Manuel d'organisation: signification, types, avantages et inconvénients

Manuel d'organisation: signification, types, avantages et inconvénients!

Sens:

Un manuel d’organisation fournit et complète des détails supplémentaires sur les informations fournies par l’organigramme. Il fournit des informations sur des questions pertinentes concernant chaque poste. Les membres de l'organisation le trouveront comme une référence facilement disponible, définissant la portée des pouvoirs et des responsabilités des postes de direction et les canaux à utiliser pour obtenir des décisions ou approuver des propositions. Chaque responsable voit clairement les responsabilités de son travail et ses relations avec les autres personnes de l’organisation.

La relation complexe dans l'organisation est clairement comprise. Un manuel d’organisation assure également l’uniformité et la cohérence des procédures et des pratiques. Il fournit des procédures détaillées pour la formation des nouveaux employés et des cours de recyclage pour les autres. Les manuels sont périodiquement revus et modifiés chaque fois que des politiques majeures sont modifiées ou que des mesures de ce type sont nécessaires. Les manuels aident également à la délégation de pouvoir et à la gestion par exception.

Types de manuels:

Manuel peut être classé sous différentes têtes.

Certains types sont donnés comme suit:

1. Manuel de politique:

Ce manuel contient les décisions de politique, les résolutions et les directives données par la direction. Il donne la portée et les limites dans lesquelles diverses politiques doivent fonctionner. Les personnes concernées par la mise en œuvre des politiques reçoivent des directives appropriées et tentent de veiller à la mise en œuvre de chaque élément. Les manuels fournissent également le plan d'action à adopter pour la mise en œuvre des politiques.

2. Manuel d'organisation:

Ce manuel donne un compte rendu détaillé de l'organisation. L'autorité et la responsabilité de chaque personne sont détaillées. Cela évite la confusion et les conflits entre différentes personnes. L'étendue de l'autorité et les relations entre les cadres sont expliquées dans ce manuel. L'étendue de la gestion et de la délégation de pouvoirs est facilitée par un manuel correctement rédigé.

3. Manuel des règles et règlements:

Il contient diverses règles et réglementations suivies dans l'entreprise. Le travail quotidien de l'entreprise est grandement facilité. Les employés obtiennent des informations sur les conditions de travail, les congés admissibles, les procédures d'obtention de congés sanctionnés, les installations et la procédure d'invalidation des installations médicales, l'utilisation de la cantine, de la bibliothèque, etc.

4. Manuel du ministère:

Des manuels distincts sont préparés pour différents départements. Un manuel de département donne des détails complets sur le fonctionnement d'un département. Il montrera l'organisation du département, les relations entre les différentes personnes du département, y compris leur autorité et leurs responsabilités, les règles et procédures suivies pour entreprendre diverses tâches, les relations interministérielles, etc. Le manuel ministériel aide au bon fonctionnement d'un département.

Avantages des manuels:

Les manuels d’organisation présentent les avantages suivants:

1. Informations écrites:

Un manuel d'organisation fournit un compte rendu écrit de chaque politique, décision et procédure importante. Il n'y aura pas de confusion sur l'autorité et la responsabilité. Il n'y aura aucune possibilité de malentendu à propos de quoi que ce soit.

2. Utile dans le travail quotidien:

Un manuel contient des détails sur les règles, procédures et réglementations qui aident les employés à comprendre le fonctionnement de l'entreprise. Les employés suivront facilement la routine après avoir lu le manuel, ce qui facilitera le travail quotidien.

3. Eviter les conflits:

L’organisation clarifie la relation d’autorité entre diverses personnes et permet d’éviter les conflits de compétence. En l’absence de ce manuel, il existe un risque de confusion pour certains travaux. Il peut aussi y avoir une duplication de travail.

4. Utile pour les nouveaux employés:

Les nouveaux employés sont capables de comprendre le fonctionnement de l'entreprise. Ils commenceront rapidement à suivre diverses règles et procédures. Ils apprennent également les responsabilités de leur travail et leur relation avec les autres emplois.

5. décisions rapides:

Lorsque toutes les instructions et instructions sont disponibles par écrit, la prise de décision devient rapide. Les personnes tenues de prendre des décisions sont clairement au courant de leurs pouvoirs et la prise de décision devient facile dans de telles situations.

Inconvénients des manuels:

Les manuels souffrent des inconvénients suivants:

1. Cher:

La compilation de manuels nécessite beaucoup de coûts. Le manuel étant coûteux, les petites entreprises ne peuvent même pas se les payer.

2. Consommer du temps:

La préparation de divers manuels est un processus fastidieux. En outre, ils nécessitent une révision constante, ce qui prend encore trop de temps.

3. rigidité:

Lorsque des guides écrits, des instructions et des procédures sont disponibles, il n’ya pratiquement aucune possibilité de modification. Il faut suivre les procédures standard prescrites pour effectuer une tâche. Il n'y a aucune marge de manœuvre pour la discrétion et l'initiative.