Notes succinctes sur les systèmes d'information sur les ressources humaines dans une organisation
Les systèmes d’information sur les ressources humaines peuvent aller des registres du personnel de base aux réseaux sophistiqués de sous-systèmes aux objectifs bien définis. Aujourd'hui, la plupart d'entre eux seront des systèmes informatiques.
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Compte tenu des changements environnementaux rapides et de la prise de conscience croissante du fait que la qualité de la population et la qualité de son utilisation constituent le véritable avantage concurrentiel, un système efficace d’information sur les ressources humaines est une aide essentielle. C'est également essentiel pour toute activité de planification de la main-d'œuvre.
Le système d’information sur la main-d’œuvre peut fournir les informations nécessaires sous une forme qui peut être intégrée à n’importe quelle autre donnée commerciale. Avec la plupart des systèmes de base de données, il est possible d'extraire n'importe quelle donnée et de la présenter sous la forme requise.
L'information, c'est le pouvoir et un type d'information ou d'informaticien s'est développé dans l'organisation. L'informaticien est consulté par la direction ainsi que par des groupes fonctionnels, en vue de la satisfaction des besoins en information de l'organisation.
À une époque, la main-d'oeuvre était simplement un coût, mais elle est maintenant reconnue comme un investissement. Partout dans le monde, l'expression «les personnes sont notre ressource la plus importante» est passée d'une déclaration traditionnelle du rapport annuel à une acceptation réelle. En fait, les présidents ont déclaré que «notre personnel est notre seule ressource, notre seul avantage concurrentiel», selon lequel la gestion des ressources humaines est soudainement devenue très importante.
Il existe un consensus universel selon lequel l'avantage concurrentiel réside dans la qualité et les compétences des personnes et que celles-ci peuvent être transformées en un formidable avantage si elles ont la possibilité de contribuer.
La plupart des organisations ne parviennent pas à réaliser leur plein potentiel car elles ne parviennent pas à utiliser et à motiver leurs employés. L'utilisation complète et efficace des ressources humaines est la clé du succès de l'organisation.
Une utilisation efficace des personnes commence par une bonne compréhension du travail lui-même et des compétences et aptitudes requises, de sorte que le poste puisse être défini avec une spécification personnelle appropriée qui corresponde aux exigences du travail.
Une norme professionnelle en matière de recrutement devrait garantir le respect de la spécification. Compte tenu de cette approche, la plage de variation des performances individuelles devrait être limitée.
Lorsqu'un nouvel employé rejoint une organisation, il remplit normalement un formulaire de demande qui fournit les données de base pour l'ouverture d'un enregistrement électronique.
Il s’agit de l’enregistrement électronique qui est mis à jour et qui est toujours utilisé, avec de nouvelles données ajoutées telles que les changements d’emploi et de rémunération, les formations suivies, les changements de personnes à charge, les adresses, etc. De temps en temps, une impression de l’enregistrement actuel. est envoyé aux employés pour leur permettre de confirmer son exactitude.
