2 formes de communication d'entreprise: verbale et non verbale

Lisez cet article pour en savoir plus sur diverses formes de communication comme la communication verbale - communication écrite, orale et non verbale!

1. Communication verbale - écrite, orale:

Le mot verbal signifie «connecté avec des mots et utilisation de mots». Toute communication utilisant des mots est une communication verbale.

Les mots sont les ensembles de symboles les plus précis et les plus puissants. Les mots désignent aussi bien que les significations. C'est pourquoi toutes les communications sérieuses ou formelles sont généralement écrites. Comme nous le savons tous, les mots peuvent être écrits ou parlés.

Ainsi, la communication verbale peut encore être divisée en deux types:

a) Communication orale:

"Une blessure infligée par la parole est plus douloureuse qu'une blessure infligée par une épée". Comme le terme lui-même l'indique, la communication par la parole est appelée communication orale. 9% du temps de travail consacré à la communication verbale est consacré à l'écriture, 16% à la lecture, 30% à la parole et 45% à l'écoute.

Dans la communication orale, les mots doivent être choisis très soigneusement, de sorte que leur connotation ait exactement la nuance de sens. L'expéditeur du message ou son représentant est généralement le locuteur, tandis que le destinataire ou son représentant, l'auditeur. L'écoute est également un aspect important de la communication orale.

Facteurs de la communication orale:

(i) l'orateur

(ii) comment il parle

(iii) ce qu'il parle

(iv) à qui il parle

(v) S'il reçoit une rétroaction

Pré-requis de la communication orale:

(i) Prononciation claire et correcte des mots

ii) Clarté et exactitude

(iii) Concision

(iv) ton juste

(v) Bon style et vocabulaire

Mérites de la communication orale:

(i) Gain de temps et d'argent:

La communication orale permet d'économiser de l'argent ainsi que du temps. Aucune somme d'argent ne doit être dépensée pour la production d'une communication orale, car elle ne concerne que la parole. La communication orale est donc économique.

Deuxièmement, il n’ya pratiquement aucun délai entre le moment où l’envoyeur envoie le message et le destinataire. Les mots sont reçus et compris dès qu'ils sont prononcés. La communication orale permet donc également de gagner du temps.

(ii) Retour immédiat:

Le retour d'information dans la plupart des communications orales est immédiat. Les mots sont reçus dès qu'ils sont prononcés et le destinataire peut également réagir immédiatement. L'orateur peut évaluer l'humeur et la réponse de l'auditeur. Le retour immédiat est un avantage pour le locuteur.

(iii) économise la paperasse:

La paperasserie est minimale car la communication est sous la forme de mots parlés.

(iv) Un outil efficace d'exhortation:

Lorsque la communication est orale, vous pouvez essayer de persuader l'auditeur. Les doutes peuvent être effacés immédiatement.

(v) crée un climat sain:

Une atmosphère amicale est créée lorsque vous communiquez oralement car il y a moins de formalités. Vous pouvez également apporter des modifications à la communication immédiatement sur la base du retour d'information et de la réponse de l'auditeur.

(vi) Meilleur outil en cas d'urgence:

La communication orale est l'outil le plus rapide en cas d'urgence. C'est la meilleure méthode de communication lorsqu'une réponse immédiate et rapide est essentielle.

Démérites de la communication orale (limitations):

(i) Plus grandes chances de malentendus:

À moins qu'il ne soit enregistré, vous ne pouvez plus vous référer à un message oral. Il y a donc plus de chances qu'un message soit mal compris ou mal interprété. En fait, il est également possible que le message ne soit pas compris du tout.

(ii) Mauvais orateur:

Seul un individu capable de satisfaire à toutes les exigences d'une communication orale efficace peut produire de bons résultats. Le plus souvent, un mauvais orateur peut envoyer le mauvais message. Lorsqu’on parle, on communique par l’articulation, la modulation de la voix et le langage corporel.

Un message peut être mal compris s'il y a un manque d'harmonie entre ces composants. En outre, comme mentionné précédemment, ce que les mots suggèrent et ce qu’ils désignent devrait être en harmonie, sinon le message pourrait conduire à un conflit de compréhension.

(iii) inefficace pour les longues communications:

La communication orale n'est pas utile pour les longues communications. En raison des limitations humaines, il y a de fortes chances que quelque chose d'important soit oublié.

iv) Taux de rétention inférieur:

La communication orale souffre de l’inconvénient d’un faible taux de rétention. Un auditeur peut n'absorber qu'une partie d'un message oral, car sa durée d'attention varie d'une personne à l'autre. Les gens ont aussi tendance à oublier rapidement un message oral.

v) Absence de validité juridique:

La communication orale manque de preuve documentaire. Il n'y a pas de dossier permanent ni de preuve de ce qui a été dit. Une personne qui a donné un message peut le nier plus tard; de même, une personne à qui un message oral ou une instruction a été donné peut affirmer ne jamais l'avoir reçu. Par conséquent, la communication orale a très peu de valeur du point de vue juridique.

(vi) Difficulté à fixer la responsabilité:

Comme un message est transmis oralement, il est difficile de fixer les responsabilités. Cela peut également conduire à la négligence dans la mise en œuvre d'un message.

b) Communication écrite:

Un message constitue une communication écrite lorsqu'il est mis en "noir et blanc". C'est un type de communication formel. L'expéditeur du message ou son représentant constitue l'écrivain.

La communication écrite est généralement considérée comme contraignante pour les organisations professionnelles et est souvent utilisée comme preuve. Les progrès technologiques ont élargi la gamme des communications écrites par courrier électronique et autres installations similaires.

Facteurs de la communication écrite:

(i) l'écrivain

(ii) le contenu

(iii) La langue utilisée

iv) Objet de la communication

(v) Le style adopté - formel ou amical

(vi) le destinataire

Pré-requis de la communication écrite:

(i) Combien d'écrire

(ii) Ce qu'il faut laisser de côté

(iii) Quand arrêter

(iv) Quand transmettre

(v) Par quels moyens transmettre

Mérites:

(i) Précis et exact:

La communication écrite est généralement préparée avec beaucoup de soin et de précision. La perspective même d'écrire rend une personne consciente. Vous devez être très sérieux et organisé tout en communiquant sous forme écrite, car la communication écrite est ouverte à la vérification.

(ii) Facilement vérifié:

Comme la communication écrite est sur papier, etc., elle peut être lue et relue. Il s'offre également à la vérification. Il y a donc aussi moins de chances que quelqu'un torde le message à son avantage.

(iii) Enregistrement permanent:

La communication écrite constitue un enregistrement permanent. Il agit également comme une preuve. Cela s'avère très utile pour référence future car il peut être conservé pendant des années. Par exemple, les anciens ordres et décisions peuvent servir de base à de nouveaux.

(iv) Convient aux messages longs et compliqués:

Les messages longs et compliqués peuvent être mieux compris lorsqu'ils sont écrits plutôt que verbaux. Il y a moins de risque d'interprétation erronée et d'incompréhension. En outre, la langue utilisée est moins susceptible de changer.

(v) La responsabilité peut être facilement fixée:

Dans la communication écrite, les responsabilités de l'expéditeur et du destinataire peuvent être facilement résolues. Les gens ont tendance à changer de responsabilité pour les erreurs, mais c'est difficile si le fardeau de la preuve est évident en noir et blanc.

(vi) A validité légale:

Une communication écrite est acceptable en tant que document juridique. La communication écrite a été utilisée comme preuve depuis des temps immémoriaux.

Démérites:

i) Méthode de communication plus lente:

Les communications écrites peuvent prendre beaucoup de temps, car il faut parfois deux, voire trois jours pour atteindre le destinataire (par exemple, avec des lettres). En revanche, la communication orale est immédiate.

ii) Délai supplémentaire si des éclaircissements sont nécessaires:

La communication écrite entrave des éclaircissements rapides. Le destinataire peut écrire pour demander des éclaircissements et attendre une réponse, ce qui rend le processus fastidieux. Même si des précisions ne sont pas nécessaires, il existe toujours un délai entre le moment où l'expéditeur écrit un message et le destinataire le reçoit.

(iii) entraîne trop de paperasse:

Étant donné que la communication écrite se fait essentiellement sur papier, on peut avoir tendance à l’utiliser comme moyen d’évasion. Les bureaux sans papier restent un rêve.

(iv) Toujours une possibilité d'ambiguïté ou de manque de compréhensibilité:

Il est fort possible que le destinataire ne soit pas en mesure de comprendre le sens exact d'un message écrit qu'il a reçu. La clarté d'un message écrit dépend également de la compétence, ou de son absence, de l'expéditeur. Si le message n'a pas été écrit correctement, il ne sera pas compris non plus.

(v) Coûteux en argent et en heures-homme:

La rédaction de lettres est un processus coûteux, non seulement parce que vous devez dépenser de l'argent en frais de port, mais également parce que plusieurs personnes sont impliquées dans le processus d'envoi d'une lettre d'une organisation. Leur temps coûte de l'argent à l'organisation. Bien que la communication orale puisse être courte et rapide, la communication écrite a tendance à être longue en raison de sa nature même.

(vi) Pas de flexibilité:

Le mot écrit n'est pas sujet à changement instantané après la communication. Par conséquent, transmettre une réflexion après coup peut s'avérer très long, voire même parfois impossible.

vii) Alphabétisation essentielle:

Il va sans dire que dans la communication écrite, l'expéditeur et le destinataire doivent savoir lire et écrire. En fait, nous pouvons présumer à tort qu’ils le sont. Dans de nombreux pays asiatiques, où l'alphabétisation est faible, un message écrit n'aura aucun sens pour les grandes masses d'analphabètes.

Alphabétisation signifie également alphabétisation dans la langue du message. Le destinataire doit connaître la langue dans laquelle un message a été écrit. Il est inutile de recevoir un message en anglais si vous ne maîtrisez pas cette langue.

Malgré ses limites, on peut sans risque conclure que la communication écrite reste la colonne vertébrale d'une organisation. Presque toutes les communications officielles sont sous forme écrite.

Aides visuelles:

Une aide visuelle est une illustration sous forme de tableau, graphique, schéma ou image de. Les aides visuelles aident les communicateurs à faire passer leur message plus efficacement à leur public. Les aides visuelles aident à rendre le matériel plus intéressant, à clarifier et à simplifier des sujets complexes et à mettre en évidence des points importants pour une meilleure conservation par le public.

Une liste de contrôle pour la création de visuels efficaces est donnée ci-dessous:

(i) Les éléments visuels devraient être simples et faciles à comprendre, et la conception et la mise en page devraient contribuer à la compréhension globale du sujet.

(ii) Les éléments visuels doivent représenter les données avec précision et les points importants doivent être soulignés.

(iii) Les éléments visuels devraient être adaptés au public cible.

(iv) Il convient de veiller à ce que les caractères et les polices de caractères soient clairs et lisibles, et les légendes courtes et informatives.

2. Communication non verbale:

Des analyses scientifiques ont montré que les mouvements du corps et les gestes constituent 55% d’une communication efficace. Par conséquent, la communication non verbale mérite une grande attention.

La communication non verbale implique des choses telles que les gestes, la posture, l'apparence physique, etc. Elle se déroule sans paroles ni mots.

La communication non verbale désigne les messages qui sont exprimés par des moyens autres que linguistiques. Bien que vous puissiez refuser de parler ou d’écrire, il est impossible d’éviter les comportements non verbaux.

La communication non verbale est classée ici de deux manières différentes:

JE.

II. une. Langage corporel ou kinésique - mouvements corporels, expressions faciales, postures, etc.

b. Caractéristiques vocales - paralangue

c. Espace - proxémie

ré. Alentours

e. Silence

Kinésiques:

L'étude des mouvements corporels constituant une partie de la communication non-verbale est appelée kinésique. C'est une partie intégrante de notre communication. L'existence en tant que récepteur est supposée observer une communication non verbale dans 55% des cas. Consciemment ou inconsciemment, notre corps transmet des messages, des attitudes, etc., de la même manière que le langage utilise des symboles pour communiquer un sens.

i) expressions faciales:

On dit que le visage est le miroir de l'esprit. Tout ce que nous ressentons se reflète sur notre visage. Le visage peut transmettre de l'énergie, de la colère, du chagrin, de la sincérité et une foule d'autres sentiments et émotions. Un sourire signifie la convivialité, tandis qu'un froncement de sourcils signifie la colère.

Un front plissé montre de l'inquiétude alors qu'un sourcil levé montre de la surprise, il est donc très important d'exercer un contrôle et de contrôler nos sentiments. Bien que ce soit une tâche difficile, vous pouvez obtenir des résultats positifs avec des efforts continus.

ii) gestes:

Les gestes sont de petits mouvements corporels qui transmettent un message. Il peut même s'agir de la transmission d'informations spécifiques. Certains gestes peuvent être conscients alors que d'autres peuvent être involontaires. Certains gestes ont une signification presque universelle, comme une poignée de tête pour un «non» ou une poignée de main pour un «bonjour».

Ensuite, il y a d'autres gestes qui peuvent avoir une signification régionale. Strictement parlant, les gestes font partie du langage corporel car notre tête et nos mains ont tendance à communiquer par eux-mêmes à leur manière.

(iii) Posture:

La posture est la position adoptée par le corps. Cela aide à transmettre un message. Chaque mouvement ou position du corps a des fonctions expressives ou défensives. Ainsi, la posture est un élément important de la communication non verbale. Cela révèle beaucoup de choses sur un individu.

La posture concerne l’appui général du corps. Il inclut l'angle d'inclinaison et la position des bras et des jambes. Une tête surélevée indique une ouverture, alors qu'une tête inclinée indique une curiosité.

Cependant, il faut se rappeler qu'aucune de ces postures n'a de signification particulière. Ils acquièrent des significations en association avec d'autres symboles et dans le contexte de la communication.

(iv) vêtements:

Un homme est souvent jugé par son apparence. Ses vêtements jouent un rôle important dans l'amélioration de sa personnalité. Les personnes habillées de façon maigre peuvent faire mal à la figure. Il est essentiel que l’on ait l’air professionnel et efficace. Les accessoires jouent également un rôle majeur dans la communication non verbale.

Les vêtements et les accessoires ont à la fois des caractéristiques physiques et socioculturelles. Parfois, les vêtements et les accessoires parviennent à répondre aux attentes du destinataire, alors qu’ils envoient parfois un message en violation de ces attentes.

(v) Contact avec les yeux:

Les yeux sont les fenêtres de l'âme. Le contact visuel constitue un facteur très important de la communication face à face. Grâce au contact visuel, le haut-parleur reçoit des signaux indiquant si le canal de communication est ouvert.

La confusion ou la nervosité n'entraînent qu'un bref contact visuel; d'autre part, un regard long et fixe montre un intérêt. Selon nos sentiments, nous avons des yeux souriants, des yeux en colère, des yeux douloureux, des yeux évasifs, etc.

(vi) le silence:

Le silence parle plus fort que les mots. Il établit la relation entre les communicateurs et leur attitude les uns envers les autres. Le silence montre l'incapacité de converser davantage. Un élève qui n’a pas fait ses devoirs restera maman quand l’enseignant le lui demandera.

Indicateurs de communication non verbale:

Positif:

(je souris

(ii) Posture ouverte

(iii) Expression intéressée

(iv) contact visuel modéré

(v) tonalité et volume de voix précis

Négatif - Soumis:

(i) voix flottante

ii) Bras / jambes défensifs

(iii) discours lent

(iv) expressions de frottement

(v) regards trompeurs

Négatif - Agressif:

(i) voix grave

(ii) Agitation du doigt

(iii) discours rapide

(iv) expressions grossières

(v) contact visuel immodéré

Le langage du corps:

Le langage corporel représente la façon dont le corps communique sans mots, à travers le mouvement de ses parties. Le hochement de la tête, le clignotement de nos yeux, l’agitation de nos mains, le haussement des épaules, etc., sont des expressions de nos pensées et de nos sentiments.

Tous ces mouvements sont les signaux que notre corps envoie pour communiquer. C'est pourquoi ce domaine d'étude a été appelé langage corporel. Tout comme le langage utilise des ensembles de symboles pour transmettre une signification, notre corps, consciemment ou non, transmet des messages, des attitudes, des humeurs, des relations de statut, etc.

Le langage corporel est très important. Il a été observé que nous pouvons jouer rapidement avec les mots, mais notre corps dit la vérité. Même si nous essayons de cacher la vérité ou tout ce que nous voulons supprimer, notre corps, nos yeux, nos gestes peuvent parler haut et fort.

Paralangage:

Le monde de la communication qui implique des signes, des signaux, la hauteur, le ton et les fluctuations pour transmettre un sens est un langage parallèle. Para signifie «comme» ou «semblable». Paralangage signifie «comme le langage», mais pas réellement un langage.

Tout ce qui remplit la tâche de communication en tant que langue sans être une langue au sens conventionnel du terme relève du domaine du paralangage. Paralangage est utilisé pour décrire un large éventail de caractéristiques vocales qui aident à exprimer et à refléter l'attitude du locuteur. C'est non verbal parce qu'il ne s'agit pas de mots.

La communication verbale concerne le contenu du message - qu'est-ce qui est transmis? D'autre part, le paralangage concerne la manière dont le message est transmis - comment est-il transmis?

Le paralangage dépend de la voix, de l'intonation, de la hauteur, de la pause, du volume, du stress, des gestes et des signaux. Grâce à la variation de hauteur et de volume, au stress des mots, etc., une voix peut transmettre enthousiasme, confiance en soi, anxiété et état mental et tempérament du locuteur.

Voix:

La voix est le premier signal que nous recevons ou utilisons. Un bon auditeur peut juger beaucoup de la voix elle-même. Il existe différentes catégories de voix. Une voix peut être douce, douce, musicale, cultivée, agréable, méchante, claire ou indistincte, entre autres. La voix peut aider à révéler les antécédents du locuteur, son état mental, son éducation, son sexe et son tempérament.

Intonation:

L'intonation est la modulation de la voix et le déplacement du stress. L'intonation fait partie d'une communication efficace. Par exemple, un message avec un contenu sérieux ne doit pas être délivré avec une tonalité grave, mais avec une tonalité sombre.

Pas:

La hauteur est l'inclinaison vocale de la voix. C'est très important car cela révèle l'état d'esprit du locuteur. Une hauteur inhabituellement élevée peut refléter une agitation. Un ton immuable peut être ennuyeux ou monotone, réduisant l'attention de l'auditeur.

Le pitch peut également nous aider à comprendre la position sociale du locuteur. Une personne en position d'autorité utilise un ton plus élevé qu'un subordonné. La brûlure des tempères entraîne généralement un changement de ton.

Pause:

Une pause met l'accent sur un message. Une pause est à dire ce qu'une virgule est à prose. Une pause au mauvais endroit peut entraîner une mauvaise communication. Par exemple, la différence entre «arbres fruitiers» et «fruits, arbres» est vaste.

Variation de volume:

L'orateur doit ajuster le volume de sa voix en fonction de la taille de l'auditoire. Plus le public est grand, plus la voix devrait être forte. La variation de volume rend le discours efficace. Parfois, passer de fort à faible et de faible à fort produit l'effet souhaité.

Signaux mixtes:

Des signaux mitigés se produisent lorsque le ton, la hauteur et les expressions faciales du locuteur ne correspondent pas aux mots qu'il parle. Cela confond l'auditeur quant au motif exact de l'orateur.

Par exemple, une personne peut en féliciter une autre, mais son ton peut être froid. Dans ce cas, l'auditeur ne saura pas si le locuteur est vraiment heureux ou s'il s'acquitte simplement d'une formalité. La louange livrée sur un ton sarcastique traduit la moquerie.

Mot de stress approprié:

La communication peut être rendue plus efficace en mettant l'accent ou en insistant sur les mots justes.

Impression générale:

Un message est compris par l'auditeur non seulement par le contenu, mais également par la manière dont il le transmet. Le comportement du locuteur, son attitude, son style vestimentaire, son apparence physique, son âge, son sexe, son accent et la qualité et le ton de la voix ont également une incidence sur le message qui est transmis. Pour qu’un message soit efficace, l’impression générale donnée par l’individu doit être en accord avec le message qu’il veut transmettre.

Avantages du paralangage:

(i) Aucune communication orale n'est complète sans paralangue car elle est étroitement liée à la langue elle-même.

(ii) Dans une large mesure, le paralangage indique la position et la situation du locuteur, que ce soit dans une organisation ou dans la société.

(iii) Il reflète également dans une large mesure la personnalité et les antécédents du locuteur.

(iv) Le langage paral est révélateur de l'état mental du locuteur. Un auditeur perspicace peut tirer les bonnes conclusions de la hauteur, du ton et de la vitesse d'un message. Cela peut souvent être très utile.

Limitations du paralangage:

(i) Le langage paral est «semi» ou «similaire» à une langue. Ce n'est pas un langage en soi. Par conséquent, tous les avantages associés au langage réel ne peuvent pas être attribués au paralangage.

(ii) Le langage paral consiste à tirer des conclusions sur la base d'un certain nombre d'attributs périphériques. De telles conclusions ne doivent pas toujours être justes. Dans un tel cas, ils peuvent également servir à créer un biais excessif. Cela, en soi, rend le langage parallèle trompeur ou déroutant parfois.

(iii) De plus, comme les orateurs peuvent provenir d'origines, de cultures et de situations différentes, il peut être difficile de tirer les conclusions du paralangage, en particulier pour transmettre un message dans son intégralité.

Proxemics ou territoire ou espace:

Proxemics est un autre type important de communication non verbale. Le terme proxémique est dérivé du mot proximité, qui signifie proximité. Proxemics est utilisé en référence à l’espace ou au territoire. Une grande partie de la communication se fait de manière non verbale par le biais de la manière dont nous utilisons l’espace qui nous entoure.

Les chercheurs ont également attribué beaucoup de communication non verbale à la couleur, à la conception, à la disposition et à l'utilisation de l'espace qui nous entoure. C'est aussi une proxémie. L'espace qui nous entoure peut être classé comme suit:

Espace intime:

La plupart des mouvements du corps ont lieu dans les 18 pouces autour de nous. C'est notre cercle d'espace le plus intime. Seules des personnes très proches ou des membres de la famille peuvent accéder à cet espace, que ce soit par un murmure, une tape dans le dos ou une poignée de main. Cela signifie que moins il y a d'espace entre les deux personnes qui communiquent, plus la nature de la communication est intime.

Espace personnel:

L'espace personnel s'étend de 18 pouces à quatre pieds où nous avons une conversation normale avec des amis, des collègues et des associés. Il est utilisé dans des discussions informelles et des discussions impromptues au cours desquelles on peut ne pas être opposé à la prise de décisions importantes.

Espace social:

Cela peut être n'importe où entre quatre pieds et 12 pieds. Cela reflète une formalité de relation. Cela reflète également un manque de comportement spontané. Les réponses d'un individu sont plus collectées et bien pensées. L'espace social reflète la raison, la planification et le contrôle, généralement associés à la communication professionnelle dans le cadre d'une relation formelle.

Espace public:

Cela commence à une distance de 12 pieds. Il faut élever la voix pour se faire entendre. Il y a un manque de sentiments personnels et un sentiment supplémentaire de détachement.

Paralangage:

(i) Reflète les sentiments et les attitudes du locuteur à travers un large éventail de caractéristiques vocales.

(ii) Le paralangage donne des indices importants sur le contexte éducatif et le contexte éducatif / mental du locuteur, ainsi que sur son état mental.

(iii) Il s'agit d'une étude systématique de la façon dont un individu verbalise.

Proxemics:

(i) Les sentiments et les attitudes se reflètent dans la manière dont les gens utilisent l'espace autour d'eux.

(ii) Proxemics nous aide à comprendre les relations et les schémas d’interaction entre les personnes.

(iii) Proxemics s'intéresse également à l'utilisation de l'espace par des groupes de personnes.

Alentours:

La manière dont vous organisez l'environnement contribue également à la communication. La salle où vous rencontrez vos visiteurs peut être simple ou éblouissante. Il peut être criard ou sobre. La décoration des lieux, les meubles et les œuvres d'art qui ornent votre bureau parlent de vous et de vos goûts.