Comment gérer la communication organisationnelle plus efficacement? - Répondu!

Dans les organisations d'aujourd'hui axées sur la qualité totale, les processus de communication s'étendent à l'ensemble de l'organisation de différentes manières, à la fois formelles et informelles. À mesure que les organisations se diversifient, la qualité et la clarté de la communication à tous les niveaux deviennent essentielles.

Courtoisie d'image: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Les canaux formels et informels sont décrits comme suit:

Communication formelle:

La communication formelle suit la chaîne de commandement et est reconnue comme officielle. Dans les organisations bureaucratiques classiques, le flux de communication a été principalement de haut en bas. Dans les structures organisationnelles actuelles, les flux de communication descendent, descendent et horizontalement, en coordination avec tous les systèmes et processus interfonctionnels.

Communication descendante:

La communication descendante est transmise du supérieur au subordonné ou de la direction à des travailleurs via les différents centres de communication hiérarchiques entre eux et peut inclure des outils de gestion standard tels que la déclaration de la philosophie d’organisation et les directives de l’organisation, les procédures de fonctionnement standard, la qualité standard procédures de contrôle, règles de sécurité et autres matériels pertinents. Les canaux descendants sont utilisés pour donner aux employés des instructions de travail et d'autres informations nécessaires pour exercer le pouvoir délégué.

Pour que cette communication soit efficace, les travailleurs doivent être informés non seulement de ce qu'ils sont censés faire, mais également des raisons pour lesquelles ils le font et pourquoi leur contribution est importante pour l'organisation. Cela augmente le sentiment d'acceptation des travailleurs. Il est également important que la communication soit transmise aux travailleurs dans une langue qu’ils peuvent comprendre.

Par exemple, un opérateur de machine peut ne pas comprendre grand chose de la philosophie de l’organisation ou de toute terminologie spécialisée sur la planification stratégique ou la dynamique technologique. En conséquence, les travailleurs doivent être communiqués dans leur propre langue et leurs propres perceptions.

De plus, la plupart des travailleurs sont conditionnés à accepter les communications de leurs supérieurs immédiats et le message doit donc être filtré par le biais des canaux normaux et édité en descendant dans le seul but de simplifier les opérations si nécessaire sans perdre le contenu ou l'intention du message. Il est important qu’il n’y ait aucune interruption de la communication à quelque niveau ou source que ce soit.

Le récit humoristique suivant sur la perte d'informations et la distorsion pouvant survenir lors d'une communication descendante est adopté par JW Gould:

Un colonel a donné les instructions suivantes à son officier exécutif:

«Demain soir, aux environs de 2 heures, la comète de Halley sera visible dans cette zone, un événement qui ne se produit qu'une fois tous les 75 ans. Faites que les hommes tombent dans la zone du bataillon en treillis, et je vais leur expliquer ce phénomène rare. En cas de pluie, nous ne pourrons rien voir, alors assemblez les hommes au théâtre et je leur montrerai des films. »

Ce message a été filtré comme suit:

je. Officier exécutif de commandant de compagnie:

«Par ordre du colonel, demain, à 21 heures, la comète de Halley apparaîtra au-dessus de la zone du bataillon. S'il pleut, les hommes se fatiguent. Ensuite, dirigez-vous vers le théâtre où se produira le phénomène rare, qui se produit tous les 75 ans. »

ii. Commandant de compagnie à lieutenant:

«Sur ordre du colonel en treillis demain soir à 2 heures, la phénoménale comète de Halley apparaîtra dans le théâtre. En cas de pluie dans la zone du bataillon, le colonel donnera un autre ordre, ce qui se produit tous les 75 ans ».

Lieutenant de sergent:

«Demain, à 2 heures, le colonel se produira au théâtre avec Halley's Comet, ce qui se produit tous les 75 ans. S'il pleut, le colonel ordonnera à la comète de se mettre dans la zone du bataillon ».

Sergent à escouade:

«Quand il pleuvra demain à 2 heures, le phénoménal Général Halley, âgé de 75 ans, accompagné du colonel, conduira sa comète à travers le théâtre du bataillon en treillis».

Communication ascendante:

La communication ascendante va dans la direction opposée et est basée sur le système de demande de communication conçu par la direction pour recevoir des informations des niveaux opérationnels. Ces informations peuvent comprendre des éléments de rapport standard tels que des rapports de production, etc.

La direction qui est toujours préoccupée par les améliorations et la productivité et souhaite connaître la réaction des employés à certains changements de politique ou de procédure et l'efficacité des instructions opérationnelles émises sera isolée en l'absence de communication ascendante ou d'une mauvaise communication ascendante. La communication ascendante fournit un canal clair pour la transmission d'informations, d'opinions et d'attitudes à travers les canaux de l'organisation.

L'organisation doit créer un climat propice à une telle communication ascendante. Ce climat peut être généré par une politique de «porte ouverte» où les travailleurs savent que leurs supérieurs sont toujours disponibles pour discuter des problèmes et des préoccupations. Les systèmes doivent garantir que les supérieurs ont développé des compétences d'écoute, ainsi qu'une attitude sincère et compréhensive envers les problèmes des travailleurs. Cette opportunité de communication ascendante encourage les employés à apporter de précieuses idées pour améliorer l'efficacité organisationnelle.

Les techniques de décision participative peuvent développer beaucoup de communication ascendante en impliquant de manière informelle des subordonnés ou en permettant formellement leur participation. Ainsi, le retour d’information ascendant peut être utilisé utilement dans les centres de décision pour évaluer les résultats de la performance organisationnelle et procéder aux ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs organisationnels.

Communication horizontale:

La communication horizontale est le flux d’information latéral qui se produit à l’intérieur et entre les départements. D'une manière générale, il s'agit d'une communication entre égaux. Les messages qui circulent latéralement sont caractérisés par des efforts de coordination afin que les membres aux mêmes niveaux d'une organisation puissent partager des informations sans impliquer leurs supérieurs. Cette communication est plutôt de nature informelle et est nécessaire pour promouvoir un climat organisationnel favorable.

Par exemple, des superviseurs de même niveau mais appartenant à des départements différents, déjeunant ensemble ou prenant un café ensemble, peuvent discuter et organiser leurs activités de manière à se compléter et à bénéficier du processus à l’ensemble de la société. Ce type de communication est particulièrement fréquent entre les unités hiérarchiques et les unités d'état-major. Les responsables de production et les responsables du marketing communiquent souvent directement entre eux pour discuter de problèmes courants.

Communication transactionnelle:

Wenburg et Wilmont suggèrent que la communication, au lieu d'être «ascendante» ou «descendante», qui est une intercommunication, devrait être une communication «transactionnelle» mutuelle et réciproque car «toutes les personnes sont engagées dans l'envoi (codage) et la réception (décodage). ) messages simultanément. Chaque personne participe constamment au processus d'encodage et de décodage et chaque personne affecte l'autre ».

Dans le processus de communication transactionnelle, la communication ne consiste pas simplement en un flux d'informations, mais en développant un lien personnel entre le supérieur et le subordonné. Ce lien est très important pour les efforts de coopération et cette coopération améliore la qualité des opérations. Comme Katz et Kahn le suggèrent, la communication entre supérieurs et subordonnés a cinq objectifs. Ceux-ci sont:

1) Donner des instructions de travail et des directives

2) Donner des informations sur les procédures et pratiques organisationnelles.

3) Éduquer les employés sur les raisons pour lesquelles leur travail est important.

4) Donner aux subordonnés des informations en retour sur leurs performances, sur leur performance et sur les améliorations qu’ils peuvent apporter.

5) Fournir des informations de type idéologique pour faciliter l'endoctrinement des objectifs.

Il a été constaté que, dans la plupart des types d’organisations classiques, seuls les deux premiers de ces cinq objectifs sont généralement atteints. L’attention portée aux trois autres objectifs aurait un impact très positif sur le climat organisationnel. Comme le signalent Katz et Kahn, «si l’homme connaît les raisons de son affectation, cela lui permettrait souvent de s’acquitter plus efficacement de sa tâche, et s’il comprenait en quoi son travail concernait son sous-système, il plus susceptibles de s'identifier aux objectifs de l'organisation ». Pour atteindre efficacement ces cinq objectifs de communication, il est nécessaire d’avoir une communication efficace entre le supérieur et le subordonné, ce qui nécessite une attention particulière aux besoins et à la psychologie du destinataire de la communication aux deux extrémités. En conséquence, la communication transactionnelle exige que le supérieur hiérarchique et le subordonné travaillent ensemble et aient un lien personnel ainsi que des relations professionnelles afin de pouvoir discuter des problèmes plus amicalement et d'arriver à des solutions ensemble.

Communication informelle:

Outre les canaux formels, les organisations disposent également de canaux de communication informels. Les canaux de communication informels découlent des relations sociales qui évoluent dans l’organisation. Même si elles ne sont ni requises ni contrôlées par la direction, elles peuvent communiquer à la direction certaines questions importantes qui ne seraient ni disponibles ni réalisables par des voies officielles.

Également connue sous le nom de «grapevine», les informations véhiculées par les canaux informels sont souvent assez précises. En fait, une étude bien connue a révélé qu'environ 80% des informations transmises par la vigne étaient correctes. Les 20% restants, cependant, peuvent souvent poser de graves problèmes en générant des rumeurs non fondées. Une rumeur est une croyance non vérifiée qui fait l'objet d'une circulation générale.

Une rumeur, lorsqu'elle est transmise, peut devenir très complexe, de sorte que tout le sens soit modifié à la fin, ou bien simplifiée à l'excès, de sorte que certains détails importants difficiles à mémoriser seront omis avant d'atteindre le destinataire final. Les gestionnaires avisés gardent l'oreille ouverte pour de telles rumeurs et les surveillent afin qu'elles puissent être corrigées et ne deviennent pas destructives.