Comment organiser une réunion publique? (11 étapes principales)

Cet article met en lumière les onze étapes à suivre pour organiser une réunion publique. Les étapes sont les suivantes: 1. Il faut choisir un lieu 2. Le président et les orateurs doivent mentir Fixe 3. Publicité 4. Bénévoles 5. Places assises 6. Presse 7. Circulaire 8. Arrangement pour le déjeuner 9. Ordre du jour 10. Sessions 11. Hébergement financier

Étape n ° 1. Un lieu doit être sélectionné:

Ce peut être une salle publique ou un espace ouvert comme un parc ou une rue. La capacité de la salle est très importante. Il est préférable qu’une petite salle soit pleine et qu’une grande salle reste partiellement vide. La question du loyer est également importante.

Étape n ° 2. Le président et les orateurs doivent mentir

Le président ou le président de l’organisation peut présider la réunion, mais une personnalité importante est parfois invitée à assumer la présidence, à des fins de prestige et de glamour. Les conférenciers peuvent être choisis dans les différentes régions du pays en cas de conférence ou de convention. Dans ce cas, leur hébergement et leur nourriture doivent être arrangés. La même chose doit être faite pour les délégués venant de différents endroits.

Étape # 3. Publicité:

La publicité est nécessaire et pour cela des arrangements doivent être faits. Le public n’est pas intéressé par les réunions et doit donc susciter l’intérêt de ces dernières. L'impression et la fixation des affiches, la distribution des prospectus, la fixation des bannières et les insertions dans les journaux sont quelques-unes des méthodes courantes de publicité. Un budget est nécessaire à cet effet.

Étape # 4. Bénévoles:

Des volontaires (ou des stewards) doivent être employés à différents travaux et particulièrement sur le lieu de la réunion pour guider les invités et les participants, maintenir la loi et l'ordre et assister les organisateurs. Un comité de réception est nommé pour superviser la réception et également pour recueillir des fonds auprès des délégués et des sympathisants.

Étape # 5. Disposition des sièges:

Tous les arrangements doivent être pris pour que les participants soient assis dans la salle ou sur le sol, ainsi que pour les orateurs et les invités sur la plate-forme ou l'estrade. Des décorations colorées sont souvent faites pour définir le caractère de la réunion et gagner en popularité.

Étape # 6. Appuyez sur:

Un soin particulier doit être apporté à la presse, car les reportages dans les journaux sont favorables ou défavorables, dépend en grande partie du traitement réservé aux journalistes.

Étape # 7. Circulaire:

Tous les papiers doivent être prêts à être distribués aux participants. Ils doivent atteindre les gens au moment opportun. Parfois, des souvenirs sont publiés à l'occasion de conférences qui ont une valeur historique. Les souvenirs sont des sources de revenus grâce aux publicités. Généralement, un comité de souvenir est désigné séparément pour produire le souvenir.

Étape # 8. Préparation du déjeuner:

L'arrangement du déjeuner ou du thé pour les délégués et les invités, ce qui est très courant dans le cas d'une conférence ou d'un congrès, est un autre travail difficile et peut-être ingrat lié à une réunion publique.

Étape # 9. Un agenda:

Le programme doit être finalisé avec un ordre du jour, une liste des orateurs, le nom des présidents des différentes sessions, le cas échéant, etc. Les points à inclure dans l'ordre du jour peuvent devoir être invités plus tôt par les délégués. Le programme doit être imprimé pour la distribution.

Étape # 10. Sessions:

Il y a deux sessions spéciales pour une conférence - inaugurale. c'est-à-dire, ouverture et valeur, c'est-à-dire fermeture. Des dispositions spéciales sont prises pour eux.

Étape # 11. Hébergement financier:

Faire des accommodements financiers est une autre tâche importante. Parfois, le coût de la réunion devient très élevé. Les sources de financement sont: le fonds de l’organisation elle-même, les honoraires des délégués, les annonces souvenirs, la composition du comité de réception, etc.