Éléments essentiels du fonctionnement du système de contrôle dans une organisation

Les éléments suivants sont essentiels au fonctionnement du système de contrôle:

1. Planification:

Planification et contrôle sont étroitement liés. Planifier sans contrôle n'a pas de sens et contrôler sans planifier est aveugle. La planification fournit la base du contrôle. Le contrôle met en évidence tous les goulots d'étranglement dans les performances de travail et fonctionne comme un simple indicateur des besoins de la situation.

Il est donc étroitement lié à la fonction de planification du responsable. Le contrôle est le résultat de plans, objectifs ou politiques particuliers. Ainsi, la planification offre et affecte le contrôle. Les plans bien conçus deviennent des éléments importants pour un contrôle efficace.

2. Action:

Le contrôle implique les actions qui peuvent être entreprises pour corriger la variation pouvant survenir entre les normes et les résultats réels. Certes, il devrait assumer le rôle d’une brigade de pompiers qui n’intervient que lorsque le feu se déclare réellement.

Mais des écarts peuvent survenir malgré le meilleur des conseils du gestionnaire. Dans une telle situation, le responsable devrait être prompt à agir. Il devrait être rapide non seulement pour identifier les écarts, mais aussi pour les corriger. Ainsi, contrôle signifie action visant à corriger les variations ou actions visant à prévenir de tels écarts à l'avenir.

3. Délégation de pouvoir:

La délégation de pouvoir consiste simplement à donner aux subordonnés l'autorité et le pouvoir d'agir dans les limites prescrites. Le contrôle implique le pouvoir d'obtenir des performances et de détecter les écarts, ainsi que de prendre les mesures correctives nécessaires.

Un responsable ne peut exercer de contrôle sans une autorité adéquate. Il doit contrôler les opérations qui sont exercées en prenant des mesures et des mesures peuvent être prises dans les limites de l'autorité. La meilleure politique de délégation consiste à associer responsabilité et autorité. Cela suggère qu'un responsable doit avoir l'autorité correspondante par rapport à sa responsabilité.

4. Informations:

Pour que le contrôle soit efficace, le gestionnaire doit recevoir rapidement des informations. Chaque responsable de l'organisation doit disposer d'informations adéquates sur ses performances, ses normes et sa contribution à la réalisation des objectifs de l'organisation. Le système de communication avec le responsable s'appelle «feedback».

Une rétroaction efficace aide le gestionnaire à savoir où et quand un écart par rapport à un plan a eu lieu. Il peut alors initier une action corrective rapide. La rapidité de notification est essentielle pour une action corrective rapide.