Organisation des systèmes de remplissage dans un bureau: les 2 meilleures méthodes

Cet article met en lumière les deux méthodes principales d'organisation des systèmes de remplissage dans un bureau. Les méthodes sont les suivantes: 1. Archivage centralisé 2. Archivage décentralisé.

Méthode n ° 1. Classement centralisé:

En vertu de ce système, tous les équipements de classement sont placés dans un lieu central du bureau, de manière à pouvoir y conserver les dossiers de tous les départements. Il existe un groupe de personnel appelé les archivistes qui font le travail sous un superviseur. En règle générale, il existe une salle séparée appelée la salle des documents où le travail de classement est effectué. Tous les dossiers peuvent être conservés sous la garde du responsable du bureau ou du secrétaire.

Le système centralisé est également appelé système de bibliothèque car, comme dans une bibliothèque, les fichiers sont gérés de manière centralisée de manière classifiée. Comme les livres, les fichiers sont numérotés catégoriquement après avoir été classés. Le superviseur ou le département responsable fonctionne comme un bibliothécaire. Toute personne nécessitant un fichier particulier doit produire un bordereau de commande mentionnant le nom et le numéro du fichier requis.

Le dossier particulier, s'il n'est pas sorti, lui est délivré contre signature. Un guide est immédiatement placé dans l'espace vide où le fichier a été conservé, en tant que signal. Une entrée est faite dans un registre. Un rappel peut être envoyé si le fichier n'est pas renvoyé dans un délai raisonnable ou s'il est demandé par un autre service ou une autre personne. L'ensemble de la procédure est la même que celle suivie dans une bibliothèque.

Pour un fonctionnement efficace de ce système, les conditions suivantes doivent être remplies:

(a) Le nombre de fichiers doit être suffisant,

(b) Les dossiers doivent être scientifiquement classés et numérotés,

(d) Il doit y avoir un personnel qualifié pour traiter les dossiers,

e) L’organisation doit pouvoir acheter différents types de matériel de classement.

Certains équipements supplémentaires, tels qu'une table et des plateaux de tri, des échelles portables pour atteindre les étagères hautes, etc., peuvent être nécessaires.

Avantages:

(a) Il y a une économie de deux côtés. Moins de matériel de classement suffira, car chaque service ne disposera pas de son matériel séparément. Moins d'espace sera occupé. Donc, il y a une économie d'argent et d'espace.

b) La procédure d’organisation et de conservation des dossiers de tous les départements est uniforme. Cette uniformité et cette normalisation contribuent à améliorer l'efficacité du travail.

(c) Il existe un meilleur contrôle sur le système de classement car la responsabilité est fixée sur le service de classement et il existe un superviseur.

d) Il faut préparer moins de copies d’un document donné, car il n’est pas nécessaire de les envoyer pour les dossiers des différents départements concernés. Ainsi, la charge de travail de la frappe est réduite.

(e) Le personnel de classement devient spécialisé dans le travail et les techniques modernes de classement peuvent être introduites.

(f) Cela peut accélérer les activités du bureau, car il ne faut pas perdre de temps pour récupérer les documents pertinents dans les dossiers de différents départements.

Désavantages:

(a) Il peut y avoir un retard dans l’obtention d’un dossier par le service de classement car la procédure stricte de présentation d’un bordereau de commande, etc. doit être suivie.

(b) La classification des fichiers effectuée par le service central de dépôt peut ne pas convenir à un département en particulier. Par exemple, le service des ventes peut avoir besoin d’une classification territoriale des fichiers d’abord, puis d’une classification alphabétique par partie, le service de classement ne pouvant effectuer qu’une classification alphabétique.

c) Tous les documents, importants ou non, sont envoyés au service de classement par tous les autres services. De ce fait, le service de classement devient un dépotoir de tous les papiers ou un «référentiel de lettres mortes» menant à une utilisation abusive de l'espace. Le déchiquetage ou la purge appropriés deviennent nécessaires de temps en temps.

(d) Il y a toutes les chances d’être mal classé ou un document risque d’être perdu au cours du processus.

e) Les commis ou assistants de négociation d'autres départements peuvent ne pas apprendre les techniques de classement développées.

(f) Il n'y a pas de secret des fichiers. N'importe qui peut consulter n'importe quel fichier sur demande.

Globalement, les avantages sont plus efficaces que les inconvénients dont une grande partie peut être surmontée grâce à une supervision et à un contrôle appropriés du département.

Méthode n ° 2. Classement décentralisé:

Dans ce système, les différents services organisent et gèrent les fichiers en fonction de leurs besoins respectifs. Ce système est également appelé système de classement ministériel. Chaque département aura son propre équipement de classement et soit les greffiers du département feront le travail, soit un ou deux commis pourront être nommés séparément dans chaque département pour effectuer exclusivement le travail de classement.

Dans ce système, la procédure élaborée consistant à présenter une demande de réquisition, comme dans le cas du système centralisé, ne se produit pas. Il est plus communément adopté.

Avantages:

(a) Il n’ya aucun retard à obtenir les papiers concernant le département en question. Il est facilement accessible pour le personnel concerné.

(b) Certains départements doivent travailler exclusivement sans avoir de lien direct avec d’autres départements; dans ce cas, il est préférable que le département maintienne ses propres fichiers. Par exemple, un service de construction dans une grande entreprise manufacturière.

c) Les dossiers de nature confidentielle doivent être conservés sous le contrôle direct du responsable du département. Par exemple, le fichier d'impôt sur le revenu.

(d) Un département peut adopter une méthode particulière de classification et de maintenance des fichiers comme il convient le mieux au département.

Désavantages:

(a) Chaque département ayant besoin de son propre équipement de classement, il y a double emploi. De plus, il faut de l'argent pour acheter l'équipement et plus d'espace est occupé. Donc, cela augmente les coûts.

(b) Les commis d'un ministère doivent passer du temps à classer, ce qu'ils auraient pu utiliser plus efficacement. Si des mains supplémentaires sont utilisées pour le classement, des coûts supplémentaires sont associés.

c) Il peut être nécessaire de préparer plusieurs copies du même document pour les dossiers de différents départements qui pourraient en avoir besoin. La charge de travail de frappe est augmentée.

(d) Il n'y a pas de spécialisation du travail de classement. Différents départements peuvent adopter différentes méthodes de classification et de conservation des fichiers.

Dans l’ensemble, les avantages et les inconvénients sont équilibrés. Mais invariablement, les coûts et le gaspillage d’espace sont plus importants. Comparaison entre les deux: les deux systèmes ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il est difficile de choisir parmi les deux. Il est vrai que le système ministériel est généralement plus coûteux, mais un système centralisé ne peut être envisagé que si le nombre de fichiers est important.

En conclusion, on peut dire qu'un compromis est généralement atteint et qu'un système combiné est suivi.

Ceci est fait sur la formule suivante:

(a) Les dossiers de nature générale pouvant concerner un grand nombre de départements sont classés de manière centralisée, ce qui les rend également accessibles à tous.

(b) Les dossiers de nature confidentielle sont classés et conservés par département.

c) Certains départements ont des activités exclusives et les fichiers de ces départements ne doivent pas nécessairement être envoyés pour classement central.