Office Mechanization: objectifs et principes

Faisons une étude approfondie des objectifs et des principes de la mécanisation de bureau.

Objectifs de la mécanisation au bureau:

La mécanisation au bureau a les objectifs suivants:

1. Interprétation des données:

Des machines telles que des ordinateurs interprètent et gardent en mémoire les faits et les données pour la prise de décision et le contrôle.

2. Économie de travail:

La mécanisation vise à économiser de la main-d'œuvre de deux manières: elle peut réduire la masse salariale totale ou le même membre du personnel doit effectuer un volume de travail plus important.

3. Fraudes mineures:

Les machines minimisent la fraude dans le travail de bureau.

4. Gain de temps:

Le gain de temps est un autre objectif de la mécanisation. Le travail qui prendrait des heures peut être effectué en peu de temps avec une machine.

5. Précision:

Le travail effectué par une machine est beaucoup plus précis et, par conséquent, un objectif majeur pourrait être d'améliorer la précision.

6. Normalisation:

Un travail standard ne peut être réalisé que lorsque les machines fonctionnent avec la meilleure efficacité.

7. Élimination de l'ennui et de la monotonie:

Les processus répétitifs sont monotones et la machine de bureau vise à éliminer la monotonie de ces processus répétitifs.

Principes de sélection des équipements et de la mécanisation au bureau:

Supposons qu’un bureau fonctionnant à plein régime a décidé d’acheter certaines machines de bureau pour améliorer le rendement du travail tout en préservant la qualité, mais aussi pour gagner du temps et maintenir l’économie de productivité à un certain niveau. .

Ensuite, quels pourraient être certains facteurs à prendre en compte pour choisir et acheter des machines de bureau? Les considérations et les principes d'achat de machines de bureau diffèrent d'une organisation à l'autre. Cependant, il existe certains principes communs qui sont généralement suivis par chaque organisation:

1. Principe de l'espace:

Il est essentiel et nécessaire que la machine occupe le moins d’espace possible au sol, aux portes ou sur les étagères. Les machines volumineuses et lourdes occupent plus d’espace et s’ajoutent au coût de l’espace, ce qui en fait une dépense indirecte pour le coût global de l’organisation.

2. Normalisation:

La normalisation en termes d’équipement de bureau et son achat se rapportent à l’achat des mêmes machines qui satisferaient aux spécifications de la machine requise pour effectuer le travail d’un bureau. Par exemple, si le travail de bureau est tel que prendre des copies de photos en taille réduite ou agrandie, le copieur à acheter devrait être équipé d’un objectif à zoom, ce qui faciliterait la réduction et l’agrandissement des copies.

3. Achat adéquat:

Si un type particulier de machine est requis par chaque service, vous devez acheter le même nombre de machines.

4. Utilisation:

L’utilisation de la machine achetée doit être de 100%, c’est-à-dire qu’elle doit être utilisée pleinement ou au maximum. En fait, au moment de l'achat, le montant d'utilisation par rapport au coût doit être déterminé. Une machine qui doit être utilisée rarement ne devrait pas être achetée immédiatement et dépenser beaucoup d'argent.

5. Durabilité:

Tout ce qui est acheté doit être durable. Il peut non seulement avoir une longue vie, mais il devrait être exempt de pannes fréquentes, etc.

6. Principes de coût:

Un solde doit être maintenu lors de l’achat d’un équipement de bureau et l’argent dépensé pour l’acheter. Chaque machine a trois coûts différents impliqués. Il s’agit du coût d’achat, du coût d’exploitation et du coût des temps morts.

Si le coût en capital d’une machine est plus élevé mais son coût d’exploitation est faible; on pourrait préférer une machine dont le coût d’achat est très bas, voire très bas, et le coût d’exploitation est élevé. Cependant, il ne faut jamais oublier que la qualité ne doit pas être sacrifiée au détriment des coûts.

7. Adaptabilité:

La machine achetée doit être telle que tous ceux qui l'utilisent s'adaptent non seulement à la machine, mais que la machine attire d'autres personnes pour s'y adapter. En d'autres termes, le fonctionnement de la machine doit être simple et facile à comprendre et à utiliser par les autres, plutôt que d'être ordonné et fastidieux pour s'y adapter.

8. Principes de qualité:

Les machines achetées doivent être de bonne qualité pour que la qualité du travail effectué par celles-ci soit du niveau souhaité.

9. Avantages:

Il convient de prendre en compte le concept et les principes des avantages avant d’acheter une machine. L’achat de la machine entraînant des coûts, ses avantages devraient être multiples.

10. Pertinence:

La machine de bureau doit être adaptée au processus pour lequel elle doit être achetée. Il ne devrait pas être acheté uniquement en tant que symbole de statut.