Bonne gestion de bureau: principes et astuces de gestion de fichiers

Une bonne gestion de bureau dépend de la capacité des personnes à savoir qui est responsable de quoi - ce sont les personnes responsables qui font les choses. Que se passerait-il, par exemple, si les achats de votre petite entreprise étaient effectués par qui que ce soit à tout moment? Seriez-vous capable de trouver un trombone quand vous en voudriez un?

Ou imprimer un rapport quand vous en aviez besoin? Confier à une seule personne la responsabilité de commander tout le matériel et les fournitures permet de résoudre le problème et d’assurer le bon déroulement des opérations. C'est la même chose avec l'administration des systèmes (informatiques). Vous devez avoir une personne responsable de la sécurité de votre système informatique et du suivi des éléments tels que les comptes, les mots de passe et les logiciels. Sinon, le chaos va proliférer.

Tenir des dossiers semble être la partie la plus facile d’une bonne gestion de bureau - jusqu’à ce que vous considériez la nécessité de garder ces dossiers à la fois accessibles et à jour. Lorsque vous obtenez un nouveau client ou un nouveau client, par exemple, il ne faut qu'un instant pour le saisir dans votre base de données de contacts. Ensuite, il ne faudra plus qu'un moment ou deux pour mettre à jour le dossier après que vous lui ayez parlé au téléphone.

Votre bureau est-il un exemple de gestion de l'espace ou de mauvaise gestion de l'espace? Lorsque vous traversez le bureau, devez-vous contourner les obstacles ou courir le risque de trébucher? Quand vous vous asseyez à un bureau, pourriez-vous travailler confortablement là-bas? Les choses sont-elles logiquement arrangées pour que les choses que vous utiliseriez le plus au bureau soient à portée de main? De nos jours, il y a beaucoup de choses qui se bousculent dans les bureaux, des présentoirs d'imprimantes aux classeurs. Pour une bonne gestion de bureau, vous devez vous assurer que tout ce qui est au bureau est organisé pour une efficacité et une sécurité maximales.

7 principes de bonne gestion de bureau:

La désorganisation et la confusion sont irritantes, mais elles sont tout simplement mauvaises pour les affaires. Pensez-y comme une formule, si vous préférez: chaos croissant équivaut à diminution des profits. Que faire?

Contrôlez le chaos en appliquant ces principes de base de la gestion de bureau:

1. Établissez des routines de gestion de bureau et respectez-les:

Les tâches de routine nécessitent des procédures de routine si vous voulez rester organisé et faire en sorte que les choses se passent bien. Configurez des routines pour la gestion de la paperasse et des systèmes bureautiques. Par exemple, chaque morceau de papier qui entre dans votre bureau doit être manipulé une fois, traité et archivé - et non pas placé au hasard sur un bureau.

Les systèmes bureautiques, tels que les ordinateurs, nécessiteront des procédures d'administration et de mode. En cas de panne du système ou d’équipement informatique, chaque personne de votre bureau doit savoir qui appeler et ce qu’il ne faut pas faire (par exemple, essayer de résoudre le problème par lui-même). Ces articles sur la gestion des données fournissent des conseils utiles pour tout, des systèmes de classement de bureau aux procédures de sauvegarde informatique.

2. Définir des responsabilités clairement définies:

Ou imprimer un rapport quand vous en aviez besoin? Confier à une seule personne la tâche de commander tout le matériel et les fournitures permet de résoudre le problème et d’assurer le bon déroulement des opérations. C'est la même chose avec l'administration des systèmes (informatiques). Vous devez avoir une personne responsable de la sécurité de votre système informatique et du suivi des éléments tels que les comptes, les mots de passe et les logiciels. Sinon, le chaos va proliférer.

3. Tenez des registres - et maintenez vos registres commerciaux à jour:

4. Promenez-vous dans votre bureau et asseyez-vous :

5. Planifiez le travail Scut:

Malheureusement, un bureau, comme une cuisine, ne fonctionnera pas bien sans une certaine quantité de travail effectué. Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise et que vous ne pouvez pas attribuer à quelqu'un d’autre ce que vous considérez comme du travail impitoyable, forcez-vous à y aller régulièrement en fixant du temps chaque semaine. Prenez un matin ou un après-midi, par exemple, et passez-le à faire des appels impromptus ou à rattraper votre retard dans la comptabilité (ou à mettre à jour les registres).

6. Déléguer et externaliser:

Dans un monde parfait, chacun ne ferait que ce qu'il a le temps de faire et de bien faire. Comme le monde n’est pas parfait, beaucoup de gens font des choses qu’ils n’ont ni le temps ni le talent de bien faire. La délégation et l'externalisation peuvent non seulement améliorer la gestion de bureau de votre petite entreprise, mais également vous permettre de vous concentrer sur vos talents, améliorant ainsi vos résultats. Les assistants virtuels peuvent gérer bon nombre de vos tâches de bureau ou d’administration.

7. Faites de la planification des affaires une priorité:

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises passent leurs journées à agir et à réagir - et se demandent ensuite pourquoi ils semblent tourner en rond. La planification des activités est un élément important d'une bonne gestion de bureau et doit faire partie de votre routine de gestion de bureau. Les propriétaires de petites entreprises qui réussissent consacrent du temps chaque semaine à la planification d'entreprise et nombre d'entre eux utilisent les sessions de planification quotidiennes comme outil de définition d'objectifs et de croissance. Si vous avez du personnel, impliquez-le dans la planification des activités, de manière formelle ou informelle.

Conseils pour le classement rapide au bureau:

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez pouvoir travailler rapidement et facilement à votre bureau. Bien que la configuration d’un système de classement paraisse difficile, il s’agit d’une tâche relativement facile qui peut être facilitée par quelques astuces et conseils en matière de classement.

(1) Prenez quelques minutes pour vous asseoir à votre espace de travail principal et cherchez de l'équipement, des fournitures et des fichiers. Cela vous aidera à établir le lieu idéal pour classer ces éléments pour vous personnellement.

(2) Maintenant que vous savez où vous chercherez naturellement des informations, vous devez déterminer si un système de classement alphabétique, numérique ou par sujet fonctionnera le mieux pour vous. Cherchez-vous des choses en fonction du nom du client? La catégorie (dépenses, finances, marketing)? Par numéro de référence? Il s’agit d’une étape cruciale, car elle déterminera la structure de votre système de classement. Faites cela avant d’acheter quoi que ce soit pour votre système de classement.

(3) Ensuite, déterminez approximativement vos besoins en stockage. Avez-vous un grand nombre de fichiers auxquels vous accédez quotidiennement? Avez-vous seulement accès à vos fichiers chaque semaine? Les réponses détermineront si vous avez besoin d’un support de bureau, d’un classeur à deux tiroirs près du bureau ou d’un classeur latéral à quatre tiroirs dans la pièce. Il existe aujourd'hui tellement d'options que vous devez choisir avec soin. Tenez compte de la croissance lorsque vous examinez les classeurs - achetez quelque chose pour accueillir deux fois plus de fichiers que vous pensez avoir maintenant. Cela limitera le nombre de fois où vous devrez recourir à et réorganiser votre système de classement.

(4) Investir dans un bon système d'étiquetage pour plus de clarté et un accès facile. Etre capable de lire les étiquettes de fichier semble évident, mais la clarté de l’étiquetage vous fera gagner plus de temps que vous ne le pensez. La plupart des entreprises qui fabriquent des étiquettes fournissent des modèles qui s'intègrent au logiciel de traitement de texte le plus répandu. Vous voudrez peut-être envisager l’un des petits systèmes de création d’étiquettes pouvant désormais imprimer des étiquettes de publipostage individuelles. Les articles à double tâche sont généralement un investissement judicieux.

(5) Vous êtes maintenant prêt à acheter des dossiers.

Conseils de gestion des fichiers électroniques:

Vous pensiez que la gestion de fichiers ne concernait que les fichiers papier? Pensez encore. Il est tout aussi important de garder les fichiers sur votre ordinateur organisés et à jour. Comme pour les fichiers papier, la gestion des fichiers informatiques a pour objectif de vous permettre de trouver ce que vous cherchez, même si vous le recherchez des années après sa création.

Ces conseils de gestion de fichiers vous aideront à garder vos fichiers accessibles:

1. Organiser par types de fichiers:

Rendez les applications plus faciles à trouver en créant un dossier appelé Program Files sur votre lecteur et en y conservant toutes vos applications. Par exemple, les fichiers exécutables pour Word, PowerPoint, Simple Comptable et WinZip se trouveraient tous dans le dossier Program Files.

2. Un lieu pour tous:

Placez tous les documents dans le dossier Mes documents et nulle part ailleurs. Donc, qu'il s'agisse d'un tableur, d'une lettre ou d'une présentation PowerPoint, tout se trouve ici. Cela facilitera la recherche d’objets et l’exécution de sauvegardes.

3. Créer des dossiers dans Mes documents:

Ce sont les tiroirs du classeur de votre ordinateur, pour ainsi dire. Utilisez un langage simple pour nommer vos dossiers; vous ne voulez plus regarder cette liste de dossiers à l'avenir et vous demander ce que signifie «TFK» ou toute autre abréviation intéressante que vous avez inventée.

4. Dossiers imbriqués dans les dossiers:

Créez d’autres dossiers au sein de ces dossiers principaux selon les besoins. Par exemple, un dossier appelé «Factures» peut contenir des dossiers appelés «2004», «2005» et «2006». Un dossier nommé pour un client peut inclure les dossiers «données client» et «correspondance». L'objectif est de placer tous les fichiers dans un dossier plutôt que de répertorier un groupe de fichiers orphelins.

5. Suivez les conventions de dénomination de fichier :

N'utilisez pas d'espaces dans les noms de fichiers, conservez les noms de fichiers de moins de 27 caractères et utilisez des minuscules. Ainsi, un fichier nommé pour un client devrait être jackdawson plutôt que Jack Dawson. Si vous enfreignez l'une de ces règles, soyez cohérent à ce sujet.

6. Soyez spécifique:

Donnez aux fichiers des noms logiques et spécifiques et, si possible, incluez les dates dans les noms de fichiers. Lorsque vous nommez des fichiers, l’objectif est de pouvoir dire en quoi consiste le fichier sans avoir à l’ouvrir et à le regarder.

7. Fichier au fur et à mesure:

Le meilleur moment pour classer un document est la première fois que vous le créez. Prenez donc l’habitude d’utiliser la boîte de dialogue «Enregistrer sous» pour classer votre document ainsi que son nom, en le plaçant à la bonne place.

8. Commandez vos fichiers pour votre commodité:

Si vous utilisez beaucoup de dossiers ou de fichiers, placez-les en haut de la liste en les renommant avec un ou un AA au début du nom de fichier.

9. Réglez régulièrement vos dossiers:

Parfois, ce qui est vieux est évident, comme dans l'exemple du dossier nommé «Factures» ci-dessus. Si ce n'est pas le cas, veillez à ce que vos dossiers ne soient pas encombrés en effaçant les anciens fichiers. Ne supprimez PAS les fichiers liés à l'entreprise, sauf si vous êtes absolument certain de ne plus jamais avoir besoin de ce fichier. Au lieu de cela, dans votre collection principale de dossiers dans Mes documents, créez un dossier appelé «Ancien» ou «Inactif» et déplacez-y les anciens fichiers lorsque vous les rencontrez.

10. Sauvegardez vos fichiers régulièrement:

Que vous copiez vos fichiers sur un autre lecteur ou sur une bande, il est important de configurer et de suivre un schéma de sauvegarde régulier.