Réunions: types, objectifs, avantages et inconvénients

Réunions: types, but, avantages et inconvénients!

Une réunion est un rassemblement (généralement) de trois personnes ou plus, qui échangent des informations de manière planifiée et discutent des questions devant elles pour prendre des décisions, résoudre des problèmes, etc.

Une réunion peut être formelle ou informelle. En ce qui concerne une réunion formelle, il existe des règles pour sa convocation et sa conduite, avec un compte rendu écrit de ses travaux. Il nécessite un avis qui est un appel, une invitation à y assister.

Il a un ordre du jour ou une liste de points à traiter et le résultat est systématiquement écrit sous forme de procès-verbal. Une réunion informelle peut se dérouler sans préavis, par exemple une réunion du syndicat du personnel dans la salle à manger pour discuter d'un pique-nique.

Une réunion est convoquée par un organisateur et par un responsable ou un président.

Types de réunion:

Les réunions sont généralement de trois types:

(i) informatif, lorsque le but est d'informer les participants sur un nouveau système, produit, etc.

(ii) Consultatif, dans lequel les membres sont consultés pour résoudre un problème.

(iii) exécutif, dans lequel les décisions sont prises par ceux qui sont habilités à le faire.

En pratique, la plupart des réunions ont plusieurs objectifs. Certaines classifications supplémentaires des réunions sont les suivantes: réunion à des fins de négociation, réunion pour donner des instructions, etc.

But d'une réunion:

Les objectifs de la tenue de réunions sont énumérés ici sous forme de squelette:

Pour parvenir à une décision / un accord commun

Résoudre un problème

Pour comprendre une situation, échanger des idées et des expériences

Informer, expliquer, présenter des idées

Donner et obtenir des commentaires sur de nouvelles idées

Donner une formation

Planifier et préparer l'action

Résoudre les différends et les malentendus

Générer de l'enthousiasme et rechercher la coopération

Examiner et évaluer les performances passées

Créer un sentiment de continuité et de solidarité dans le travail d'un corps.

En cette ère mécanique, l'union fait la force et le travail uni se fait par le biais de réunions. On estime que des millions de réunions sont organisées chaque jour dans le monde. Leur nombre et leur utilité sont en augmentation.

C’est pourquoi, bien que de nombreuses remarques négatives soient formulées au sujet de l’utilisation des réunions; dans l’ensemble, nous trouvons que la réunion est un outil utile pour la prise de décision et l’action collectives.

Avantages des réunions:

(i) Gagnez du temps:

Puisqu'on peut rencontrer plusieurs personnes à la fois de manière interactive, une réunion peut faire gagner du temps.

ii) Adressage de groupes:

On peut diviser les publics en fonction de leurs antécédents et de leurs besoins et les adresser groupe par groupe.

(iii) Faire face à l'explosion d'informations:

Les nouvelles technologies et les nouvelles réglementations arrivent rapidement et rapidement. Les réunions nous permettent de faire face à cette situation.

iv) Soutien social et émotionnel:

Les membres se soutiennent personnellement lorsqu'ils se rencontrent et échangent des idées.

(v) Sentiment d'être consulté:

Les membres ont l'impression d'avoir été consultés, ce qui est utile pour obtenir leur coopération intelligente et volontaire.

vi) Fonctionnement démocratique:

La démocratie vise à réaliser le bien-être de tous les peuples par la participation de tous. Cela est possible grâce à des réunions.

(vii) Développement de l'idée:

Les idées sont systématiquement enrichies, analysées et améliorées par un groupe.

(viii) Désamorcer les fauteurs de troubles:

Grâce à la collectivité des forces constructives, les fauteurs de troubles peuvent être isolés lors d'une réunion et une action positive peut être entreprise. Les opposants à un plan disposent d’un forum pour exprimer leur opposition, qui peut être surmontée devant un groupe de personnes favorables.

(ix) décisions plus audacieuses:

Ensemble, nous pouvons prendre des décisions plus aventureuses grâce à la force unie.

(x) Différents groupes d’intérêts représentés:

Lors d'une réunion, de nombreux groupes d'intérêts peuvent être représentés et les minorités peuvent également bénéficier de l'attention requise.

xi) Prévention des erreurs:

Une réunion permet d’éviter les erreurs commises par un groupe et une approche multiple des problèmes.

Désavantages:

1. Prendre du temps:

Les réunions exigent que plusieurs personnes se réunissent au même moment et au même endroit. Cela prend du temps car d'autres travaux doivent être mis de côté pour le plaisir de la réunion.

2. Incapacité à prendre une décision:

Tout comme «deux têtes valent mieux qu'une», il est également vrai que «trop de cuisiniers gâchent la soupe». La multiplicité des points de vue et l'obstination personnelle des membres peuvent empêcher une réunion de prendre une décision qu'un chef de secrétariat peut prendre seul.

3. Manque de sérieux:

De nombreuses réunions souffrent du fait que les membres ne sont pas préparés et pensent que les autres réfléchiront et parleront. Ils sentent qu'ils peuvent faire un tour gratuit. "Le travail de tout le monde n'est le travail de personne."

4. Présidence inexpert:

Tout comme un avion est piloté par un pilote, une réunion est pilotée par le président. Son manque de compétence et ses échecs / préjugés personnels peuvent faire échouer une réunion.

5. Cher:

Les réunions sont coûteuses à organiser - elles nécessitent une place, des écritures, une communication préalable et des déplacements des participants.

6. Ouvert à la perturbation:

Une réunion a tendance à être perturbée par un élément opposé à son objectif. Il arrive parfois que le refus d’un passager de s’ajuster retarde tout le vol. La même chose pour les réunions. L'esprit de donner et prendre peut manquer chez certains participants.