Organiser: signification, processus, principe et importance

Lisez cet article pour en savoir plus sur le sens, le processus, les principes et l’importance de la fonction de gestion de l’organisation.

Signification et processus d'organisation:

L'organisation peut être définie comme suit:

L'organisation est ce processus de gestion qui cherche à définir le rôle de chaque individu (gestionnaire et opérateur) dans la réalisation des objectifs de l'entreprise. en tenant dûment compte de l'établissement de relations autorité-responsabilité entre tous; et assurer la coordination au sein de l'entreprise en tant que dispositif intégré permettant d'obtenir l'action des groupes harmonieux.

En tant que fonction de la gestion, l’organisation est un processus; composé en gros des étapes suivantes:

(i) Détermination de la charge de travail totale:

La toute première étape du processus d’organisation consiste à déterminer toutes les activités qui doivent être entreprises pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Cette étape d’organisation n’est en réalité qu’une estimation de la charge de travail totale qui doit être accomplie pour réaliser les objectifs.

(ii) Regroupement et sous-regroupement d'activités, c'est-à-dire création de départements:

Le total des activités déterminées pour atteindre les objectifs de l'entreprise doit être classé, c'est-à-dire placer des activités similaires ou apparentées à un endroit donné, sous forme de groupe ou de sous-groupe. Cette étape d’organisation mène directement au processus de création de départements. Si une entreprise est comparée à un bâtiment; la création de départements dans ce cadre reviendrait à construire des pièces dans le bâtiment, chaque pièce étant destinée à un usage spécifique.

(iii) Création de Manager-Ship par délégation de pouvoirs:

Après que le plan de département soit finalisé; la prochaine étape du processus d’organisation serait de confier la responsabilité du fonctionnement de chaque département à un responsable distinct. De cette manière, la création d’un gestionnaire de navire exige une délégation d’autorité requise à chaque gestionnaire afin que celui-ci puisse s’occuper du travail qui lui est confié.

(iv) Division du travail au sein de l'organisation organisationnelle du ministère:

Aucun individu ne pouvant exécuter l’ensemble des tâches confiées à un seul service; il devient nécessaire de recourir à la division du travail en attribuant à chaque personne une partie seulement du travail total. En conséquence de procéder à la division du travail pour tous les départements; il en ressort une organisation humaine au sein de l'entreprise.

(v) Aménagement des installations matérielles pour le personnel au sein de l'organisation organisationnelle matérielle du ministère:

Chaque personne de l'entreprise, quelle que soit sa capacité et son département, doit disposer des installations physiques de base (matières premières, machines et outils, technologie et autres intrants) pour la bonne exécution de la tâche attribuée. Lorsque des installations matérielles sont mises à la disposition de tout le personnel de tous les départements; il en ressort une organisation matérielle (ou une organisation physico-technique) au sein de l'entreprise.

(vi) définition et établissement de relations autorité-responsabilité;

Avoir créé un management et une organisation humaine au sein de l'entreprise; il devient nécessaire de concevoir un système permettant de définir et d'établir des relations autorité-responsabilité entre tous les gestionnaires de personnel et tous les opérateurs. En fait, ces relations doivent être définies et établies dans toute l'entreprise, horizontalement et verticalement.

Points de commentaire:

Certains commentaires dignes de mention sur la description ci-dessus de la fonction d’organisation de la gestion sont les suivants:

(a) À la suite du processus d’organisation, une structure, appelée structure organisationnelle (ou simplement organisation), apparaît. En fait, l’organisation est un processus de gestion; une organisation en est le résultat.

(b) Lors de la conception de la structure organisationnelle, la direction doit planifier et assurer la coordination dans toute l'organisation, horizontalement et verticalement. En fait, la coordination est un dispositif intégré permettant d’assurer un fonctionnement organisationnel harmonieux, efficace et économique.

c) La question d'un juste compromis entre centralisation et décentralisation de l'autorité doit également être réglée, du moins au début, au stade du traitement de l'organisation. En fait, tout en déléguant des pouvoirs aux chefs de département et aux responsables subalternes des échelons intermédiaire et inférieur de l’organisation, la direction devrait trancher la question, à savoir s'il convient de doter les petits gestionnaires de pouvoirs de décision plus importants ou moins.

Voici quelques définitions populaires de l'organisation:

1. «L'organisation est l'établissement de relations d'autorité avec des dispositions pour la coordination entre elles, à la fois verticalement et horizontalement dans la structure de l'entreprise».

-Koontz et O'Donnell

2. «L'organisation est le processus d'identification et de regroupement du travail à effectuer, définissant et déléguant la responsabilité et l'autorité et établissant un modèle de relation visant à permettre aux personnes de travailler de manière plus efficace pour atteindre l'objectif».

- Louis A. Allen.

Principes d'organisation:

Les principes d’organisation, par souci de clarté du débat et pour une meilleure compréhension de ceux-ci, ont été classés de la manière suivante:

(I) Principes généraux:

i) Principe d'unité d'objectif

ii) Principe de simplicité

iii) Principe de flexibilité

(II) Principes structurels:

iv) Principe de la division du travail

v) Principe de la définition fonctionnelle

(vi) Principe de département optimal

(vii) Principe d'unité de direction

viii) étendue du principe de gestion

(III) Principes opérationnels:

(ix) Principe de délégation adéquate

(x) Principe de la chaîne scalaire

xi) Principe d'unité de commentaire

xii) Principe de niveau d'autorité

Vous trouverez ci-dessous un bref commentaire sur chacun des principes d'organisation énoncés ci-dessus dans les catégories appropriées:

(I) Principes généraux:

Sous cette classification, certains des principes d’organisation fondamentaux sont inclus, c’est-à-dire des principes absolument essentiels pour un fonctionnement efficace et logique de l’organisation.

Une brève explication des principes de cette catégorie est la suivante:

i) Principe d’unité d’objectif:

En termes simples, ce principe exige que les objectifs individuels et départementaux de l’entreprise soient parfaitement harmonisés; et que tous les objectifs doivent se renforcer mutuellement et contribuer collectivement à la réalisation des objectifs communs globaux.

(ii) Principe de simplicité:

Le respect de ce principe impose à la direction de concevoir, dans la mesure du possible, une structure organisationnelle simple. Une structure simple facilite une meilleure compréhension des relations supérieur-subordonné; et fournit un cadre pour une meilleure coopération entre les personnes.

(iii) Principe de flexibilité:

Lors de la conception de la structure organisationnelle, la direction doit prévoir des dispositifs intégrés dans la structure elle-même. ce qui faciliterait les changements dans la structure organisationnelle à effectuer au fur et à mesure que les facteurs environnementaux internes et / ou externes le demanderont.

(II) Principes structurels:

Les principes structurels d'organisation concernent les aspects de l'organisation qui ont une incidence sur la structuration (ou le développement) de l'organisation; son design fondamental et sa forme.

Certains des principes importants, dans ce contexte, pourraient être les suivants:

iv) Principe de la division du travail:

Étant donné que l’ensemble du travail de l’entreprise ne peut être effectué par une seule personne; il est impératif que ce travail soit correctement réparti entre plusieurs personnes. En fait, l’ensemble du travail de gestion devrait être réparti entre plusieurs gestionnaires; et l'ensemble du travail opérationnel étant réparti entre plusieurs membres du personnel d'exploitation.

v) Principes de la définition fonctionnelle:

Le principe énoncé ci-dessus implique que le rôle (ou l’emploi) de chaque individu et de chaque service de l’entreprise soit défini de manière appropriée, en termes de contenu du travail, d’autorité et d’installations nécessaires à l’exécution du travail et de la relation de l’emploi avec ceux des autres, dans l'entreprise.

(vi) Principe de département optimal:

Il existe de nombreuses manières et bases pour créer des départements au sein d'une organisation. Conformément au principe de département optimal, les départements d'une organisation doivent être créés et gérés de manière à faciliter la réalisation optimale des objectifs communs de l'entreprise.

(vii) Principe d'unité de direction:

Le principe implique que chaque groupe d'activités ayant le même objectif ne doit avoir qu'un seul chef et un seul plan ou plan directeur. En tant que principe d’organisation, ce concept d’unité d’orientation doit être tellement intégré dans la conception de la structure organisationnelle que, pour chaque groupe d’activités similaires, il n’est prévu qu’un seul responsable ayant autorité sur tout le personnel remplissant la même fonction, où que ce soit., dans l'organisation.

viii) étendue du principe de gestion:

L'étendue du principe de gestion s'appelle différemment: étendue du contrôle ou étendue de la supervision. Cependant, l'expression «durée de la gestion» est la plus large; y compris aussi les notions d’étendue de contrôle et d’étendue de supervision. L'étendue du principe de gestion implique qu'il existe une limite au nombre de subordonnés; dont le travail pourrait être efficacement géré (contrôlé ou supervisé) par un supérieur.

Points de commentaire:

Certaines observations utiles dans le contexte de l'étendue du principe de gestion pourraient être formulées comme suit:

(a) il n'y a qu'une limite à une gestion efficace; pour une gestion inefficace ou inefficace, eh bien, il n'y a pas de limite. Par conséquent, l'étendue du principe de gestion n'est valable que dans le contexte d'une gestion efficace. Un exemple illustrerait la signification de cette idée.

Par exemple, en classe ou au collège, le nombre d’élèves doit être limité; aucun enseignant, quel que soit son niveau de compétence, ne pourrait effectivement transmettre l'apprentissage à un nombre indéterminé d'élèves.

Par opposition à cette situation, prenons le cas d’un orateur public qui pourrait bien s’adresser à un rassemblement géant d’audience; en effet, peu importe si le public est réceptif au discours du locuteur ou dans quelle mesure le processus de communication entre le locuteur et le public est efficace. Dans ce dernier cas, l'étendue du principe de gestion n'est ni valide ni applicable.

(b) Ce qui est ou doit être exactement le nombre de subordonnés inférieurs à un supérieur ne peut être affirmé avec précision ou certitude; comme l'étendue du principe de gestion est situationnelle. Il n’existe pas de nombre fixe et subalterne de subordonnés permettant de déterminer une gestion optimale dans toutes les situations de gestion.

Parmi d'autres facteurs, la compétence du supérieur hiérarchique et les capacités, les compétences et les exigences du subordonné sont les facteurs les plus déterminants, susceptibles de déterminer l'étendue de la gestion, dans une situation particulière de la direction.

(c) L'étendue des principes de gestion explique la raison d'être de la structure de l'organisation; dans le cas contraire, un seul responsable pourrait être en mesure de gérer et de gérer le travail de tous les subordonnés; et il ne serait pas nécessaire d'avoir une structure organisationnelle structurée.

(d) La portée du principe de gestion dépend de la forme de la structure organisationnelle; à savoir si ce serait une structure organisationnelle haute ou plate. C’est la notion sous-jacente aux concepts de portée étroite ou étendue de la gestion.

Un cadre restreint de gestion est celui où un supérieur peut gérer plutôt un nombre réduit de subordonnés; alors que dans un large éventail de cadres, le nombre de subordonnés est «plus grand» que gérable dans un cadre restreint.

En conséquence, une gestion étroite entraînerait une structure quelque peu plus haute de l’organisation; et une gestion étendue conduirait à une structure organisationnelle relativement «plate». Prenons un exemple hypothétique pour illustrer comment une structure d'organisation «haute» ou «plate» se profilerait, selon qu'il s'agisse d'une gestion étroite ou d'une gestion étendue.

Supposons que dans une entreprise, il y a 10 subordonnés à gérer par la direction. Supposons en outre que l'étendue de la gestion soit également de 10. Dans cette situation, seul un responsable serait requis pour gérer et gérer le travail de tous les dix subordonnés.

La structure organisationnelle apparaîtrait comme suit:

Supposons maintenant que l'étendue de la gestion ne soit que de cinq personnes. Dans ce cas, le directeur serait assisté de deux directeurs adjoints; et contrôler 10 subordonnés par l'intermédiaire de deux assistants, chaque responsable adjoint gérant le travail de 5 subordonnés.

Dans ce cas, la structure organisationnelle semblerait un peu plus haute que sa contrepartie sous vaste portée; et aura plus de couches de l'organisation. Le graphique suivant illustre ce concept.

Sans entrer dans les détails de la discussion, il suffirait de dire que la forme de la structure organisationnelle - haute ou plate - a des implications pour l'efficacité organisationnelle en termes de coûts d'administration, d'efficacité de la communication et d'installations en coordination.

(III) Principes opérationnels:

Les principes opérationnels d’organisation pourraient être ceux qui ont une incidence sur le fonctionnement ou le fonctionnement de l’organisation.

Certains principes importants, dans cette catégorie, sont les suivants:

(ix) Principe de délégation adéquate:

Le principe de délégation adéquate signifie que chaque poste de direction doit être doté des pouvoirs nécessaires (ou nécessaires) pour permettre au titulaire du poste, c’est-à-dire au gestionnaire, de faire face avec succès aux exigences de son poste.

(x) Principe de la chaîne scalaire:

La chaîne scalaire implique une chaîne de supérieurs allant du plus haut rang au plus bas rang dans une organisation. La chaîne scalaire constitue la base des relations autorité-responsabilité entre les gestionnaires et les subordonnés, au sein de l'organisation; favorisant ainsi la compréhension mutuelle entre les supérieurs et les subordonnés à différents niveaux de l'organisation.

En tant que principe d'organisation, le principe de la chaîne scalaire nécessite son intégration dans la conception de l'organisation, afin de garantir le bon fonctionnement de la vie de l'entreprise.

(xi) Principe d'unité de commandement:

Le principe ci-dessus implique qu'un employé ne doit recevoir des ordres et des instructions que d'un supérieur hiérarchique à la fois. Le respect de ce principe est souhaitable pour dissiper les doutes et les confusions de l’esprit des employés; et pour faciliter la fixation exacte de la responsabilité sur les individus pour les résultats escomptés.

xii) Principe de niveau d'autorité:

Le principe de niveau d'autorité implique que les responsables à des niveaux particuliers de la hiérarchie de gestion ne doivent décider que des questions relevant de la compétence de l'autorité investie de leurs postes de direction.

Une extension naturelle de ce principe est que si un responsable à un niveau quelconque de la hiérarchie de gestion rencontre un problème qui n’est pas couvert par son autorité; la question doit soit être renvoyée vers le haut dans la hiérarchie, soit déplacée vers le bas de la hiérarchie au niveau approprié pour décision.

Importance (ou avantages) de l'organisation:

L’importance de l’organisation pourrait être soulignée en faisant référence au rôle qu’elle joue dans la vie de l’entreprise, considérée de la manière analytique suivante:

(i) Rôle fondamental de l'organisation

(ii) Autres aspects du rôle

Considérons les rôles de l’organisation comme prévu ci-dessus:

i) Rôle fondamental de l'organisation:

Le rôle fondamental de l’organisation pourrait être exprimé en le comparant à un véhicule; qui est conçu et conçu pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Comme avec l’aide d’un véhicule, une personne a la possibilité d’atteindre sa destination; De la même manière, un groupe de personnes (comprises dans l'entreprise) est constitué de manière à atteindre sa destination, à savoir la réalisation d'objectifs communs via le véhicule de l'organisation.

En fait, pour atteindre les objectifs de l’entreprise, il est nécessaire d’agir de manière individuelle, qu’il s’agisse d’une activité de groupe; et entreprendre une telle action est facilité dans un gestionnaire planifié et systématique par la structure organisationnelle, c’est-à-dire par l’organisation.

(II) Autres aspects du rôle:

Certains aspects importants du rôle de l’organisation pourraient être énoncés comme suit:

(i) Facilite la spécialisation:

Une organisation existe essentiellement pour prendre en charge et mettre en œuvre la division du travail de différents types - entre gestionnaires, subordonnés et opérateurs. Une telle division du travail, conduisant à une spécialisation dans divers domaines, contribue à accroître l'efficacité humaine dans le fonctionnement de l'organisation.

Point de commentaire:

La division du travail ne permet pas seulement à une entreprise de tirer parti de la spécialisation dans le travail de gestion et d’exploitation; il fait aussi pour l'ordre et le système, dans le fonctionnement de l'organisation.

(ii) Évite les omissions, le chevauchement et le double emploi des efforts:

Tout en répartissant le travail entre les départements et les individus, au cours du processus d’organisation, la direction veille à ce que:

a) Aucune partie du travail, nécessaire à la réalisation des objectifs, n’est perdue de vue

(b) Il n'y a pas de chevauchement ni de dédoublement des activités et des efforts lors de l'attribution de tâches à des personnes ou à des départements.

De cette manière, l’organisation conduit à un fonctionnement économique, efficace et efficient de l’entreprise.

(iii) Définit (ou clarifie) les relations de responsabilité entre autorités:

Une structure organisationnelle définit et clarifie les relations de responsabilité entre les responsables et les subordonnés de l'entreprise, tant horizontalement que verticalement. Une telle clarification des relations de responsabilité entre pouvoirs ne signifie pas seulement un fonctionnement harmonieux de la vie organisationnelle; mais favorise également de bonnes relations humaines au sein de l'organisation en facilitant la compréhension mutuelle.

(iv) Facilite la dotation en personnel:

La structure organisationnelle est une aide précieuse pour une dotation en personnel efficace. En définissant clairement divers postes organisationnels (gestion et opérations), il ne fait pas que souligner la nécessité de disposer du personnel approprié qui doit occuper ces postes; mais spécifie également les exigences à rechercher chez divers membres du personnel en termes de capacités et de compétences nécessaires pour effectuer ces travaux.

Point de commentaire:

Une structure organisationnelle bien définie facilite le développement du personnel, en particulier des gestionnaires, en permettant un système de rotation des postes. La direction peut recourir à la technique de la rotation des postes, car les exigences des postes définies dans la structure indiquent la possibilité ou non de prendre une décision appropriée en matière de transfert d'un poste à un autre.

(v) Assure la coordination:

Une organisation facilite la coordination; comme ce dernier est prévu dans la structure d’organisation en tant que dispositif intégré. Il va sans dire qu'une structure organisationnelle bien conçue et définie permet une coordination approfondie horizontalement et verticalement; et permet à la direction de savourer l'essence de la gestion et de mener l'entreprise au sommet de sa réussite.

(vi) Etablit des canaux de communication:

La communication entre le personnel de l'entreprise n'est pas seulement la base de la vie opérationnelle de l'organisation; mais contribue également à favoriser de bonnes relations humaines en créant une base pour la compréhension mutuelle. Une structure organisationnelle aide à établir divers canaux de communication; rapprocher les gens les uns des autres à travers la chaîne scalaire et d'autres liens organisationnels.

Mais pour l'organisation, la communication ne pouvait être qu'occasionnelle, irrégulière et moins authentique, ou il pourrait y avoir une lacune absolue dans la communication.

(vii) Facilite la «gestion par exception»:

La gestion par exception est une philosophie selon laquelle la direction ne devrait se concentrer que sur des questions exceptionnelles ou critiques (telles que la formulation de stratégies, l'élaboration de politiques, la maîtrise des écarts importants dans les performances du personnel, etc.); laissant le reste des tâches routinières et opérationnelles à vos subordonnés de l’entreprise.

Un tel système de gestion, c’est-à-dire une gestion par exception, ne peut être ni initié ni installé dans l’entreprise, ni de façon fortuite ni tout à coup; une structure organisationnelle solide ouvre plutôt la voie et crée un environnement propice à l'introduction de cette philosophie de manière progressive et systématique.

En fait, la gestion par exception est à noter, mais le plus haut état de décentralisation du pouvoir; et ce dernier pourrait être prévu lors de la conception et de la structuration de l'organisation.

(viii) Faire face aux changements environnementaux:

Les changements environnementaux se reflétant dans des conditions telles que la technologie, qui évolue très rapidement, accentuant la concurrence, émergeant des dernières valeurs sociales et culturelles, étendant la réglementation du commerce et de l'industrie par l'État, etc., sont bien pris en charge par une organisation solide.

Bien entendu, l’organisation pourrait faire face à de tels défis en ayant recours à des modifications des systèmes de gestion, à la réorganisation des services, en fournissant des moyens de recherche et développement, en améliorant la durée de vie opérationnelle et en prenant d’autres mesures analogues.

(ix) conduit à la croissance et à l'expansion:

Une organisation saine dirige une entreprise sur des axes de croissance. La croissance et l'expansion de l'entreprise, indispensables même pour sa survie dans une économie très dynamique, sont grandement facilitées par l'organisation: création de nouveaux départements, élargissement des départements existants, élargissement du périmètre de gestion, amélioration de l'efficacité de la coordination et de la communication. tout cela se déroulant dans le système, la structure et le fonctionnement existants de l’entreprise.

(x) Produit une synergie:

Une organisation solide grâce à une intégration efficace du fonctionnement des services aide l’entreprise à tirer parti de la fonctionnalité de synergie du système d’entreprise. Le plus compact et responsable est la structure organisationnelle; plus les avantages de l’effet de synergie seraient nombreux.