Aménagement du bureau: choix, facteurs, importance et principes

Lisez cet article pour en savoir plus sur le choix, les facteurs, l'importance, les principes, les types et les avantages de l'aménagement de bureau.

Choix de la disposition du bureau:

La direction de chaque bureau doit prendre une décision importante quant à l’emplacement de ce bureau dans une zone urbaine ou dans une zone suburbaine, éloignée de la ville. Lors de l’examen de ce facteur, le fait d’avoir un bureau éloigné de la ville doit également prendre en compte le fait qu’il soit connecté par un moyen de transport ou non.

Dans les pays occidentaux, on observe de plus en plus une tendance croissante à installer le bureau en dehors de la ville, par exemple dans les banlieues.

Les raisons d'une telle tendance sont:

1. Coût élevé:

En ville, le coût d'un logement est très élevé, alors qu'il est peu élevé dans les banlieues.

2. Surpeuplement et congestion:

La ville est surpeuplée et fourmille d'activités tout le temps. Ce n'est pas le cas avec la banlieue. Parfois, l'espace requis pour faire fonctionner le bureau n'est pas disponible dans la ville.

3. Installations de transport en croissance:

La croissance du mode et du moyen de transport au fil des ans a aidé de nombreuses entreprises à avoir leur bureau loin de la ville.

4. Moyens de communication:

Maintenant, les installations de communication telles que les téléphones mobiles, Internet, les télécopieurs, etc., outre le faible coût de maintenance des bureaux en banlieue, ont obligé de nombreux bureaux de bonne qualité à déplacer leur base de la ville vers la banlieue.

De nos jours, les bureaux des banques et des compagnies d'assurance fonctionnent plus efficacement en zone urbaine en raison de la densité de population, des bons revenus individuels, d'une meilleure fluidité du trafic et de la visibilité accrue d'un site. Cependant, en dernière analyse, c'est le facteur de coût qui influence le choix.

Au contraire, les industries et leurs bureaux sont situés en banlieue et, dans certains cas, sont délocalisés. Cela signifie également qu'une partie du bureau doit se rendre en banlieue avec les unités de fabrication.

Facteurs influant sur l'agencement du bureau:

Une fois la décision prise quant à l'emplacement du bureau, il serait souhaitable de prendre en compte les facteurs suivants pour choisir l'immeuble de bureaux:

1. Obtenir l’espace requis:

Avant de décider finalement de l'emplacement, il serait essentiel de déterminer si l'espace minimum requis est disponible dans un emplacement donné.

2. Le facteur des taxes:

Les taxes jouent un rôle crucial dans la détermination des activités du bureau. La taxe sur les sociétés et la taxe d'eau pour le bureau, ainsi que la taxe de vente centrale, la taxe de vente d'État et la taxe d'accise ont une incidence sur le produit fabriqué et, par conséquent, sur les activités du bureau.

3. Effets de la localisation:

Si le bureau est situé à un endroit où sont situées les autres unités du bureau exerçant une activité similaire, cela assurerait un meilleur service client et une réputation. Mais cela ne peut pas être un facteur déterminant. En fait, au cours des dix dernières années environ, notre pays a eu tendance à s'opposer à ce type de concentration en raison de l'amélioration des moyens de communication et de l'amélioration des moyens de transport.

4. Le statu quo des environs:

Il serait idéal d’installer un immeuble de bureaux dans un endroit où l’environnement est plus sain. Le bruit, les émanations et la congestion dans une zone ont un effet néfaste sur la santé et l'environnement du travail de bureau.

5. Disponibilité de diverses installations de services:

Ces installations, telles que les banques, les compagnies d’assurances, les bureaux de poste, les sociétés de transports routiers, les magasins de détail et les restaurants, garantissent une plus grande efficacité des activités, car elles sont utilisées aussi bien par le personnel que par les entreprises.

6. Disponibilité du transport:

Le bureau doit être situé de manière à ce que des moyens de transport efficaces soient mis à la disposition du personnel et des clients. Cela garantirait le bon fonctionnement du bureau. L’emplacement près de la gare, du terminal de bus inter-États ou de l’aéroport est très avantageux pour certains types d’entreprise.

Planification de l'espace bureau ou aménagement du bureau:

Après avoir discuté des facteurs à prendre en compte, la prochaine étape à franchir est la planification de l’espace ou de l’aménagement du bureau. La disposition des bureaux est définie comme suit: «La disposition de tous les composants physiques dans l’espace disponible afin de fournir une efficacité maximale et la coordination de ces composants en une unité efficace ou attractive."

En d’autres termes, il peut s’agir de la disposition de différents services, équipements et hommes dans une surface disponible donnée en vue d’optimiser l’utilisation de l’espace et d’assurer une efficacité maximale du bureau.

Importance de l'espace dans un bureau:

L’importance de l’aménagement de l’espace se mesure du fait que:

1. Cela garantit une utilisation appropriée de l’espace de plancher:

Pour vous assurer que la surface au sol est suffisante pour placer les meubles, etc., une utilisation appropriée de la surface au sol est nécessaire.

2. Pour assurer un déroulement fluide du travail:

Pour que le travail de bureau aille de l'avant sans interruption et qu'il y ait une interruption manuelle, il est important de disposer d'un agencement approprié afin de garantir une bonne fluidité du travail et de réduire les coûts de gestion administrative.

3. Faciliter la supervision:

Une bonne supervision du travail de bureau est essentielle au bon fonctionnement du bureau. La mise en page facilite la tâche de supervision et en réduit les coûts.

4. Pour créer un impact sur le visiteur et le client:

Le bien-être d’une entreprise moderne dépend beaucoup de la bonne volonté de ses visiteurs et de ses clients. Office est l'un de ces moyens de projeter l'image de l'organisation. D'où l'importance de l'aménagement de bureau est d'atteindre cet objectif.

5. Faciliter la communication:

Pour gérer un bureau sans à-coups et être au courant des événements qui se déroulent au bureau, une communication adéquate est indispensable. Ceci est facilité par un bon agencement de bureau.

6. Assurer le confort et promouvoir le moral des travailleurs:

L'importance d'une configuration de bureau appropriée découle également du fait que les travailleurs doivent se sentir à l'aise lorsqu'ils sont au travail pour que leur moral soit bon. Un bon aménagement de bureau vise à fournir les meilleures conditions de travail.

7. Assurer une meilleure utilisation du matériel de bureau:

Pour réduire le coût de fonctionnement du bureau par habitant, il est nécessaire que les machines et le matériel de bureau soient utilisés au mieux. Cela est possible si la disposition du bureau est appropriée. Il aide à centraliser certaines machines de bureau, telles que les machines Xerox, tandis que d'autres, comme les typographes, sont mobiles et décentralisées.

Principes d'agencement de bureau:

Il n’existe pas de règle absolue quant à ce qui pourrait être le mode de répartition des bureaux et comment devrait-il en être ainsi. Cependant, il sera préférable d’avoir un aménagement de bureau conforme à certains principes.

Une tentative est faite ici et énumérée:

1. Bonne ventilation:

Il permet aux rayons du soleil de s'écouler par le haut, à côté du flux d'air pollué et pollué.

2. travail:

Le déroulement des travaux doit être très fluide. Quelle que soit la forme du département, la circulation des papiers et des personnes devrait être minimale.

3. éclairage:

L'espace maximum et le travail et le coin du sol doivent recevoir une lumière vive, que ce soit de la lumière du soleil qui passe à travers des ventilateurs, ou des lampes, des ampoules et des lampes à tube.

4. Mouvement et observation:

Lors de la création d’un bureau et du choix de l’espace, il convient de garder à l’esprit le concept de circulation des personnes. Cela facilite la circulation des fichiers, etc.

5. Arrangement de meubles:

Les meubles doivent être disposés de manière à faire face de la même manière, selon un plan standard. Ainsi, non seulement le bureau semble plus efficace, mais la supervision devient également plus facile.

6. Supervision:

La disposition devrait être telle qu'elle devrait aider et faciliter une supervision adéquate.

7. Emplacement de l'équipement:

Certains équipements tels que les casiers, les classeurs, etc. occupent un grand espace et sont souvent utilisés par le personnel de bureau. Par conséquent, la planification de l'aménagement des bureaux devrait être telle qu'elle les prenne en compte.

8. Flexibilité:

La disposition devrait être telle qu'elle devrait permettre certaines modifications pour l'avenir car le bureau n'est pas statique. Cela change avec le changement d'heure et se dilate, si nécessaire.

9. Coût:

L'espace de bureau devrait être utilisé à fond, de sorte que le coût de la moquette, c'est-à-dire le coût de l'espace utilisé, soit toujours minimal; Cependant, il convient de garder à l’esprit que le principe doit être gardé à l’esprit pour permettre à tous les travailleurs de bouger et leur permettre de bouger, car l’efficacité du travail est maintenue constante.

10. Principe d'équilibre:

Cela est nécessaire car l’équilibre donne un sens des responsabilités et l’apparence agréable du bureau attire de plus en plus de clients et améliore ainsi l’image de l’entreprise.

Types d'aménagement de bureau:

Il existe deux types de mise en page en fonction des activités effectuées dans un bureau:

1. Disposition du groupe:

Dans ce type d'agencement de bureau, les travailleurs et les personnes effectuant des activités similaires sont engagés ensemble. Par exemple, tous les dactylographes sont placés dans le groupe de dactylographie et tous les comptables sont placés dans une pièce.

2. Mise en page du processus:

Dans ce processus, un agencement est placé de manière à ce que les hommes et les machines soient agencés sur la base de séquences de fonctionnement, par exemple, la section de classement peut être placée à côté de la section d’expédition, et ainsi de suite.

En pratique, aucun de ces deux types de mise en page ne peut être utilisé exclusivement. Mais ces deux types d’agencement doivent être combinés pour atteindre le flux de travail et l’efficacité souhaités. Par exemple, le dactylographe peut être placé dans le pool de dactylographie centralisé, mais certains d’entre eux peuvent être placés à côté des cadres importants.

Avantages d'une bonne mise en page au bureau:

1. Meilleure bonne volonté:

Une mise en page mieux planifiée donne une image d'efficacité au visiteur. Cela se traduit par une plus grande bonne volonté dans l'esprit de ceux qui traitent avec le bureau.

2. Stabilisation économique:

Cela concerne la réduction des coûts de bureau. Un bon aménagement de bureau vise à utiliser au mieux l’espace disponible.

3. Meilleur Moral:

Un aménagement de bureau bien planifié augmente le moral et le confort des travailleurs. Il est propice à une meilleure productivité. au contraire, un bureau mal planifié a un effet sur l'esprit du travailleur.

4. Favorise l'efficacité:

L’efficacité s’améliore automatiquement si un bureau est aménagé correctement. Le chemin parcouru par les documents évolue comme on voudrait ensuite agir efficacement pour pouvoir prendre des mesures constructives.

5. Réduction des coûts de maintenance des bureaux:

Les coûts d'éclairage, de climatisation, de chauffage et de climatisation augmentent de jour en jour. Un bureau bien aménagé réduit le coût des agencements et équipements permanents. En outre, la maintenance et les coûts de fonctionnement de ces systèmes sont réduits.

6. Améliore la qualité de la supervision:

Un bon agencement de bureau rend la supervision plus efficace. En fait, le nombre de contrôles nécessaires serait réduit au minimum, la charge de contrôle réduite et les coûts de contrôle réduits.

7. Accélération de la communication interministérielle:

Dans un bureau bien agencé, en tenant compte de l’interaction qu’il entretiendrait avec ses différents services, le système de communication est accéléré. C'est parce que les différentes unités du bureau et des départements sont placés dans une séquence. L'intercommunication suit le chemin le plus court.

8. Utilisations optimales des machines et des équipements:

Chaque bureau utilise diverses machines et équipements et, par conséquent, son agencement permet l'utilisation conjointe d'équipements et de machines. Ceci, incidemment, réduit le montant de l'investissement en eux.