Facteur de conception organisationnelle: facteurs environnementaux, technologiques et de contingence interne
Facteur de conception organisationnelle: facteurs environnementaux, technologiques et de contingence interne!
1. Facteurs environnementaux:
Une organisation fonctionne dans un environnement externe avec l'environnement interne.
Parmi les facteurs environnementaux externes figurent les clients, les concurrents, les fournisseurs, les institutions financières, les organisations commerciales et le gouvernement.
Les principales caractéristiques de l’environnement affectant sa structure sont la complexité de l’environnement, son incertitude et son horizon temporel. Par exemple, une organisation de recherche évolue dans un environnement affecté par un horizon temporel plus long, des temps de réaction plus longs et une incertitude plus grande que celle d’une entreprise de fabrication. Les facteurs environnementaux peuvent varier en termes de complexité et de dynamisme.
La complexité signifie que les caractéristiques sont peu nombreuses et similaires ou variées et différentes. Si l’échelle des opérations est vaste et dispersée dans différentes régions, elle présente une structure complexe. Gérer les affaires d'organisations géantes est très difficile et difficile.
La société Nestlé présente un exemple d'environnement complexe. Elle possède 500 usines dans 76 pays et vend ses produits dans presque tous les pays du monde. Il fabrique une variété de produits possédant 8 500 marques.
D'autre part, une marque opérant avec succès en Inde dans le secteur alimentaire au Gujarat est la «Coopérative de commercialisation du lait», plus connue sous le nom de «Amul». C'est une organisation comparativement moins complexe. Elle ne compte que 40 marques et son fonctionnement se limite principalement à l’Inde. La gestion du fonctionnement de Nestlé est plus difficile et complexe que celle d’Amul.
a) Dynamisme:
Cela signifie que les facteurs environnementaux restent fondamentalement les mêmes ou stables, fluctuent ou sont instables. Une révision de la conception organisationnelle est requise si les caractéristiques sont instables.
b) Richesse environnementale:
C'est le facteur relatif aux ressources disponibles pour l'organisation. Si les ressources sont abondantes et l’environnement riche, les entreprises n’ont pas besoin de rivaliser pour obtenir des ressources. En cas de pénurie de ressources, l'incertitude est grande car les organisations doivent se faire concurrence pour les ressources rares.
(c) Choix de stratégies:
Les décisions stratégiques prises par la direction influent également sur les décisions de conception organisationnelle. Pour faire face à la concurrence, les entreprises formulent différentes stratégies afin de créer et de maintenir un avantage concurrentiel. Les différentes stratégies suivies à des moments différents ont une incidence sur la conception organisationnelle.
d) Faible coût:
Une organisation peut adopter une stratégie à faible coût pour obtenir un avantage concurrentiel. Une telle stratégie vise à vendre des produits standardisés à un coût inférieur, ce qui peut attirer de nombreux clients.
L'organisation réalise également un certain nombre d'économies d'échelle dans ses opérations. La conception de l'organisation est fonctionnelle, la responsabilité et la responsabilité étant attribuées à divers départements à différents niveaux.
e) Différenciation:
Afin de produire un produit distinctif à partir de ses concurrents, une organisation peut produire un produit unique et totalement différent. À cette fin, un type de conception de produit différent est adopté par la société.
Les clients sont prêts à payer un prix plus élevé pour un tel produit distinct des autres. Une stratégie de différenciation n'est suggérée qu'après une analyse minutieuse des besoins et des préférences de l'acheteur.
L’objectif principal d’une telle stratégie est de créer des clients permanents pour le produit en suscitant l’intérêt et en les fidélisant. Différentes caractéristiques pour distinguer son produit peuvent inclure un service supérieur, la disponibilité de pièces de rechange, une conception technique, une durée de vie prolongée et la performance du produit, etc.
La poursuite de la stratégie de différenciation comporte divers risques, à savoir que le produit distinctif ou unique peut ne pas être apprécié par les clients qui justifient son prix plus élevé. Un autre risque associé à cette stratégie est que les concurrents peuvent rapidement développer les moyens de copier les caractéristiques distinctives.
Les organisations devraient développer de telles caractéristiques distinctives dans le produit que les entreprises concurrentes ne peuvent pas rapidement imiter. Quelques organisations ont suivi une stratégie de différenciation en adoptant diverses politiques, à savoir une offre d’assurance des risques pour les envois, un remboursement en cas de non-respect des délais de livraison, un enlèvement et une livraison porte à porte, un service après vente, un transport sûr, etc.
(f) ciblé:
Une stratégie ciblée est conçue pour aider une organisation à cibler un créneau spécifique avec un secteur. Ces stratégies sont très efficaces lorsque les consommateurs ont des préférences ou des besoins particuliers et lorsque des entreprises rivales ne cherchent pas à se spécialiser dans le même créneau.
Le risque imminent d’une telle stratégie réside dans le fait que divers concurrents ont reconnu la stratégie ciblée et l’ont copiée et que le créneau du marché pourrait évoluer progressivement vers un marché plus vaste.
2. Facteurs technologiques:
Les facteurs technologiques actuels ont un impact significatif sur la conception de l'organisation. Il existe trois types de conception de technologies, à savoir la production par lots, la production en série et la production continue. Chacun de ces facteurs affecte les décisions de conception car il existe différents types de problèmes de contrôle et de coordination.
Ces types sont expliqués ci-dessous:
a) Production par lots:
De telles méthodes nécessitent que le travail de toute tâche soit divisé en plusieurs parties ou opérations et que chaque opération soit terminée tout au long du lot avant que l'opération suivante ne soit entreprise. Les marchandises sont fabriquées selon les spécifications du client.
Les préoccupations qui découlent de ce système doivent donner aux personnes la liberté de prendre leurs propres décisions afin d’être en mesure d’agir rapidement à la demande des clients et de produire exactement le même produit que celui requis par les spécifications fournies par les clients. Une telle organisation a une structure relativement plate (trois niveaux dans la hiérarchie) et la prise de décision est décentralisée en petites équipes.
Dans ce système de production, une planification et une coordination minutieuses sont nécessaires pour les machines, sinon les travailleurs risquent de rester inactifs en attendant que le lot complet termine son opération précédente. Si les lots sont petits, le coût unitaire restera relativement élevé.
Ce type de processus de production nécessite un ajustement mutuel et une communication face à face avec les collègues et également avec les clients. La structure la mieux adaptée à la technologie des petits lots est une structure organique dans laquelle les travailleurs et les gestionnaires travaillent en coordination pour répondre aux exigences changeantes du travail.
b) Production de masse:
Dans ce système, les produits sont fabriqués en grande quantité. La principale caractéristique de ce type de production réside dans le processus de conversion et la séquence des opérations sont standardisés, c’est-à-dire que les produits industriels sont fabriqués à grande échelle. Des machines automatiques spéciales sont utilisées pour effectuer des opérations normalisées.
Le processus de prise de décision devient centralisé et la hiérarchie devient plus grande (quatre niveaux). Une communication verticale est entreprise pour contrôler le processus de travail. La structure organisationnelle devient plus grande et plus large. Une conception mécaniste devient nécessaire pour contrôler les activités de travail dans la production de masse.
c) Production continue:
Ceci est également connu sous le nom de production de flux. Il a été défini comme une méthode d'organisation telle que la tâche est travaillée en continu ou, alternativement, comme un système dans lequel le traitement du matériel est continu et progressif. Un équipement de manutention de matériel à trajet fixe est utilisé en raison de la séquence d'opérations prédéterminée.
La planification étant avancée, le processus de travail est prévisible et contrôlable sur le plan technique, mais il existe toutes les possibilités de défaillance majeure du système. Il est nécessaire de surveiller en permanence les opérations, raison pour laquelle elles sont associées à la hiérarchie la plus élevée (six niveaux).
Les gestionnaires à tous les niveaux surveillent en permanence les actions de leurs subordonnés. Lorsque les employés travaillent ensemble en équipe, la compréhension mutuelle et la coopération deviennent le principal moyen de coordination. Une conception organique convient mieux à la gestion de la technologie des processus continus ou en flux.
3. Facteurs de contingence internes:
De nombreux facteurs internes ont une incidence sur la conception de l'organisation.
Ceux-ci sont expliqués comme suit:
a) Objectifs:
Les objectifs organisationnels jouent un rôle très important dans la détermination de la conception organisationnelle. À long terme, une organisation doit rendre des comptes à tous les secteurs de la société et devrait fournir des rendements adéquats aux investisseurs, aux fournisseurs, aux clients, aux employés et aux propriétaires. La plupart des organisations fonctionnent en gardant à l'esprit la flexibilité et l'adaptabilité de leurs opérations.
Certains mettent l'accent sur la supériorité technique. L'accent mis sur les objectifs de flexibilité, d'adaptabilité et de supériorité technique est très important lorsque la direction sélectionne et finalise sa conception structurelle.
b) Taille de l'organisation:
La structure organisationnelle est fortement influencée par la taille de l'organisation. Une organisation de petite taille encourage la structure informelle. Avec l'expansion de la taille, une organisation devient plus formelle en respectant diverses règles, politiques, manuels et procédures, etc. L'organisation devient bureaucratique. Il responsabilise ses employés en leur attribuant de plus en plus de rôles spécialisés.
c) Caractéristiques de l’employé:
Les préférences et les préférences des employés en matière de structure organisationnelle ont également une influence sur la conception organisationnelle. Ce comportement peut être dû à l'âge, à l'éducation, à l'expérience et à l'intelligence des employés. Les personnes âgées sont satisfaites et protégées par une structure bureaucratique, mais les jeunes employés souhaitent participer à la prise de décision.
Beaucoup de jeunes employés défient les règles et règlements rigides des organisations officielles. Ils croient en des groupes informels pour faire le travail. L'intelligence joue également un rôle important dans la participation des employés. Les employés plus intelligents sont réticents à accepter la configuration bureaucratique.
L’expérience des employés influence également la conception organisationnelle. Un employé nouvellement nommé sollicite les conseils et l’encadrement de ses supérieurs, et dès qu’il apprend le travail. Un moindre contrôle suffit.
