Administration des salaires: gestion de bureau

Plan de rémunération des employés:

Un tel plan de compensation vise à satisfaire trois des désirs fondamentaux de tous les travailleurs:

1. Une compensation juste et raisonnable pour le travail accompli.

2. Reconnaissance du travail bien fait - évaluation du mérite, grâce à laquelle l'entreprise prend note de la qualité et de la quantité du travail, et, dans certains cas, utilisation de systèmes de rémunération au rendement, dans lesquels des récompenses supplémentaires sont accordées pour une quantité exceptionnelle de travail.

3. Promotion au sein de l'entreprise, non seulement sur la base de l'ancienneté, mais aussi sur la base du mérite.

Ces trois désirs forment la nécessité d'un plan de compensation unifié et ils doivent être pris en compte avec toutes leurs interrelations. Mais les désirs doivent être analysés par rapport à une base construite sur l’analyse et l’évaluation des emplois. L’importance de l’analyse des emplois est indiquée par son utilisation pour établir des niveaux ou des grades pour des postes de bureau. L'établissement de ces grades ou niveaux est une forme d'évaluation des emplois. Pour que la classification des emplois soit la plus satisfaisante possible, il ne devrait pas y avoir trop de niveaux ou de grades.

En outre, dans chaque classe ou groupe d’emplois, il doit y avoir une fourchette de salaire maximum et minimum, avec des augmentations périodiques basées sur la réussite du travail, comme indiqué par une certaine forme de notation des employés.

Si une entreprise doit tirer pleinement parti du plan de rémunération, elle doit informer ses employés de la nature du plan de rémunération, lui indiquant que son fondement est une évaluation objective de chaque emploi et une analyse des salaires versés par d’autres entreprises. chaque travailleur a la possibilité de gagner plus grâce à ses bonnes performances professionnelles. Beaucoup a été écrit et parlé de placer les employés de bureau sur une base de rémunération incitative, mais peu a été fait.

En ce qui concerne la mesure du travail et la fixation des normes, les directeurs de bureau ont semblé intéressés mais ont peu fait pour y remédier. Afin d'établir des normes, le travail doit être soigneusement analysé, tous les mouvements inutiles et toute perte de temps doivent être éliminés, puis un certain nombre d'études du résultat doivent être effectuées afin d'obtenir un résultat moyen.

Cette moyenne peut être utilisée comme base pour fixer les paiements de salaire incitatifs. La tendance croissante à la mécanisation du travail de bureau et l'utilisation accrue du matériel électronique vont certainement ouvrir la voie à une ère de paiement du salaire au rendement dans les bureaux de demain. Une phase très importante des régimes de rémunération des employés de bureau concerne les divers avantages sociaux ou paiements non salariaux effectués.

Les employés de bureau obtiennent généralement ces avantages de temps à autre grâce aux efforts de la direction pour mettre les employés de bureau sur un pied d'égalité avec les employés de l'usine, pour renforcer le moral de ses employés et pour les fidéliser. Les employés de bureau et ceux de l’usine bénéficient généralement du partage et des prestations d’assurance, mais l’employé de bureau bénéficie généralement de privilèges de congé de maladie plus cléments et de congés payés plus longs pour une période de service donnée. Bien que ces avantages soient souvent de nature paternaliste, certains sont compensés par des augmentations de salaire car ils ne sont pas imposables pour les employés et sont déductibles en tant que dépense d'entreprise par l'entreprise.

Rémunération du personnel de bureau:

Une fois que les emplois ont été normalisés et regroupés et que leur importance relative entre eux a été établie, le problème important à résoudre est le suivant: quel doit être le salaire des travailleurs? Pour déterminer les salaires selon la méthode de classement, il suffit de fixer les salaires des emplois les mieux notés et les moins bien notés, car tous les autres emplois doivent porter un rapport direct ou relatif aux deux extrêmes.

Dans la méthode de classification des emplois, le nombre de classes ou de grades prédéterminés est sélectionné sur la base de niveaux et de responsabilités différents, et tous les autres emplois ou postes sont analysés et regroupés dans des classes ou des grades spécifiques par rapport aux catégories prédéterminées.

Pour chaque classification d’emploi ou chaque groupe familial d’emplois, une échelle de salaire est établie qui établit un lien entre l’importance des emplois de ce groupe et de tous les autres groupes d’emplois. Dans la méthode de comparaison des facteurs, chaque emploi est évalué en fonction de cinq facteurs critiques, en fonction d’emplois clés sélectionnés et liés à un taux monétaire de chacune de ces trois méthodes d’évaluation des emplois. Des augmentations annuelles doivent être prévues, de sorte que l'employé peut progresser du plus bas au plus haut niveau de son travail et ensuite, être promu au grade suivant. Dans la méthode des points, chaque facteur commun à un travail est divisé en sous-facteurs, qui sont clairement définis en termes de valeurs en points.

Indépendamment des salaires et des traitements, l’évaluateur examine les facteurs et les sous-facteurs caractéristiques de chaque emploi. Lors de l’établissement de chaque échelle de salaire, un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte. Bien entendu, le salaire de base ne doit pas dépasser la capacité de l’entreprise de payer tout en réalisant un profit sur ses efforts. Cependant, il existe souvent d'autres facteurs, tels que les salaires versés par d'autres entreprises du même secteur et les réglementations gouvernementales qui doivent être analysées.

Salaires et traitements :

Lors de l'élaboration d'une structure de rémunération pour les employés de bureau, l'entreprise peut d'abord établir une courbe de rémunération moyenne externe indiquant les salaires perçus par les employés d'autres entreprises de la communauté. Pour obtenir des données sur les salaires versés pour des emplois comparables dans des industries similaires de la communauté ou des régions avoisinantes, une enquête sur les salaires et les traitements peut être entreprise.

L’individu ou le comité chargé de préparer le questionnaire de l’enquête sur les salaires doit s’assurer que des informations sont fournies sur un certain nombre d’emplois clés stables, tels que ceux utilisés pour l’évaluation et la notation des emplois. Les titres de poste standard doivent figurer sur le formulaire d’enquête pour les emplois clés les moins bien rémunérés et les plus élevés. Étant donné que la terminologie du contenu de l’emploi peut différer d’une entreprise à l’autre, un bref résumé de chaque intitulé d’emploi doit accompagner le formulaire du questionnaire afin que tous les répondants fournissent des données relatives à des emplois similaires.

Étant donné que de nombreuses entreprises offrent des compensations supplémentaires sous forme d'avantages accessoires ou de paiements non salariaux, le questionnaire devrait solliciter des données sur l'état des rémunérations supplémentaires telles que les congés payés, les assurances collectives et les retraites. Les entreprises de la communauté peuvent également obtenir des données sur la nature et l’ampleur des paiements d’encouragement en demandant des explications sur la méthode d’incitation utilisée et sur le montant de la rémunération moyenne en incitation exprimé en pourcentage du salaire de base.

Des données comparatives sur les salaires supplémentaires pouvant aider à établir la courbe de rémunération moyenne externe peuvent être obtenues auprès du Bureau of Labor Statistics, qui réalise périodiquement des enquêtes détaillées couvrant environ 100 professions. Ces enquêtes couvrent les salaires horaires, les salaires supplémentaires et les primes d’incitation pour plusieurs catégories d’entreprises, y compris les emplois de bureau.

Parmi les autres sources de données sur les salaires des employés de bureau, on peut citer le répertoire annuel des salaires des bureaux préparé par la Société de gestion administrative et l’enquête annuelle sur les salaires des entreprises de traitement de l’information compilée par le magazine Business Automation en coopération avec la Société de gestion administrative.

Les résultats de l’enquête sur les salaires réalisée chaque année par de nombreux chapitres locaux de la Société de gestion administrative aident particulièrement l’administrateur des traitements à établir un lien entre les salaires moyens versés par d’autres entreprises de sa communauté et la structure salariale de son entreprise.

AMS met à la disposition de toutes les entreprises participantes les données salariales suivantes:

1. Nombre d'employés de bureau employés, par 20 intitulés de poste: taux de salaire mensuel, taux de salaire bimensuel et taux de salaire hebdomadaire.

2. Taux hebdomadaires moyens par type d'entreprise.

3. Taux hebdomadaires moyens par taille de bureau.

En outre, le rapport annuel contient les informations corollaires suivantes:

1. Nombre et classification des entreprises participant à l'enquête.

2. Étendue des employés de bureau syndiqués.

3. Nombre d'employés représentés par les entreprises participantes.

4. Gamme de taille du bureau.

5. Adhésion à AMS.

6. Vacances payées

7. Semaine de travail de base en heures.

8. Quand les heures supplémentaires sont payées.

9. Congés payés accordés aux employés de bureau.

10. Informations générales telles que l’étendue des plans d’évaluation des emplois, les systèmes d’évaluation du mérite, les régimes d’incitation salariale, les plans de suggestion, les régimes de retraite des employés, l’assurance des employés de bureau, l’hospitalisation des employés, les indemnités de personnel médical, chirurgical et d’assurance maladie.

Après avoir établi une courbe de rémunération moyenne externe au moyen d’une ou plusieurs des sources de données décrites ci-dessus, l’entreprise peut ensuite associer la courbe de rémunération externe au salaire versé dans le bureau et décider d’apparier, de payer davantage ou de payer moins que les salaires indiqués sur la courbe de rémunération externe. Certaines entreprises établissent leurs normes salariales autour de la concurrence dans leur secteur pour les employés effectuant des travaux similaires. D'autres entreprises préfèrent lier davantage leur norme aux salaires versés aux employés de la même industrie.

Quelques entreprises ont pour principe de payer un salaire supérieur à la moyenne pour un travail supérieur à la moyenne et donc de payer des salaires supérieurs à ceux payés par d'autres sociétés. Dans les entreprises offrant un vaste programme d’avantages sociaux ou de complément de salaire, il peut être décidé de verser un salaire de base inférieur à celui perçu par les autres travailleurs du marché. Une fois que la courbe de rémunération interne a été déterminée pour la plage d'emplois au sein de l'entreprise, une plage de salaire est calculée pour chaque niveau de travail, comme précédemment défini dans la méthode des points.

La société peut définir un pourcentage fixe, tel qu'un pourcentage de 10% autour du point médian de chaque tranche de la courbe des salaires. Ou bien, il peut être décidé d'appliquer un pourcentage d'augmentation de plus en plus important, par exemple 10% pour le niveau d'emploi le plus bas, jusqu'à 40 à 50% pour le niveau le plus élevé.

Si les fourchettes d'argent ont été développées avec précision et sont maintenues à jour, le taux minimal à chaque niveau devrait suffire à attirer de nouveaux employés dans l'entreprise. Le point médian de l’échelle salariale sera comparable au taux payé pour ce niveau de travail dans l’industrie en général, et la limite supérieure de l’échelle reflétera ce que l’entreprise est disposée à payer pour un travailleur de premier ordre.

Réglementation gouvernementale:

Les deux lois fédérales qui ont le plus d'importance pour l'administrateur des salaires du bureau sont la Fair Labor Standards Act et la Walsh-Healey Act. La Fair Labor Standards Act (FLSA) concerne l'emploi de travailleurs dans le secteur privé, tandis que la Walsh-Healey impose des restrictions supplémentaires à un employeur qui est un prestataire gouvernemental. Ces deux lois concernent le paiement du salaire minimum, le paiement des heures supplémentaires pour les heures dépassant un nombre déterminé d'heures et la réglementation du travail des enfants.

Loi sur les normes équitables du travail:

Qu'une entreprise soit couverte par les dispositions de cette loi et soit donc soumise à un salaire minimum, le paiement des heures supplémentaires dépend du chiffre d'affaires annuel et du montant des biens qui sont acheminés d'un pays à un autre en se rendant vers l'entreprise et en sortant.

Si une entreprise appartient à l'une des cinq classifications d'entreprises suivantes, tous ses employés sont régis par la loi:

1. Entreprise n ° 1:

Une entreprise ayant au moins un point de vente au détail ou un centre de services et dont les ventes annuelles brutes totales sont égales ou supérieure à 1 million de dollars et dont les achats annuels représentent au moins un quart (ou 250 000 dollars) de biens destinés à la revente qui ont été exportés dans le commerce international.

2. Entreprise n ° 2:

Stations-service dont le chiffre d'affaires annuel brut est d'au moins 250 000 $

3. Entreprise n ° 3:

Entreprises de construction ou de reconstruction ayant une activité annuelle de 350 000 $ ou plus.

4. Entreprise n ° 4:

Entreprise de transport en commun interurbain ou métropolitain avec des recettes annuelles brutes de 1 million de dollars ou plus.

5. Entreprise n ° 5:

Un établissement de tout autre type, à condition que des employés travaillent dans le commerce ou produisent des biens pour le commerce et que l'entreprise dont il fait partie réalise un chiffre d'affaires annuel brut de 1 million de dollars ou plus.

Outre les employés travaillant dans les types d'entreprises décrits ci-dessus, les types d'employés suivants sont couverts par la loi. Une exemption spécifique leur est réservée, comme indiqué plus loin.

1. Travailleurs des industries du téléphone, du télégraphe, de la radio, de la télévision et des transports en commun.

2. Les employés qui construisent, entretiennent et réparent les autoroutes; chemins de fer et aérodromes.

3. Employés qui entretiennent ou entretiennent des véhicules ou des équipements utilisés dans le commerce entre États.

4. Les employés des secteurs de la distribution, tels que le commerce de gros, qui traitent des marchandises entrant dans le commerce entre États, ainsi que les travailleurs qui commandent, reçoivent ou conservent des enregistrements de ces marchandises.

5. Les employés de bureau et autres qui utilisent régulièrement le courrier, le téléphone ou le télégraphe pour les communications entre États.

6. Les employés des entreprises qui utilisent les canaux du commerce inter-États dans leurs activités quotidiennes.

7. Les employés dont les voyages d’affaires les amènent à franchir les frontières.

8. Les employés des mines, des champs de pétrole et des carrières,

9. Employés de protection, qu’ils soient employés par le producteur ou par un intermédiaire.

10. Les travailleurs qui produisent des biens qui deviennent une partie ou un ingrédient de produits qu'une autre entreprise expédie dans le commerce entre États ou à l'étranger.

11. Travailleurs exerçant une activité étroitement liée à la transformation ou à une activité directement liée à la production de ces produits. Par exemple, les travailleurs des entreprises fournissant des articles tels que des machines, du carburant ou des services publics à des entreprises qui les utilisent ensuite pour produire des biens destinés au commerce entre États ou à l’étranger.

Si les employés d'une entreprise sont couverts par la LSF, ils doivent recevoir un taux minimum et une prime pour les heures supplémentaires pour toutes les heures travaillées au-delà d'un certain nombre. La LSF impose également certaines restrictions à l'emploi d'enfants et oblige l'employeur à conserver certaines informations dans ses registres de paie.

Le salaire minimum:

À moins d’être expressément exemptés des dispositions de la LSF, tous les employés couverts doivent recevoir au moins le salaire minimum applicable, qu’ils soient payés à l’heure, à leur salaire, à la pièce ou de toute autre manière. Aux termes des modifications apportées à la LSF en 1966, le salaire minimum des employés couverts était fixé à 1, 60 dollar l’heure. Sous certaines conditions, un employeur peut appliquer un taux minimum spécial aux apprenants, aux apprentis, aux messagers, aux travailleurs handicapés et aux étudiants à temps plein.

Pour pouvoir utiliser ces taux, un certificat spécial doit être obtenu auprès de la Division des salaires et des contrats publics du Département du travail des États-Unis. La loi de 1963 sur l’égalité de rémunération, une modification de la LSF, interdit à un employeur d’établir des écarts de salaire uniquement fondés sur le sexe des travailleurs et effectuant un travail égal pour des emplois dont le travail exige des compétences, des efforts et une responsabilité égaux, et qui sont effectués dans des conditions de travail similaires.

Heures maximales:

La LSF exige que les heures supplémentaires soient rémunérées à un taux d'au moins une fois et demie le taux de rémunération normal d'une semaine de travail supérieure à 40 heures. La loi n'exige pas de salaire supplémentaire pour les travaux du samedi, du dimanche ou des jours fériés en tant que tels. Il n’exige pas de paye de vacances, de vacances ou d’indemnité de départ, ni d’avis de libération. La loi ne fixe pas non plus de limite au nombre d'heures travaillées par les personnes de 16 ans et plus.

Si toutefois de tels types de rémunération et de telles conditions de travail sont convenus dans les contrats syndicaux ou sont imposés par la réglementation en vigueur, l'employeur peut utiliser la LSF comme excuse pour le non-paiement ou le non-respect de la FLSA, les employeurs ne sont pas tenus de donner de repos. leurs employés.

Toutefois, si des périodes de repos sont prévues, soit volontairement par l'employeur, soit en conformité avec les termes d'un contrat syndical, les périodes de repos doivent être comptées comme des heures travaillées si elles durent 20 minutes ou moins. De même, les pauses café et collations sont des périodes de repos compensables et ne peuvent être exclues des heures travaillées.

Travail des enfants:

En vertu de la LSF, un garçon ou une fille doit être âgé d'au moins 16 ans avant de pouvoir occuper la plupart des professions. Toutefois, les enfants de 14 et 15 ans peuvent travailler en dehors des heures de classe dans un nombre limité de postes de bureau et de commerce. Le travail doit être effectué dans des conditions spécifiées et pour un nombre d'heures limité.

En outre, aucune personne de moins de 18 ans ne peut exercer une profession déclarée dangereuse par le secrétaire du travail. Dans la plupart des États, l’employeur de garçons et de filles doit obtenir un certificat de travail précisant l’âge de chaque employé mineur. Dans certains États, les lois prévoient des limites d’âge plus élevées et des horaires de travail plus stricts que ceux de la LSF. Les employeurs soumis à la LSF doivent se conformer à la norme la plus stricte, qu’elle soit définie par la loi fédérale ou par la loi de l’État.

Dossier de paie de l'employeur:

La LSF exige que l'employeur conserve des registres des salaires, des heures de travail et d'autres éléments, mais la plupart de ces informations sont identiques à celles que l'employeur aurait normalement utilisées pour exploiter son entreprise et se conformer à d'autres lois. Bien que les registres ne doivent pas nécessairement être conservés sous une forme particulière, ils doivent l'être pendant trois ans. Les données de paie, telles que les cartes de pointage, les tickets de travail aux pièces, les commandes et les envois, doivent être conservées pendant deux ans. Les copies sur microfilm de ces documents sont généralement acceptables.

Employés exonérés:

Certains types d'employés sont exemptés des dispositions relatives au salaire minimum et aux heures supplémentaires de la LSF. Par exemple, les employés exécutifs, administratifs et professionnels, ainsi que les vendeurs externes, tels que définis dans la réglementation du Secrétaire du Travail, sont exemptés. Les autres travailleurs exemptés comprennent les employés des établissements de vente au détail ou de services dont l’activité principale consiste à vendre des automobiles, des camions ou du matériel agricole; et les employés des entreprises qui réalisent la plupart de leurs ventes au sein de l'État.

En vertu de la réglementation, certains employés, tels que ceux travaillant pour les chemins de fer, les sociétés de pipeline, les compagnies aériennes et les lignes de navigation, sont exemptés des dispositions relatives aux heures supplémentaires. Si l'administrateur des traitements a des doutes sur le fait que ses employés ou son entreprise soient couverts par la LSF, il doit contacter le bureau le plus proche de la division des salaires et des heures et des contrats publics du département du Travail des États-Unis.

Loi Walsh-Healey:

En vertu de la loi Walsh-Healey, les employeurs doivent payer le salaire minimum et les heures supplémentaires aux employés sous contrat gouvernemental pour des achats dépassant 10 000 dollars, à moins que les employés ne soient exemptés. Les taux horaires minimaux sont fixés par le ministre du Travail sur une base sectorielle et un paiement en heures supplémentaires d'une fois et demie doit être effectué pour les heures travaillées au-delà de huit heures par jour ou de 40 au cours de la semaine de travail, selon la formule la plus avantageuse. à l'employé. La loi interdit également l'emploi de garçons de moins de 16 ans et de filles de moins de 18 ans pour le travail de production.

Parmi les autres lois sur les marchés passés par le gouvernement figurent la loi Davis-Bacon, qui prévoit le versement d'un salaire minimum aux ouvriers et aux mécaniciens employés pour des marchés de travaux publics fédéraux d'une valeur supérieure à 2 000 dollars. Les taux de salaire minimum sont déterminés par le secrétaire du travail, après une étude des taux prévalant dans la région pour un travail similaire. La loi sur la durée du travail et la loi sur les huit heures exigent que les travailleurs visés par la loi Davis-Bacon soient rémunérés à temps et demi pour les heures effectuées au-delà d'un nombre déterminé.

Systèmes de rémunération incitative:

L'idée de soutenir les systèmes de rémunération incitative Les systèmes de rémunération incitative est que les meilleurs travailleurs devraient être récompensés pour leurs efforts et leur production supplémentaires. Des incitations non financières, telles que la reconnaissance d'un travail bien fait, des possibilités d'avancement, de meilleures relations humaines et un leadership efficace, sont également importantes pour amener les travailleurs à un effort individuel accru.

Certains directeurs de bureau estiment que la nature des promotions, le cas échéant, devrait être récompensée par une production accrue et un travail exceptionnel. Mais pour de nombreux employés, le temps de promotion est trop éloigné, surtout s’ils ne possèdent pas les qualités de supervision nécessaires. Pour ces travailleurs, une récompense financière immédiate est beaucoup plus efficace.

Au bureau, les systèmes de rémunération incitative peuvent être utilisés dans les cas suivants:

(1) Le travail à effectuer est routinier et répétitif,

(2) les travailleurs sont centralisés et correctement supervisés,

(3) Les travailleurs ne sont pas appelés à effectuer diverses tâches et

(4) Le travail peut être mesuré et développé, mais on ne le trouve pas couramment au bureau, bien qu’il soit estimé que les deux tiers à trois quarts de tout le travail effectué dans les bureaux se prête bien à la mesure. .

Lorsque des normes ont été élaborées, elles varient d’une entreprise à l’autre. Le chef de bureau devrait envisager sérieusement l’élaboration de normes, si ce n’est pour mettre en place un système de rémunération incitative, du moins pour le contrôle de supervision. De nombreuses préoccupations tiennent des registres de production sur l'effet psychologique de leur utilisation lors de recommandations pour des promotions et des transferts. Ainsi, ces entreprises subissent partiellement les effets d’un système de rémunération par salaire.

Types de systèmes de rémunération incitative pour les employés de bureau:

Les systèmes de rémunération incitatifs pour les employés de bureau appartiennent à deux grandes catégories:

(1) incitations individuelles et

(2) incitations de groupe.

Incitations individuelles:

Dans un plan d’incitation individuel, l’employé de bureau est rémunéré en fonction de sa propre production ou de son propre effort. Le système de rémunération à la pièce est un exemple de plan d’incitation individuel.

Pour qu'un système à la pièce réussisse, les principes suivants doivent être reconnus lors de son développement:

1. Le système de rémunération incitative devrait se caractériser par un salaire de base donné à tous les travailleurs effectuant un certain type de travail. Ce système prend en charge les vacances lorsque les travailleurs ne seraient pas payés s'ils recevaient un incitatif direct ou une rémunération à la pièce. base.

2. Les taux d'incitation devraient être fixés de manière à ce que 5 à 10% des travailleurs gagnent plus que le salaire habituel, à 80% de la norme et à 5 à 10%. Ce dernier groupe devrait avoir toutes les chances de se qualifier, mais tôt ou tard ces travailleurs devraient être placés dans d'autres postes ou licenciés.

3. Les taux d'incitation doivent être fixés de manière juste et appliqués dans un esprit d'équité.

La pratique d'un système de rémunération incitative individuelle repose sur le problème de la mesure du travail des employés. Plus le travail est routinier et plus le nombre de types de travail différents est petit, plus la mesure du travail est facile. La production de dactylographes est utilisée à titre d'exemple pour montrer comment diverses méthodes peuvent être utilisées pour mesurer le travail de bureau afin de déterminer la base d'établissement des taux d'incitation. Les matériaux dactylographiés peuvent être mesurés par des traits, des lignes, des pouces carrés, des disques ou des courroies en plastique.

Pour mesurer le nombre de traits de frappe, différents styles de type face, tels que pica et elite; le nombre d'exemplaires requis; la disponibilité des fournitures de bureau; et la nature de la dictée doit être considérée. Pour mesurer le nombre de coups saisis, vous pouvez utiliser le compteur ou le cyclomètre Veeder Root.

Les lectures sont généralement prises chaque matin, juste avant et après le déjeuner et à la fin de chaque journée. Une entreprise versait un salaire de base de 70 dollars par semaine pour 1 500 points de cyclomètre, soit 240 coups équivalant à un point de cyclomètre. Un dollar pour chaque tranche de 100 points au-dessus du minimum a été versé aux opérateurs de machines à dicter et aux dactylographes, mais pour les travaux sur relevés, les formulaires et les rapports détaillés, un taux plus élevé a été payé.

Une deuxième méthode de mesure du travail dactylographié consiste à compter le nombre de lignes dactylographiées. Le nombre de lignes peut être compté à la main ou à l’aide d’un compteur, qui est une balance en carton ou en plastique graduée pour les types pica et élite. La longueur des lignes peut varier en fonction du type de face utilisé et de la largeur des marges.

La ligne standard est généralement de 60 espaces - 6 pouces pour le type pica et 5 pouces pour le type élite. Une entreprise paye ses dactylographes et les opérateurs de machine à dicter toutes les semaines, mais conserve un enregistrement des lignes standard produites. Des augmentations automatiques du salaire hebdomadaire sont accordées aux meilleurs producteurs. La moyenne pour tous les travailleurs est de 8 000 lignes par semaine, soit l'équivalent de 800 lettres de dix lignes.

Une troisième méthode de mesure de la production des dactylos consiste à utiliser les échelles de Leffingwell-Ream ou de Sherwin-Cody. Ces écailles sont des feuilles de celluloïd transparentes bloquées en pouces carrés. Lorsque la balance est placée sur une lettre, le nombre de pouces carrés du type écrit peut être lu en un coup d’œil.

Une quatrième méthode de mesure de la production de caractères typographiques, qui utilise des machines à dicter, consiste à conserver un enregistrement du nombre de courroies ou de disques en plastique transcrits. Un salaire mensuel de base, associé à un nombre minimum de courroies ou de disques transcrits, peut être établi avec une prime versée pour toutes les courroies ou les disques transcrits au-delà de ce nombre.

Incentives de groupe:

Dans un régime d’intéressement de groupe, l’employé de bureau participe à la réalisation d’un petit groupe de travailleurs ou d’un groupe global, tel que l’ensemble de l’entreprise. Le total des incitations collectives inclut les avantages pécuniaires, les avantages différés et la théorie de l’actionnariat salarié, puisque tous les employés bénéficient de la réduction des coûts de production, grâce au paiement de primes en espèces, les employés seront constamment à la recherche de méthodes de réduction des coûts. .

Plus de 90 000 entreprises, soit une entreprise sur six occupant 20 personnes ou plus, ont mis en place un plan de participation aux bénéfices. Les entreprises qui utilisent des régimes de participation aux bénéfices citent que le travail en équipe est stimulé, la rotation de la main-d'œuvre est réduite, la production est augmentée, la qualité du produit est améliorée et les coûts sont réduits.

Les bénéfices peuvent être partagés en payant en espèces aux employés à une période définie de l’année; en versant la part des bénéfices dans un fonds en fiducie pour distribution à une date ultérieure, par exemple au moment du départ à la retraite, du décès ou de la cessation d'emploi; ou en versant une partie des bénéfices directement sous forme d'espèces et en plaçant le reste dans un fonds en fiducie dans le cadre d'un plan de paiement différé. Une entreprise peut bénéficier d’un régime de participation différée aux bénéfices puisqu’une partie de sa contribution au régime peut être déduite à titre de dépense d’exploitation aux fins de l’impôt sur le revenu.

Pour l’employé, la réception d’une partie de son revenu gagné actuel lui a été reportée, ce qui lui a permis d’étaler son revenu d’années de revenus élevés à des années de revenus plus faibles, tels que le moment de la retraite. Dans les régimes de participation aux bénéfices de certaines sociétés, un pourcentage prédéterminé des bénéfices est mis de côté chaque année, tandis que d'autres utilisent une échelle mobile pour déterminer le montant des bénéfices à partager.

Pour inciter réellement les employés, le plan de participation aux bénéfices doit prévoir un paiement suffisamment élevé aux travailleurs, tout en permettant néanmoins à la société de conserver des réserves pour sa croissance future. Les régimes de participation différée aux bénéfices les plus efficaces produisent en moyenne 8 à 15% ou plus du salaire annuel de l'employé. Pour que les employés répondent aux régimes de participation aux bénéfices en espèces en remplacement des incitations individuelles à la production, ils devraient recevoir 15% ou plus de leur salaire annuel.

Dans une entreprise qui verse une prime de partage des bénéfices à ses employés depuis plusieurs années, le montant de la prime annuelle varie chaque année en fonction des bénéfices réalisés. Le montant de la prime correspond à un pourcentage du salaire des heures normales de chaque employé admissible au taux en vigueur à la dernière période de paie en juin de l'année au cours de laquelle la prime est versée.

Dans le calcul du montant sur lequel la prime est versée à un employé, des déductions sont effectuées pour les absences non payées, quelle que soit leur nature, au cours de l'année. Une personne doit travailler pendant trois ans de façon permanente avant de pouvoir participer au bonus de partage des bénéfices. Comme indiqué dans le manuel de politique de cette société:

De nombreuses entreprises émettent des actions à leurs employés, principalement les dirigeants et les cadres, en tant que paiement officiel du salaire sous forme de bonus différé ou de participation aux bénéfices. Pendant les périodes de prospérité croissante, le régime d’actionnariat peut également être étendu aux travailleurs de la base. Dans un plan d’options sur actions, avec une participation généralement basée sur la fonction, le rendement et la durée du service, l’employé est autorisé à acheter des actions de la société à la valeur comptable, laquelle est généralement inférieure à la valeur marchande.

La plupart des entreprises limitent leurs options d'achat d'actions à un pourcentage stipulé, tel que 10% du salaire annuel de leurs employés. Ainsi, un chef de bureau gagnant 12 000 dollars par an aurait une option annuelle d'achat de 40 actions d'une valeur comptable de 30 dollars chacune, tandis qu'une secrétaire gagnant 6 000 dollars aurait le droit d'acheter 20 actions.

Normes d'incitation de bureau:

En ce qui concerne les préoccupations qui ont utilisé des systèmes de rémunération incitative pour rémunérer leurs employés de bureau, voici quelques-unes des normes utilisées:

1. Une entreprise dotée d’un service de transcription centralisée verse un salaire de base de 70 dollars par semaine, plus un bonus par ligne, pour toute production supérieure à 4 000 lignes par semaine. D'autres normes ont été définies pour la production, mais elles ne sont pas encore devenues la base des programmes de rémunération au rendement.

Ces normes sont:

a) Classement: 100 à 125 pièces par heure en ordre alphabétique.

(b) Préparation d'un pochoir Addressograph: 125 heures.

c) Miméographe: application du pochoir sur la machine, tirage d'épreuves et tirage de copies - 2 500 à 3 000 copies par heure.

d) Préparation des pochoirs Mimeograph: 200 lignes à l'heure.

e) Opérateurs de machines à calculer: 140 postes par heure pour vérifier les factures.

(f) Machine à calculer les frais de Burroughs: 5 000 frappes de touche

2. Une entreprise qui utilise un système de rémunération incitative pendant de nombreuses années verse à ses employés un salaire de base en fonction de la durée de service, plus un bonus par point pour toute production supérieure à 600 points par semaine. Chaque point correspond à 240 traits, ou l’équivalent de quatre lignes de 60 traits.

3. L’un des programmes les plus complets et les plus efficaces en matière d’incitations salariales pour les employés de bureau a été mis en place par Pitney-Bowes, Inc., fabricant d’équipements de traitement du courrier. Les activités de bureau qui ont été placées dans un système d’incitation viable et réalisable.

Dans un grand magasin, un plan d’encouragement a été mis en place pour l’ouverture du courrier entrant. Ce travail consiste à retirer le contenu des enveloppes et à trier le matériel. Le moment opportun pour terminer la tâche et le pourcentage de bonus ont été déterminés après une étude minutieuse du temps. Dans le plan de rémunération au salaire incitatif utilisé, la prime est calculée sur le pourcentage d'efficacité atteint chaque semaine.

Avantages sociaux au bureau:

Le terme avantages sociaux, inconnu avant la Seconde Guerre mondiale, décrit tout avantage ou toute rémunération que les employés reçoivent en plus de leur salaire ou traitement habituel. En raison de leur utilisation croissante au cours des dernières années, non seulement pour améliorer le bien-être des employés de bureau, mais également pour augmenter les coûts de leurs affaires, les avantages sociaux doivent être considérés comme faisant partie du programme d'administration des salaires du bureau. Au cours des dernières années, la Chambre de commerce américaine a estimé que les avantages sociaux coûtaient aux employeurs environ 69 cents l’heure, en moyenne pour chaque employé, soit un total de 1 431 dollars par an pour chaque travailleur.

Près de la moitié des avantages sociaux totaux mis à la disposition des travailleurs consiste en des paiements de vacances, congés, périodes de repos, etc. heure passée au travail.

D'autres avantages sociaux, tels que les retraites et la sécurité sociale, bien qu'ils ne soient pas reflétés dans le revenu ou le salaire actuel des employés, améliorent considérablement la sécurité et le bien-être des travailleurs et augmentent les coûts de fonctionnement. Les avantages sociaux peuvent être étendus aux employés de bureau pour un certain nombre de raisons.

La direction considère généralement le coût des avantages sociaux comme un investissement pour attirer et retenir les travailleurs souhaitables. Le succès de cet investissement dépend dans une large mesure de la nécessité et de l’aspiration à la frange et de la compréhension et de l’appréciation par les employés de la valeur des avantages procurés. Les employés doivent être informés des faits concernant les avantages disponibles, en particulier ceux qui concernent leur hospitalisation, leur invalidité et leur retraite.

Pour que les employés comprennent pleinement les efforts déployés par l'entreprise en leur nom, ils doivent pouvoir évaluer avec précision ce que les avantages représentent pour eux en tant qu'individus. La disponibilité des avantages sociaux permet de gérer en partie les besoins de base de leur travailleur en matière de sécurité et de satisfaction au travail. Des avantages marginaux sont également accordés par les entreprises dans le but d'empêcher une organisation syndicale ou parce que la pression d'un syndicat ou d'une autre entreprise peut avoir forcé l'octroi des paiements supplémentaires.

Parmi les avantages sociaux fréquemment donnés aux employés de bureau figurent:

1. Vacances payées et jours fériés.

2. Assurance vie collective.

3. Assurance maladie collective.

4. Prestations de retraite et de retraite.

5. Services d'alimentation.

6. Programmes de loisirs.

Pour le responsable du bureau administratif, le problème est de tenir ses travailleurs informés des avantages fournis par l'entreprise et de leur coût.

Vacances payantes et jours fériés:

Une étude récente montre que près de 75% des entreprises interrogées accordent au moins deux semaines de vacances après un an d’emploi; 16% accordent trois semaines après cinq ans; plus que pour cent donnent trois semaines après dix ans; et plus de 15% donnent quatre semaines après 15 ans. ' La plupart des entreprises laissent leurs employés planifier leurs vacances en fonction de leur ancienneté et de leur charge de travail. La tendance est à la planification des vacances au printemps et à l’automne et de nombreuses entreprises autorisent les vacances à n’importe quel moment de l’année.

Les entreprises commencent à libéraliser leurs politiques en matière de vacances et à prendre des congés pour davantage de vacances, comme indiqué dans une enquête menée par le Centre d'information de la direction auprès de 147 entreprises.

Les tendances suivantes ont été notées dans cette enquête:

1. Une augmentation du nombre d'employés cotés à l'heure et salariés ayant plus de 25 ans de service et bénéficiant d'une quatrième semaine de vacances.

2. La popularité de l'arrêt complet au moment des vacances a diminué.

3. Les employés du service militaire ou une branche de la Garde nationale, qui doivent suivre une formation d'été, bénéficient de vacances supplémentaires.

Assurance vie collective:

L'assurance vie collective est conçue pour fournir des prestations en cas de décès ou d'invalidité totale du travailleur. La fourchette des prestations varie en moyenne de 1 000 à 40 000 dollars, bien que la couverture soit généralement égale à deux fois le salaire annuel de l'employé. On estime qu'environ 49 millions de travailleurs bénéficient d'environ 200 milliards de dollars en assurance-vie collective, dont la plupart sont à la charge des employeurs. L’effet moral d’un régime d’assurance-vie collective ne peut être surestimé, car cet avantage soulage l’employé d’un certain degré d’insécurité.

Assurance médicale de groupe:

L’assurance maladie collective protège l’employé en couvrant tout ou partie des factures de l’hôpital et du médecin pour l’employé et sa famille. Ce type d’avantage est si courant que la plupart des entreprises ont mis en place des régimes d’assurance maladie collective pour leurs travailleurs, soit en assumant entièrement les coûts, soit en demandant aux employés de payer une partie ou l’ensemble des coûts à des taux réduits.

De nombreuses entreprises ont élargi leur couverture d’assurance médicale collective en proposant une importante assurance médicale qui protège les employés contre les factures médicales catastrophiques résultant d’accidents graves ou de maladies prolongées. Dans un type de régime, une fois que l’employé a payé 100 USD pour ses propres frais médicaux annuels (ou ceux d’un membre de sa famille), 80% des frais restants sont couverts par le principal assureur médical. Quelques entreprises expérimentent également la protection dentaire de leurs employés.

Certaines entreprises complètent leurs avantages médicaux collectifs en fournissant des services de santé à leurs employés. Cela se fait sous diverses conditions allant de la fourniture de postes de secours aux départements médicaux complets dotés de médecins et d’infirmières. Des examens physiques annuels sont également proposés gratuitement ou à faible coût aux employés de certaines entreprises.

Retraite et pension:

Les régimes de retraite et de retraite ont déjà été un argument de poids pour des entreprises telles que les compagnies de téléphone et les grandes entreprises industrielles, afin de maintenir les employés dans un emploi continu. Aujourd'hui, ces régimes ont été quelque peu modifiés à la suite de l'adoption d'une législation sur la sécurité sociale qui garantit les pensions à tous les travailleurs des professions couvertes.

Comme les prestations de sécurité sociale sont souvent insuffisantes, de nombreuses entreprises ont modifié leurs régimes de retraite pour compléter les prestations du gouvernement, tout en maintenant l'intérêt de leurs employés pour un emploi à long terme dans la même entreprise.

De nombreux régimes de retraite exigent que les employés éligibles contribuent au coût de leurs avantages, les contributions étant généralement exprimées en pourcentage des gains tels que 2% du premier 5 000 $ et 4% de l'excédent. Normalement, le salarié se voit garantir le retour de sa contribution avec intérêt, soit en espèces, au moment de la cessation de son emploi, en tant que prestation de décès en cas de décès avant sa retraite, ou sous la forme d'un revenu de retraite.

Services d'alimentation:

Dans les grands bureaux, la fourniture de services d'alimentation devient un élément important de l'administration de bureau. Dans certaines des plus grandes banques, les salles de repas gérées par la société offrent aux employés des repas gratuits à faible coût. La Metropolitan Life Insurance Company estime dépenser environ 7, 5 millions de dollars par an pour nourrir 18 000 employés à son siège de la ville de New York.

De nombreuses salles à manger sont desservies par des entreprises de restauration. L'employé sécurise ses repas à moindre coût et l'entreprise paie la différence. Un tel service d'alimentation constitue un avantage salarial supplémentaire et indirect. Il est particulièrement applicable dans les grandes villes, où un déluge de 3 000 employés ou plus d'un bâtiment cherchant des repas dans plusieurs restaurants ne favorise pas les meilleures conditions physiques et mentales des employés. De plus, dans les banlieues où l’immeuble de bureaux peut être situé loin des restaurants, les services d’alimentation sont devenus une nécessité.

Programmes de loisirs:

Le programme de loisirs de nombreuses entreprises consiste principalement en des fêtes entre employés, des pique-niques, des quilles, de la balle-molle et des danses. Avec le temps de loisirs supplémentaire résultant d'une semaine de travail plus courte, les programmes d'éducation des adultes, de sport et de loisirs proposés par toute la famille ont tendance à être proposés.

Les nouveaux types d’activités qui font désormais partie des programmes de loisirs d’entreprise sont les suivants: échecs, concerts de musique, équitation, natation, groupes d’étude de la pêche, groupes de chasse et clubs de course de voitures de sport. La portée est presque illimitée. Une bonne planification des loisirs devrait prévoir des activités organisées pour les employés qui préfèrent passer leur temps libre dans des activités individuelles ou en petits groupes.

La plupart des entreprises estiment que l'amélioration générale du moral des employés vaut la peine. Dans de nombreuses entreprises, les employés eux-mêmes assument une partie des dépenses du programme de loisirs tandis que, dans d’autres, les coûts des activités de loisirs sont partiellement pris en charge par les revenus des machines distributrices situées dans les bureaux et les installations. Une grande entreprise du Midwest réserve 200 000 dollars dans son budget annuel pour organiser des activités organisées pour les employés, du personnel professionnel, du matériel, ainsi que pour la maintenance et l’exploitation des installations.

Dans une compagnie d’assurance de Columbus, dans l’Ohio, l’organisme organisateur des activités de loisirs est l’Association d’activités, composée de représentants de chacun des services de la société et de chacune des 50 activités qu’elle sponsorise. Les employés deviennent admissibles à participer à tous les événements en se joignant à l’Association et en payant des frais de 2 $.

Plus de 97% des employés de cette entreprise sont membres de l’Association. L'Association loue toutes ses installations de loisirs et cette dépense, qui peut atteindre 12 800 $ par an, est prise en charge par la société. En outre, la société paie les salaires d’un personnel professionnel composé de cinq personnes pour administrer les activités de loisirs.