Gestion de la supervision: Facteurs influençant la détermination de l'étendue appropriée de la gestion de la supervision!

Les facteurs importants qui influent sur la détermination de l'étendue adéquate de la gestion du contrôle / de la supervision sont les suivants: 1. nature du travail 2. capacité du superviseur 3. compétence des subordonnés 4. capacité des services du personnel 5. disponibilité du temps et de l'énergie avec le superviseur 6. délégation de pouvoirs 7. degré de décentralisation 8. planification requise par le supérieur hiérarchique 9. utilisation de normes objectives et 10. contiguïté territoriale des fonctions supervisées!

1. Nature du travail:

L'étendue du contrôle dépend en grande partie de la nature des activités et des problèmes rencontrés par le superviseur, qui dépend à son tour de la nature et de la taille de la production. Dans le cas où le superviseur exerce des tâches de routine conformément aux directives en vigueur, il n’a pas besoin de consacrer beaucoup de temps aux travailleurs placés sous lui.

Comme le travail est de nature répétitive, l'étendue de la supervision ou du contrôle peut être plus grande. En d'autres termes, un superviseur peut contrôler plus de travailleurs sous lui. En revanche, dans le cas d’emplois complexes et compliqués, il serait difficile pour le superviseur de contrôler efficacement un grand nombre de travailleurs. L'étendue du contrôle sera étroite dans de tels cas.

2. Capacité du superviseur:

La capacité et les compétences du superviseur affectent grandement la détermination de la durée. Un superviseur hautement qualifié et expérimenté, doté de connaissances spécialisées et de compétences techniques, sera en mesure d’entreprendre efficacement des tâches plus vastes que les superviseurs qui ne sont ni qualifiés ni expérimentés.

3. Compétence des subordonnés:

L'étendue de la supervision du contrôle est également grandement affectée par la qualité des subordonnés à superviser par le superviseur. Si les subordonnés sont en général expérimentés, travaillent fort et connaissent bien leur travail, le superviseur peut gérer un grand nombre de travailleurs et peut durer plus longtemps. Le superviseur peut compter sur les performances des travailleurs et il n'a pas besoin de les guider à maintes reprises une fois que des instructions leur sont données.

Si le personnel sous le contrôle du superviseur est inexpérimenté et inefficace (par exemple, composé de nouveaux arrivants), les subordonnés se référeront de temps en temps au superviseur pour obtenir des éclaircissements et des conseils. L'étendue du contrôle dans un tel cas sera étroite.

4. Capacité des services du personnel:

Le terme «personnel» désigne la nomination d'experts dans l'organisation hiérarchique pour guider, conseiller et donner un avis d'expert aux agents hiérarchiques. Le superviseur ou le supérieur hiérarchique est grandement avantagé et soulagé par les conseils du personnel. Il peut gérer un grand nombre de subordonnés et la durée sera grande. Si les services du personnel ne sont pas disponibles, un nombre inférieur de subordonnés devrait être placé sous le contrôle d'un supérieur hiérarchique, ce qui réduira la durée.

5. Disponibilité de temps et d'énergie avec le superviseur:

La disponibilité de temps avec le superviseur dépendra du type de problèmes, simples ou complexes, qu’il aborde et il doit faire beaucoup d’autres tâches, telles que la préparation de rapports et la planification. S'il est occupé par ces complexités, il ne sera pas en mesure de gérer un grand nombre de subordonnés. Ici, l'étendue du contrôle sera étroite.

6. Délégation de pouvoir:

Dans une entreprise bien organisée et structurée, la direction est en mesure d’influencer et de minimiser la fréquence et la gravité des relations entre le supérieur et les subordonnés et d’augmenter ainsi sa durée. Une organisation mal conçue consomme un temps disproportionné de la part du responsable pour le conseil et l’orientation des subordonnés.

Un symptôme important d'une organisation inefficace influant sur l'étendue du contrôle se trouve dans une délégation d'autorité ambiguë ou inadéquate. Si le subordonné ne sait pas clairement ce qu'il est censé faire ou s'il est appelé à faire quelque chose qui dépasse son mandat, il demandera davantage au cadre supérieur et s'efforcera donc de réduire sa durée.

Lorsque les subordonnés disposent de suffisamment de pouvoirs pour s’acquitter des tâches qui leur sont assignées et que leurs pouvoirs sont clairement définis, des subordonnés correctement formés réduiront considérablement le temps et l’attention du supérieur et contribueront ainsi à augmenter sa durée.

7. Degré de décentralisation:

Si un responsable doit prendre lui-même de nombreuses décisions, il aura moins de temps à consacrer à la supervision du travail de son subordonné et devra donc opérer dans un espace restreint. D'autre part, un exécutif fonctionnant dans une structure décentralisée est moins lourd de prendre des décisions programmées et peut donc se permettre de superviser un nombre relativement important de subordonnés.

8. Planification requise par le superviseur:

Ce facteur fait référence à l'importance, à la complexité et au temps que l'exécutif doit consacrer à la révision des objectifs, à la programmation des actions et à la prise de décisions concernant un certain nombre de questions de politique. À mesure que l'importance, la complexité et le temps requis par le responsable pour s'acquitter de sa fonction de planification augmentent, il sera plus prudent de réduire le nombre de subordonnés relevant de lui.

9. Utilisation de normes objectives:

Pour superviser les subordonnés, la direction doit savoir dans quelle mesure les plans sont suivis et dans quelle mesure leur performance a tendance à s'écarter des plans. Il peut connaître les écarts soit par observation personnelle, soit par l’utilisation de normes objectives. Dans ce dernier cas, le gestionnaire est épargné de nombreuses relations chronophages et peut se concentrer sur des points d’importance stratégique, élargissant ainsi son champ de contrôle.

10. Contiguïté territoriale des fonctions supervisées:

Lorsque les fonctions sont séparées géographiquement, la supervision des composants et du personnel devient plus difficile et prend plus de temps. Le responsable doit passer beaucoup de temps à visiter les différentes unités et utiliser fréquemment des moyens de communication plus longs et plus longs. La contiguïté géographique des fonctions supervisées par le responsable a donc pour effet de réduire son étendue de contrôle.

Outre les facteurs mentionnés ci-dessus, la rapidité du changement, les techniques de contrôle et d'information mises au point et de nombreux autres facteurs ont également une incidence sur l'étendue du superviseur. Tout en déterminant l'étendue réelle du contrôle pour chacun des postes de direction de l'organisation, l'analyste d'organisation doit évaluer ces facteurs séparément pour chaque poste de direction et, sur la base de son expérience, il convient de recommander la portée effective.