'autres organisations ou en reprenant une autre organisation, etc. Dans chaque catégorie, il peut y avoir plusieurs alternatives.
Étant donné que toutes les alternatives ne peuvent pas être considérées pour une analyse plus approfondie, il est nécessaire que le planificateur réduise lors de l'examen préliminaire le nombre d'alternatives ne répondant pas aux critères préliminaires minimaux. Les critères préliminaires peuvent être définis de plusieurs manières: investissement minimum requis, adéquation avec les activités actuelles de l'organisation, contrôle par le gouvernement, etc.
5. Évaluation des alternatives:
Divers cours alternatifs jugés réalisables en termes de critères préliminaires doivent être suivis pour une évaluation détaillée. Les plans d'action alternatifs peuvent être évalués en fonction de critères de coûts, de risques, d'avantages et d'installations organisationnelles. Les points forts et les points faibles de chaque alternative doivent être analysés avec soin.
Comme il y a tellement de variables complexes liées à chaque objectif et à chaque plan possible, le processus d'évaluation comparative est extrêmement difficile. Par exemple, une alternative peut être la plus rentable mais nécessite un investissement lourd; une autre peut être moins rentable mais implique également moins de risques.
En outre, il n’ya aucune certitude quant à l’issue de toute autre voie, car elle est liée à un avenir qui n’est pas certain. En définitive, le choix dépendra de ce qui est considéré comme le facteur le plus important du point de vue des objectifs de l’entreprise.
6. Choix du plan d'action:
Après évaluation des différentes alternatives, la plus appropriée est choisie comme plan. Parfois, l'évaluation montre que plus d'une alternative sont également bonnes. Dans un tel cas, le gestionnaire peut choisir plus d’une alternative à la fois. Il y a une autre raison de choisir plus d'une alternative. Il peut être nécessaire de prendre d'autres mesures à l'avenir dans des situations changeantes. Ainsi, le planificateur doit également être prêt avec une solution de rechange, généralement appelée plan d’urgence, qui peut aider à faire face à la nouvelle situation.
7. Formulation des plans de soutien ou dérivés:
Une fois la meilleure solution choisie, l'étape suivante consiste à élaborer divers plans pour différents départements ou secteurs de l'organisation afin de soutenir le plan principal. Dans une organisation, il peut y avoir divers plans dérivés tels que la planification de l'achat de matières premières et d'équipements, le développement de nouveaux produits, le recrutement et la formation du personnel, etc.
Ces plans dérivés sont formulés à partir du plan principal et le supportent donc. La décomposition du plan directeur en plans départementaux et sectoriels fournit une image réaliste des actions à prendre à l'avenir.
8. Établissement de la séquence des activités:
Après avoir formulé les plans de base et dérivés, la séquence des activités est déterminée de manière à ce que les plans soient mis en œuvre. Sur la base des plans à différents niveaux, il est possible de décider qui fera quoi et à quelle heure. Des budgets pour différentes périodes peuvent être préparés pour rendre les plans plus concrets pour la mise en œuvre.
9. Assurer la participation:
Les plans doivent être communiqués plus en détail aux subordonnés pour qu'ils comprennent mieux l'action proposée et pour engager leur coopération dans l'exécution des plans. Il contribuera ainsi à la qualité de la planification grâce à la connaissance de faits supplémentaires, de nouvelles visions et de situations révélatrices.
10. Prévoir une évaluation future:
Pour s’assurer que les plans sélectionnés suivent les bonnes lignes, il est primordial de concevoir un système d’évaluation continue du plan. Cela aidera à détecter les lacunes et les pièges des plans et à prendre des mesures correctives à temps. Toutes les étapes du processus de planification doivent être liées et coordonnées les unes aux autres. Pour réussir la mise en œuvre d’un plan, celui-ci doit être communiqué à tous les niveaux de l’organisation.
Principes de base de la planification:
La planification nécessite une réflexion scientifique. Elle doit définir clairement l'objectif, analyser le problème et rechercher avec soin et diligence tous les faits qui le concernent. La tâche de planification sera bien accomplie si certains principes fondamentaux sont suivis dans le processus.
Les principes importants peuvent être énoncés comme suit:
1. Principe d'engagement:
Cela signifie que certaines ressources doivent être engagées ou annoncées à des fins de planification. La planification n'est pas une tâche facile. Donc, l'aide nécessaire doit être prise par des experts. L'entreprise doit être prête à épuiser les ressources disponibles pour la réalisation d'un plan.
2. Principe du facteur limitant:
Un plan implique divers facteurs d’importance différente. Ce principe implique de mettre davantage l'accent sur ce facteur qui est rare ou limité en offre ou extrêmement coûteux. Cela aidera à choisir l’alternative la plus favorable.
3. Principe de la pensée réflexive:
La planification, en tant qu’activité intellectuelle, repose sur des considérations rationnelles. Celles-ci impliquent une réflexion qui signifie processus de pensée de résolution de problèmes - processus par lequel des expériences passées se superposent aux faits de la situation présente et aux tendances futures possibles. Nul ne peut être un planificateur dont l'esprit n'est pas actif, qui ne possède aucun pouvoir délibéré et dont le sens du jugement n'est pas fort.
4. Principe de flexibilité:
Bien qu'un plan soit préparé après réflexion, cela ne signifie pas qu'aucun départ ne puisse être fait au cours de son exécution. Le plan doit être préparé de manière à pouvoir être modifié de temps à autre. Des modifications doivent nécessairement être apportées au plan pour tenir compte des nouveaux développements susceptibles de survenir au cours de l’exploitation du plan.
5. Principe de contribution aux objectifs de l'entreprise:
Un plan majeur est préparé et est soutenu par de nombreux plans dérivés. Mais tous les plans doivent contribuer de manière positive à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
6. Principe d'efficacité:
Un plan doit être efficace pour atteindre les objectifs de l’entreprise au moindre coût et au moindre effort. Il doit également atteindre de meilleurs résultats avec un minimum d'événements imprévus. Par conséquent, il est évident que les résultats attendus sont susceptibles d’être atteints.
7. Principe de sélection des alternatives:
La planification est fondamentalement un problème de choix. L'essence de la planification est le choix entre des plans d'action alternatifs. Il n'est pas nécessaire de planifier s'il n'y a qu'un seul moyen de faire quelque chose. En choisissant parmi les alternatives, la meilleure alternative sera celle qui contribue le plus efficacement possible à la réalisation de l'objectif souhaité.
8. Principe de la planification des locaux:
Un plan est préparé sur des fondations ou des antécédents connus sous le nom de «locaux de planification». Il doit y avoir un accord complet entre les gestionnaires en ce qui concerne les locaux de planification sur lesquels la structure du plan doit être encadrée.
9. Principe de la synchronisation et de la séquence des opérations:
Le calendrier et la séquence des opérations déterminent les heures de début et de fin de chaque travail selon un calendrier précis et donnent une forme pratique et concrète à la performance.
10. Principe de la participation:
Pour assurer la participation des employés qui coopèrent de tout cœur à l'exécution du plan, il est nécessaire que le plan leur soit communiqué et expliqué pour qu'ils l'entendent bien. Cette compréhension fournit la base pour une connaissance supplémentaire sur les nouveaux faits et questions pour les employés. Cela est nécessaire pour améliorer la qualité de la planification. Il garantit également une obligation du personnel de l'entreprise à exécuter le plan par une participation individuelle et conjointe.
11. Principe de pénétration:
Bien que la planification soit confiée à la direction, elle ne se limite pas au niveau supérieur. C'est une fonction de chaque responsable à tous les niveaux de l'organisation.
12. Principe de la planification stratégique:
La planification stratégique est essentielle lorsqu'il y a concurrence. Il est préparé à la lumière de ce que les concurrents ont l’intention de faire. Les planificateurs doivent prendre en compte les stratégies des organisations rivales, faute de quoi la projection de planification risque de leur causer des problèmes.
13. Principe de l'innovation:
Un bon système de planification doit être adapté aux possibilités d’innovation. L'innovation consiste à créer quelque chose de nouveau pour augmenter la satisfaction des consommateurs. Cela peut également être déclaré comme une stratégie importante des affaires. L'innovation est une nécessité pour sa croissance durable dans ce monde dynamique. Innovation is achieved through research and development and planning is required to provide such scope.
14. Principle of Follow-up:
In the course of execution of a plan, certain obstacles may crop up in midway and planning may require revision, alteration or correction. This is why there must be a follow-up system in the planning process itself. This allows timely changes in the planning and makes it more effective.
However, to plan any kind of work, the following facts demand utmost attention:
(i) The nature, quality and quantity of work to be done, the best way of doing it, the time available for its accomplishment, how to do it, when it is to be done and who are to do it.
(ii) Adequate knowledge about the capacity of the force available through observations and experiments and from established standards.
(iii) The priority to be given in succession for the accomplishment of different tasks through careful analysis.
